一、檔案管理背景

  當(dāng)下眾多企事業(yè)單位愈發(fā)重視本單位的數(shù)字化建設(shè)，使其面對復(fù)雜競爭環(huán)境下，保持高質(zhì)量發(fā)展和持續(xù)競爭力，而檔案作為企業(yè)單位重要的信息資源，怎樣整合及利用種類繁多的檔案？怎樣科學(xué)規(guī)范地管理？將是企事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中必須解決的難題；同時(shí)，隨著近年來《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》、《會計(jì)檔案管理辦法》、《電子會計(jì)檔案管理規(guī)范》、《中華人民共和國檔案法》、等政策的相繼發(fā)布，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為各企事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的重要方向和目標(biāo)。

二、檔案管理痛點(diǎn)

  隨著時(shí)代的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步。數(shù)字檔案管理已成為檔案管理的一種重要方式，傳統(tǒng)檔案管理模式已很難適應(yīng)當(dāng)下眾多政府、機(jī)構(gòu)、企業(yè)數(shù)字化的發(fā)展需求；并且無法做到為釋放檔案資源價(jià)值，升級數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，亟需解決以下痛點(diǎn)：

  1、紙質(zhì)檔案易丟失，需占物理空間、打印量大、存儲成本高；

  2、檔案數(shù)據(jù)缺乏定級與脫敏等安全管控，敏感檔案數(shù)據(jù)外泄的風(fēng)險(xiǎn)大 。

  3、各行各業(yè)涉及的檔案門類多，當(dāng)下現(xiàn)狀管理分散，部門間難以建立高效的共享協(xié)作方式；

  4、紙質(zhì)檔案安全性較差，容易損壞、丟失、泄密，不便于長期保存；

  5、傳統(tǒng)管理模式會讓上級單位對下級單位的監(jiān)管乏力；

  6、檔案共享性較差、利用性差，影響協(xié)同工作效率，容易造成信息孤島；

  7、檔案的集中歸檔、鑒定、銷毀、檢索、借閱等效率低，不符合當(dāng)下快速發(fā)展的信息化管理訴求；

  8、檔案調(diào)閱、日常管理記錄不完整或者不規(guī)范，難追溯；

三、會博通檔案管理軟件系統(tǒng)方案簡介

針對上述各種檔案管理痛點(diǎn)，會博通推出基于眾多行業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)需求提供了專業(yè)化的檔案管理解決方案，

  1）用于收集分散于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與案卷相關(guān)的電子文件內(nèi)容和元數(shù)據(jù)，

  2）通過權(quán)限控制等手段“宣布”對應(yīng)歸檔電子文件內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的“占有”，避免其在正式歸檔前被修改、刪除、損壞、遺失、泄密、防篡改等，保證應(yīng)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性；提高電子檔案管理的利用性和安全性。

  3）支持錄入用戶本地電腦的電子文件 ，并可對案卷、卷內(nèi)文件和件內(nèi)文件進(jìn)行整理編排以及相關(guān)元數(shù)據(jù)整理補(bǔ)充的工作，

  4）實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、整理歸檔、移交入庫、檔案數(shù)據(jù)管理、檔案檢索、專題編研、查檔登記、鑒定與銷毀管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。

  5）符合國家相關(guān)法律法規(guī)要求。幫助客戶搭建數(shù)字化檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合、發(fā)揮檔案資源價(jià)值，助力企業(yè)數(shù)字化升級。

  6） 純紙質(zhì)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)型

  7）建立電子檔案數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)倉庫

  8）提高電子檔案管理的利用性和安全性

四、會博通檔案管理軟件系統(tǒng)功能介紹

1、系統(tǒng)磁鐵式桌面

  檔案首頁采用的式靈活的磁鐵式桌面，根據(jù)用戶的工作需求可以選擇性展示了用戶最常用的功能與最需要了解的信息，方便用戶了解系統(tǒng)整體情況，更快捷的利用與管理檔案，為企業(yè)內(nèi)部員工提供一站式檔案信息服務(wù)平臺

2、檔案接收

  ● 根據(jù)每個(gè)全宗、每種檔案類型（文書類、圖片類、技術(shù)類、證件類、科技類、財(cái)務(wù)類）管理的具體情況，系統(tǒng)可以支持自定義元數(shù)據(jù)管理模式。

  ● 直接與上游業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，可以及時(shí)采集上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)及附件，全程跟蹤。

3、檔案整理

  系統(tǒng)在檔案采集分為在線編目/著錄、批量導(dǎo)入、API數(shù)據(jù)接口三種歸檔方式，用戶就能將所有的檔案歸檔數(shù)據(jù)都會進(jìn)入檔案整理庫中，統(tǒng)一進(jìn)行整編、分類管理。

4、檔案利用

  對于歸檔庫的檔案，用戶可以對其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行借閱利用申請，申請通過之后用戶可以在我的借閱中閱讀或下載檔案文件；檔案管理員可以對已借閱的檔案的利用過程進(jìn)行管理。

5、檔案移交

  ● 列明應(yīng)當(dāng)移交的案卷明細(xì)、移交人、移交日期、審批人、監(jiān)交人、移交原因等內(nèi)容。

  ● 內(nèi)部檔案部門接收檔案，審閱相關(guān)信息，一鍵接收。

6、檔案歸檔

  對于歸檔庫中的檔案，管理員可以完成日常的管理工作，包括案卷歸檔操作（歸檔/取消歸檔）、拆卷(駁回重新立卷)、打印封面目錄、記錄歸檔操作（確認(rèn)歸檔成功、取消歸檔成功、打印封面、拆卷等）。

7、檔案檢索

  ● 在系統(tǒng)海量的檔案庫中尋找自己所需的某個(gè)檔案文件，用戶可采用多種方式對本單位及系統(tǒng)內(nèi)其他單位的檔案條目進(jìn)行檢索，并在其權(quán)限范圍內(nèi)對檔案進(jìn)行利用，超出權(quán)限范圍的利用需求可通過提交賦權(quán)申請經(jīng)審批通過再加以利用。

  ● 檔案系統(tǒng)中全文檢索是類似于360搜索、百度搜索的檢索方式，用戶只需在搜索框或搜索平臺中輸入關(guān)鍵字或詞，系統(tǒng)在所選的范圍（全宗、檔案門類等）內(nèi)進(jìn)行對條目指定字段值的關(guān)鍵詞的匹配，輸入的關(guān)鍵字可以為檔案類型、全宗號、目錄號、保存年限、歸檔日期、標(biāo)題中包含的某些關(guān)鍵字等等，系統(tǒng)會查詢出符合的檔案數(shù)據(jù)。

  ● 系統(tǒng)中還提供了更為精準(zhǔn)快速的遞進(jìn)檢索功能，主要是基于對多項(xiàng)類似檔案檢索結(jié)果的再次過濾。

8、檔案管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

  依據(jù)用戶需求，可以自定義多項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，檔案類型分布統(tǒng)計(jì)、檔案年度分布統(tǒng)計(jì)、檔案保管期限統(tǒng)計(jì)、檔案密集分布統(tǒng)計(jì)等。

五、會博通檔案管理軟件系統(tǒng)方案特點(diǎn)

1、電子檔案全生命周期管理

  基于檔案保管生命周期分級存儲管理，實(shí)現(xiàn)檔案接收、檔案管理、檔案利用全過程管理，釋放檔案價(jià)值，提升業(yè)務(wù)效率。

2、多格式在線預(yù)覽

  用戶無需關(guān)注文檔存儲、轉(zhuǎn)碼、在線瀏覽等技術(shù)細(xì)節(jié)的情況下，快速搭建安全可靠、高可定制的文檔處理平臺，助力企業(yè)OA\ERP\財(cái)務(wù)\HR等應(yīng)用系統(tǒng)的功能升級。

3、空間節(jié)約可視化

  對檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量、類型、空間使用情況、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測等進(jìn)行可視化展示。

4、 檔案數(shù)據(jù)存儲防篡改

  支持特性的各類存儲介質(zhì)接入，如磁帶機(jī)(庫)，光盤庫等存儲設(shè)備。支持對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行離線備份/歸檔固化保存，確保檔案數(shù)據(jù)安全，防篡改。提高系統(tǒng)的高可用性和災(zāi)難可恢復(fù)性。

5、“四性檢測”方案

  對電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測，保證電子檔案的四性在電子檔案生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用。

6、內(nèi)容精準(zhǔn)識別

  提供綜合性的圖像理解、識別等服務(wù)，可與用戶業(yè)務(wù)應(yīng)用無縫集成，快速搭建安全可靠、高可用的圖像分類和文字識別平臺。

7、自帶歸檔備份機(jī)制，保護(hù)數(shù)據(jù)存儲安全

  基于歸檔備份策略，可自動化的對文件數(shù)據(jù)進(jìn)行安全歸檔備份，無需第三方備份軟件即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔備份

8、檔案數(shù)據(jù)分類分級安全管控，數(shù)據(jù)預(yù)覽脫敏處理

  自動對內(nèi)容進(jìn)行識別和合規(guī)檢查，并根據(jù)安全策略自動對數(shù)據(jù)進(jìn)行安全定級，并依據(jù)安全級別進(jìn)行安全管控；根據(jù)文件級別，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)安全合規(guī)脫敏處理，檔案內(nèi)容查看“千人千面”。

9、內(nèi)容快速檢索

  保持了系統(tǒng)本身的兼容與開放，能夠?yàn)橛脩籼峁┓€(wěn)定、彈性可擴(kuò)展的搜索服務(wù)，幫助用戶聚焦檔案管理業(yè)務(wù)本身。

10、提供檔案利用數(shù)據(jù)5個(gè)維度全方位的安全保障

  ①集成電子歸檔章：有效防止電子文件偽造、篡改。

  ②防擴(kuò)散水印功能：保障文件、檔案安全流通

  ③檔案監(jiān)控更全面：實(shí)體檔案與電子檔案雙管齊下

  ④細(xì)?；瘷?quán)限管理：檔案安全保障精準(zhǔn)高效

  ⑤ IP訪問控制：從硬件上保障檔案管理安全

  會博通致力于為企事業(yè)單位提供專業(yè)的文件、文檔、檔案、知識管理軟件系統(tǒng)產(chǎn)品，此次檔案管理軟件解決方案的發(fā)布，為企事業(yè)單位提升數(shù)字檔案管理的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性提供了優(yōu)質(zhì)保障；同時(shí)推動企事業(yè)單位的檔案收、存、管、用，為企事業(yè)單位檔案管理全面數(shù)字化進(jìn)程提供一份助力！

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