【案例】“公路工程檔案管理”痛點(diǎn)和方案整理，以省公路建設(shè)為例
2023/1/31 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 478
公路、橋梁等公路工程檔案管理，為啥那么重要？一方面，因?yàn)楣饭こ虣n案具有原始記錄性和備以查考性，可以作為評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的權(quán)威數(shù)據(jù)；另一方面，公路工程檔案對(duì)于工程項(xiàng)目的運(yùn)行管理具有全面的指導(dǎo)性。公路工程檔案如此重要，如何進(jìn)行管理？廣東省公路建設(shè)有限公司，應(yīng)用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)了一套全面數(shù)字化的公路工程檔案管理體系。
01客戶簡(jiǎn)介
廣東省公路建設(shè)有限公司，成立于2018年，員工人數(shù)為三百多人左右。廣東省公路建設(shè)有限公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)有組織公路、橋梁工程的規(guī)劃、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)咨詢，筑路機(jī)械的租賃。公司根據(jù)行業(yè)經(jīng)營(yíng)和風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)，以防范風(fēng)險(xiǎn)和依法合規(guī)為目標(biāo)。建立了管控到位，責(zé)任落實(shí)明確、運(yùn)行相互制衡的內(nèi)控管理體系。公司嚴(yán)把產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量關(guān)、注重共贏發(fā)展，積極為用戶提供產(chǎn)品和服務(wù)。
2022年4月，廣東省公路建設(shè)有限公司佛開高速公路南段改擴(kuò)建項(xiàng)目管理處入選2022年廣東省工人先鋒號(hào)名單。2022年4月，廣東省公路建設(shè)有限公司深中通道管理中心團(tuán)支部被授予“廣東省五四紅旗團(tuán)支部”稱號(hào)。
02客戶痛點(diǎn)
1）檔案專業(yè)性需進(jìn)一步升級(jí)：公路工程檔案管理，需要對(duì)工程建設(shè)過程中相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔等，任務(wù)復(fù)雜而繁瑣。加上檔案工作與經(jīng)濟(jì)效益不產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)，檔案收集不全、整理不及時(shí)、借閱不規(guī)范、檔案丟失等問題，時(shí)有發(fā)生。
2）檔案分散，收集過程復(fù)雜：公路工程項(xiàng)目涉及公司與人員比較多，檔案資料分散在不同的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)中，收集和整理需要經(jīng)過不同人員，比較難以做到全面收集，統(tǒng)一管控。
3）人員架構(gòu)復(fù)雜，監(jiān)督管理難：公路工程的施工是又多個(gè)部門共同實(shí)施的，在這種情況下很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有部門進(jìn)行監(jiān)督和管理，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有部門的監(jiān)督，就會(huì)導(dǎo)致檔案收集的不全面，這對(duì)于檔案管理來說，是非常不利的。
4）復(fù)合型檔案員缺乏：找到專業(yè)的檔案管理員不難，找到專業(yè)的公路工程檔案管理人員也不算難，但是要同時(shí)找到既懂檔案管理又懂公路工程的管理人員，以便推動(dòng)檔案跟業(yè)務(wù)的深度結(jié)合比較困難。
03會(huì)博通公路工程檔案管理系統(tǒng)：統(tǒng)一平臺(tái)智能管控
1）符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：會(huì)博通公路工程檔案管理系統(tǒng)，全面符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)上管理檔案，必須在規(guī)范下進(jìn)行檔案收集、整理、分類、歸檔才能執(zhí)行，比如全宗號(hào)、檔號(hào)的設(shè)置等。
2）與新軟OA系統(tǒng)互聯(lián)互通：廣東省公路建設(shè)有限公司在上線會(huì)博通公路工程檔案管理系統(tǒng)之前，有在使用新軟OA協(xié)同辦公系統(tǒng)。為更好收集公司內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的文件、檔案、知識(shí)材料，會(huì)博通打通了與新軟OA的連接，材料和用戶信息可方便地在兩個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中互通。
3）統(tǒng)一平臺(tái)，痕跡實(shí)時(shí)監(jiān)控：會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)可將所有部門、所有人員產(chǎn)出的檔案資料匯總在平臺(tái)上，并進(jìn)行統(tǒng)一管控和使用。通過會(huì)博通系統(tǒng)，公路工程項(xiàng)目管理員可在平臺(tái)上，便利查看各維度資料，了解項(xiàng)目進(jìn)度。用戶的操作痕跡，都會(huì)實(shí)時(shí)記錄在系統(tǒng)內(nèi)。
4）專業(yè)化的檔案管理工具：會(huì)博通公路工程檔案管理系統(tǒng)為廣東省公路建設(shè)有限公司提供了專業(yè)化的檔案管理工具，比如檔案檢索、權(quán)限管理、檔案借閱與歸還、檔案提醒、檔案移交、檔案分類、檔案屬性編輯等均有規(guī)范性設(shè)置，非檔案專業(yè)人員也能進(jìn)行專業(yè)化管理。
公路工程檔案可以作為評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的權(quán)威數(shù)據(jù)，也對(duì)于工程項(xiàng)目的運(yùn)行管理具有全面的指導(dǎo)性。廣東省公路建設(shè)有限公司啟用會(huì)博通公路工程檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于公司的數(shù)字化體系建設(shè)、公司的穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
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