近日,廣東省水利水電科學(xué)研究院(以下簡稱"水科院")在廳直屬機(jī)關(guān)檔案檢查中斬獲優(yōu)秀評級,其創(chuàng)新實踐的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑引發(fā)行業(yè)高度關(guān)注。
作為華南地區(qū)水利水電科研領(lǐng)域的"智慧大腦",水科院承載著水利水電科學(xué)研究、工程咨詢、智慧水利等重大任務(wù)。面對海量圖紙、實驗數(shù)據(jù)、工程項目檔案等多元異構(gòu)檔案資源,檔案管理智能化升級迫在眉睫。為此,水科院攜手會博通推進(jìn)信創(chuàng)背景下的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型,為水利水電科研高質(zhì)量發(fā)展提供堅實的科技支撐。
全鏈路解決方案:從數(shù)字化規(guī)劃到體系化建設(shè)
針對水科院的檔案管理現(xiàn)狀及需求,會博通團(tuán)隊率先開展了全面調(diào)研及檔案數(shù)字化規(guī)劃,確定了“電子檔案+智能庫房”的建設(shè)重點。在系統(tǒng)建設(shè)階段,依托會博通自主研發(fā)的文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng),構(gòu)建起涵蓋收、存、管、用全生命周期的一站式電子檔案管理平臺,實現(xiàn)綜合檔案從采集、錄入、整理、歸檔、利用、編研到注銷等的全流程數(shù)字化管控。
特別構(gòu)建的智能庫房,配備了溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)和智能盤點設(shè)備,確保檔案存儲條件處于最佳狀態(tài)。
并可通過RFID電子標(biāo)簽無接觸式掃描盤點,將傳統(tǒng)2小時的盤點工作縮短至僅15分鐘,自動生成盤點報告并可流程化審批,大幅提升工作效率。
信創(chuàng)筑基:打造自主可控的檔案管理體系
在系統(tǒng)建設(shè)中,會博通依托核心技術(shù)自主研發(fā)、安全可控的信創(chuàng)版電子檔案管理系統(tǒng),可全面適配從服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)到中間件等全國產(chǎn)化軟硬件生態(tài),并基于系統(tǒng)加密傳輸、加密存儲、細(xì)粒度權(quán)限體系等多維安全機(jī)制,助水科院建立從數(shù)據(jù)存儲、傳輸?shù)綉?yīng)用全鏈路安全防護(hù)的檔案管理體系,滿足國家信創(chuàng)替代要求。
數(shù)字化時代,數(shù)據(jù)就是核心資產(chǎn)。信創(chuàng)檔案管理體系的建設(shè),不僅是水科院響應(yīng)國家信創(chuàng)戰(zhàn)略的必然選擇,更是保證其科研任務(wù)高效推進(jìn)、保障機(jī)密數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵支撐。通過自主可控的檔案系統(tǒng)和全鏈路安全防護(hù)體系,水科院不僅能確保檔案數(shù)據(jù)在存儲、傳輸和應(yīng)用中的完整性與保密性,同時可滿足信創(chuàng)環(huán)境下對業(yè)務(wù)連續(xù)性的嚴(yán)格要求,為科研工作的開展乃至信創(chuàng)背景下的創(chuàng)新發(fā)展夯實了數(shù)字化基座。
目前,會博通已與統(tǒng)信、達(dá)夢、麒麟、友虹等國產(chǎn)化產(chǎn)品完成兼容互認(rèn),可全面支持黨政、金融、醫(yī)療等關(guān)鍵領(lǐng)域的信創(chuàng)替代與改造。
業(yè)務(wù)賦能:提升科研管理協(xié)同效能
系統(tǒng)實現(xiàn)了與水科院內(nèi)部OA系統(tǒng)的無縫對接,賦能兩大核心應(yīng)用場景:一是文件接收,支持跨系統(tǒng)、流程化移交歸檔。例如,可打通科研審批與檔案歸檔環(huán)節(jié),項目報告審核后可直接通過流程歸檔至檔案系統(tǒng),簡化流程,提升歸檔效率;二是文件檢索,通過OA的檢索入口即可快速檢索。例如,有權(quán)限人員可在OA上檢索近十年某份水利工程檔案,秒級檢索精準(zhǔn)定位,為辦公協(xié)作提供有力支撐。
這種深度集成顯著利于管理效益的提升:一方面,檔案利用的響應(yīng)時間大幅縮短,同時有效降低了紙張耗材成本;另一方面,通過資源整合可構(gòu)建科研數(shù)據(jù)資產(chǎn)地圖,為重大項目提供堅實的數(shù)據(jù)支撐,助力科研決策的科學(xué)化與精準(zhǔn)化。
最后的話
水科院的檔案數(shù)字化項目,深度融合了信創(chuàng)建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求,為水利行業(yè)及科研機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型樹立了標(biāo)桿范本,同時體現(xiàn)了會博通在助力政企機(jī)構(gòu)實現(xiàn)信創(chuàng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的技術(shù)實力與專業(yè)價值。
會博通深耕檔案管理行業(yè)超30年,服務(wù)客戶覆蓋黨政機(jī)關(guān)、國企事業(yè)單位、科研院所等。未來,會博通將持續(xù)以創(chuàng)新技術(shù)賦能組織,推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,為數(shù)字經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。