資深產(chǎn)品經(jīng)理：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)如何篩選

在這個(gè)數(shù)字時(shí)代，無(wú)紙化辦公已經(jīng)越來(lái)越普及，要使用大量紙張的傳統(tǒng)檔案管理，也逐漸被電子檔案系統(tǒng)取代。眾所周知，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段，搭建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，數(shù)字化文件管理，可以將數(shù)量龐大的資料，輕松地儲(chǔ)存在一起，無(wú)需占用大量的辦公空間。功能足夠強(qiáng)大的檔案平臺(tái)，還會(huì)配備智能檢索等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)精準(zhǔn)的查找和定位。企業(yè)部署一款好的檔案管理系統(tǒng)，可以讓企業(yè)的運(yùn)作變得更快捷和高效。然而，電子檔案管理系統(tǒng)類(lèi)產(chǎn)品琳瑯滿(mǎn)目，質(zhì)量參差不齊，如何進(jìn)行篩選，才能夠找到一款合適企業(yè)需求的檔案管理系統(tǒng)呢？

會(huì)博通從1988年開(kāi)發(fā)出我國(guó)第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來(lái)，就是我國(guó)最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會(huì)博通一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，打造組織知識(shí)生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國(guó)家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會(huì)博通已經(jīng)在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。會(huì)博通在研發(fā)綜合檔案管理系統(tǒng)前，做了大量的調(diào)研和需求分析，在如何篩選檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品也有很多經(jīng)驗(yàn)。下面小編就會(huì)博通資深產(chǎn)品經(jīng)理內(nèi)部培訓(xùn)分享的《企業(yè)如何選擇合適的檔案管理數(shù)字化產(chǎn)品》課題，提煉出一些重點(diǎn)建議分享給大家。

一、清楚企業(yè)自身需求：

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：在開(kāi)始挑選數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之前，企業(yè)自己應(yīng)該先搞清楚企業(yè)資深需求。企業(yè)規(guī)模和組織架構(gòu)不同，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的功能訴求就有所區(qū)別。舉個(gè)例子，若企業(yè)人員流動(dòng)性不大，檔案管理系統(tǒng)的主要用途是儲(chǔ)存員工的資料，那么最大的訴求資料存放；如果企業(yè)的規(guī)模較大，人員流動(dòng)頻繁，經(jīng)常需要調(diào)動(dòng)檔案資料，那么我們企業(yè)除了存儲(chǔ)功能，還需要注重檔案系統(tǒng)是否具備權(quán)限管理、審批管理以及智能檢索和查找功能等。

二、挑選最合適的功能

不同的企業(yè)對(duì)檔案管理系統(tǒng)會(huì)有不同的訴求，當(dāng)然在挑選系統(tǒng)的時(shí)候，就應(yīng)該衡量系統(tǒng)的功能跟我們自身的需求是否契合，這里需要強(qiáng)調(diào)的是，選擇檔案管理系統(tǒng)時(shí)，不是一味追求強(qiáng)大的功能，再?gòu)?qiáng)大、多樣的功能，倘若用不上，那也只是在浪費(fèi)企業(yè)購(gòu)置成本，并非理智之舉。當(dāng)然，不管哪款檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品，我們都應(yīng)該考慮到以下的基本的因素：

1、安全性

顯然，員工電子檔案系統(tǒng)所儲(chǔ)存的資料，既是員工的私密信息，同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資料。挑選一款技術(shù)水平達(dá)標(biāo)、擁有安全證書(shū)的檔案系統(tǒng)，是對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)安全的最大保障。

2、易學(xué)性

在企業(yè)內(nèi)部，不管推行哪款新的系統(tǒng)，都必然需要投入一定的時(shí)間和精力讓員工去適應(yīng)，一款容易上手的系統(tǒng)，可以降低員工的學(xué)習(xí)成本，不單可以讓檔案系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部更快地發(fā)揮功效，還能提高員工的滿(mǎn)意度。

3、延展性

企業(yè)是不斷發(fā)展和變化的，員工檔案系統(tǒng)也需要不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，挑選一款延展性強(qiáng)的系統(tǒng)，可以及時(shí)添加開(kāi)設(shè)新功能，滿(mǎn)足企業(yè)當(dāng)下發(fā)展的需求。

 
三、親自體驗(yàn)試用所挑選的系統(tǒng)

目前，大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)軟件都會(huì)提供一定試用期，在挑選的時(shí)候，應(yīng)該抓住住試用的機(jī)會(huì)，親自體驗(yàn)系統(tǒng)的功能和操作效果。與其光看商家的介紹，不如親自體驗(yàn)更能辨別檔案系統(tǒng)的好壞，最后再綜合對(duì)比，挑選出一款適合自己企業(yè)的檔案檔案管理系統(tǒng)。

最后，小編希望通過(guò)會(huì)博通資深產(chǎn)品經(jīng)理內(nèi)部培訓(xùn)分享的《企業(yè)如何選擇合適的檔案管理數(shù)字化產(chǎn)品》課題，幫助您的企業(yè)挑選到一款合適的檔案管理系統(tǒng)。

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