文檔一體化管理系統(tǒng)-連接文件與檔案的全流程智能化管理-會博通軟件科技

連接文件與檔案的全流程智能化管理

會博通文檔一體化管理系統(tǒng)

貫穿文檔從起草、審批、發(fā)布、歸檔到再利用的全生命周期管理；歷經(jīng)多年仍然是會博通系列產(chǎn)品的亮點之一。

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應(yīng)用概述

三十年前，會博通的前身，就是一個文檔一體化管理系統(tǒng)，可能還是我國第一個商品化的文檔一體化軟件產(chǎn)品。

通過三十余年的不斷改進與提升，會博通已由一個文檔一體化軟件變身為綜合知識管理平臺，其最為基礎(chǔ)的、專業(yè)化與通用性極強的文檔一體化管理功能，仍然是其亮點之一。

文件管理系統(tǒng)_文檔管理系統(tǒng)_證照管理系統(tǒng)-會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

文件與檔案的分類

對文件進行分類，從不同的角度上觀察可以采用不同的標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生不同的分類結(jié)果。文書處理的客觀需要，
也不可能僅僅滿足于一種分類方法。分類方法的選擇，應(yīng)當(dāng)以分類的結(jié)果對實際工作是否具有指導(dǎo)意義來確定。

一般來說，文件分類的依據(jù)主要由文件的使用范圍、來源、行文關(guān)系、內(nèi)容與性質(zhì)、密級、實現(xiàn)要求等，如，按行文關(guān)系，可將文件分為上行文、平行文和下行文三種。按密級，又可分為保密文件和非保密文件。采用何種分類方法，應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況而定，亦可同時按幾種方法對文件進行分類。

為了維持管理方法的穩(wěn)定與一致性，文件分類方法一經(jīng)確定，就應(yīng)保持基本穩(wěn)定。

文件流轉(zhuǎn)

雖然數(shù)字化的流轉(zhuǎn)方式已成為主流，但會博通仍然可以采用兩種方式進行文件流轉(zhuǎn)。

一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的人工流轉(zhuǎn)方式，需要利用會博通保存電子文檔，打印相關(guān)人工流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)表格，流轉(zhuǎn)完成后，再將相關(guān)表格和最后定稿的文件掃描錄入系統(tǒng)。另一種則是現(xiàn)代化的無紙化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)方式，由文件起草人提交文稿，再經(jīng)過校對、會簽、簽發(fā)、核稿、編號、套紅等程序最終形成正式文件，還可將封發(fā)、歸檔等程序加入流程中，讓文件的蓋印或加蓋電子印章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。

有時，還需要混合采用兩種方式進行文件流轉(zhuǎn)，比如說，首先采用無紙化的方式進行文件流轉(zhuǎn)，以提高文件審批流程的效率，在文件正式定稿后，再以紙質(zhì)的方式交關(guān)鍵參與人員簽字確認，以滿足管理與法律的需要。

會博通還提供了靈活方便的流程表單功能，表單的設(shè)計和處理符合中國機構(gòu)的制度與習(xí)慣。

會博通也引入了手寫批注、手寫簽名等技術(shù)，以方便習(xí)慣于手寫操作的用戶批改文件，數(shù)字證書、電子印章等技術(shù)亦可用于文件的管理。

在系統(tǒng)中，流轉(zhuǎn)和處理信息將自動保存，任何人不能修改或刪除，并且，這些信息就像黑匣子一樣依附于對應(yīng)文件，歸檔時與文件同時歸檔保存。

文件歸檔

會博通提供了一個非常專業(yè)化且功能全面的歸檔編輯界面，所有的歸檔操作，幾乎可在同一界面內(nèi)完成，給用戶提供了便利。

? 在文件管理階段，會博通提供了多種自動化的方式，將處理完畢的文件自動收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類目中，以形成檔案。

? 對于沒有自動轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進行歸檔操作。

? 文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸檔，亦可由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門或人員直接進行歸檔操作，歸檔完成后，經(jīng)檔案管理員驗收，再入庫保管。

檔案管理

會博通所提供的檔案管理功能包括授權(quán)、借閱與歸還、統(tǒng)計、注冊與取消注冊、檔案注銷、表格打印以及復(fù)制、剪切和刪除等，
可滿足日常管理的各種需要。對于借閱與歸還，可實現(xiàn)全流程化，且還提供了到期提醒功能，可通過內(nèi)部郵件或短信提醒管理者
和借閱者按時歸還外借的文檔與資料。