如何有序化管理企業(yè)合同、證照、檔案、方案等海量文檔？

隨著時(shí)代的高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，運(yùn)營管理企業(yè)面臨越來越大的信息壓力，比如海量的合同、證照、檔案、方案等文檔，企業(yè)應(yīng)該如何對這些文件檔案進(jìn)行有序化管理，和高效的利用？

眾所周知，現(xiàn)代化企業(yè)文檔的科學(xué)管理，不僅取決于對文檔本身基本理論問題的研究，更依賴于對文檔工作的整體把握，借助于可高效，有序化管理文檔的系統(tǒng)平臺(tái)，才能使得這些海浪的重要文檔得到有序化管理和高效利用。

紹林科技作為我國早期高科技軟件企業(yè)，1988年已開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會(huì)博通，亦是我國最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。在過去30年，他們一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，不斷升級，為打造組織知識(shí)生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。會(huì)博通在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。曾為南方電網(wǎng)、中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團(tuán)、珠江鋼琴等黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位部署綜合檔案管理系統(tǒng)，提供檔案管理信息化建設(shè)方案，促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新、提高效率。

據(jù)會(huì)博通綜合文檔管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理介紹，目前的企業(yè)文件及檔案管理措施中存在不少較為嚴(yán)重的問題：

首先，當(dāng)前很多企業(yè)的文檔管理工作中存在管理意識(shí)不強(qiáng)、分工不合理、不科學(xué)，立卷和組卷、管理人員素質(zhì)偏低等情況。其次，公司文檔保密措施不到位。一部分公司由于缺乏相關(guān)的意識(shí)，所以對公司的機(jī)密資料管理不夠疏密，對員工的限制不足，導(dǎo)致一部分機(jī)密文件經(jīng)由員工之手流出，對公司造成經(jīng)濟(jì)損害。此類問題，在企業(yè)中是普遍存在的，一旦出現(xiàn)問題，后果嚴(yán)重性可想而知，尤其是后果比較嚴(yán)重的就在人事檔案管理方面的信息泄露。

例如：一般在編人員的檔案主要在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國企單位等的人事部門。而非在編人員的檔案則分布在不同地方，有的在國家人事部門的人才交流中心，有的在所在單位主管部門，有的在社會(huì)保險(xiǎn)部門，有的在個(gè)人手中，致使這部分人群的檔案得不到嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，更?yán)重的會(huì)造成檔案流失。還有，檔案的交接轉(zhuǎn)移問題。人員流動(dòng)中，除了在編人員的檔案，其他非在編人員的檔案得不到及時(shí)有效的轉(zhuǎn)移，造成人事檔案不連續(xù)、環(huán)節(jié)脫檔，致使后來單位無法及時(shí)對人員的檔案進(jìn)行補(bǔ)充，造成棄檔、空檔。由此造成一定的企業(yè)資源管理盲區(qū)，容易造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。最后，管理不負(fù)責(zé)任。由于缺乏專業(yè)知識(shí)，在檔案資料的收集、分類、整理、歸檔上應(yīng)付了事，無法保證人事信息的準(zhǔn)確、完整，不能有效發(fā)揮檔案管理工作的職能作用。個(gè)別工作人員，缺乏職業(yè)道德，對人事檔案管理極不負(fù)責(zé)，為了一己私利泄露人事信息，給社會(huì)、單位和個(gè)人造成損失。

那么，如何有效避免這些問題？我認(rèn)為，隨著時(shí)代的發(fā)展，很多新興的綜合知識(shí)管理系統(tǒng)完全可以借用，比如，會(huì)博通綜合管理體系，這類的綜合管理體系一經(jīng)面世就已經(jīng)具備了非常完善的體系內(nèi)容，對于公司的文件檔案管理能夠有效的規(guī)劃，對于文件檔案的保密規(guī)劃也很完善，比起跌跌撞撞的不斷完善，不如選擇一個(gè)快捷的方式一步到位。現(xiàn)代化的綜合文件檔案管理體系，已經(jīng)非常完善，基本能夠解決企業(yè)管理存在的問題。

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