英德市中醫(yī)院創(chuàng)建于1958年，是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)于一體的綜合性三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院， 2019年，醫(yī)院被國(guó)家衛(wèi)健委、國(guó)家中醫(yī)藥管理局納入“全面提升縣級(jí)醫(yī)院綜合能力第二階段500家縣級(jí)中醫(yī)醫(yī)院”名單，2020年升級(jí)為綜合性三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院。

           
作為當(dāng)?shù)赜杏凭脷v史的中醫(yī)院，院領(lǐng)導(dǎo)一直以來(lái)都非常重視單位的信息化、數(shù)字化建設(shè)，當(dāng)然，也包括檔案管理的信息化建設(shè)。

秉承“讓客戶滿意”的宗旨，有30多年文件及檔案管理軟件研發(fā)經(jīng)驗(yàn)、擁有上萬(wàn)客戶群的文件檔案一體化管理老品牌會(huì)博通，在2020年為英德市中醫(yī)院建立了一套能夠推動(dòng)該院數(shù)字化建設(shè)、滿足該院檔案管理信息化需求的高效管理的檔案管理系統(tǒng)。

會(huì)博通為英德中醫(yī)院部署了涵蓋收集、整理、存儲(chǔ)、利用全生命周期管理的綜合檔案管理系統(tǒng)，有下面的內(nèi)容和功能特點(diǎn)：

                  
檔案管理流程圖

一、多渠道的收集入口

會(huì)博通為英德中醫(yī)院的檔案收集提供了手工錄入 、批量導(dǎo)入、接口接收三種錄入方式。

手工錄入：可由用戶依權(quán)限掃描、錄入檔案到個(gè)人或預(yù)歸檔文件庫(kù)。

批量導(dǎo)入：可由用戶依權(quán)限批量導(dǎo)入檔案文件到個(gè)人或預(yù)歸檔文件庫(kù)。

接口接收：可通過(guò)通用接口，按照預(yù)設(shè)的規(guī)則，收集其他系統(tǒng)移交過(guò)來(lái)的文件到個(gè)人或預(yù)歸檔文件庫(kù)。

通過(guò)以上三種模式，實(shí)現(xiàn)了檔案來(lái)源全覆蓋。

二、規(guī)范有序、標(biāo)準(zhǔn)化的整理功能

 會(huì)博通為英德中醫(yī)院提供的檔案整理功能包括歸檔鑒定、歸檔審批、自動(dòng)歸檔、歸檔編輯等歸檔整理功能。

歸檔審批：個(gè)人可按照英德中醫(yī)院自己內(nèi)部規(guī)定的流程，勾選文件放逬“收納盒”中，再發(fā)起檔案歸檔移交申請(qǐng)流程，進(jìn)行復(fù)核、審批和歸檔。

歸檔鑒定：歸檔審批移交的檔案由管理人員進(jìn)行歸檔鑒定，并選定歸檔目錄歸檔,預(yù)歸檔文件庫(kù)中的文件由檔案 管理人員通過(guò)“自動(dòng)歸檔或歸檔編輯”功能進(jìn)行歸檔。

自動(dòng)歸檔：可將個(gè)人或預(yù)歸檔文件庫(kù)中的文件按照年度、保管期限、類型等條件，自動(dòng)批量形成檔案。

歸檔編輯：歸檔編輯功能提供方便的歸檔（組卷）操作界面，可方便地將待歸檔文件，歸入相應(yīng)的案卷中。

并提供著錄項(xiàng)目的修改、卷內(nèi)文件的排序等功能。

三、有針對(duì)性的分類存儲(chǔ)

根據(jù)文件價(jià)值和重要性分為文件庫(kù)、檔案庫(kù)和資料庫(kù)等。

文件庫(kù)：用于存儲(chǔ)待歸檔文件。

檔案庫(kù)：通過(guò)歸檔編輯與自動(dòng)歸檔均可將文件庫(kù)中的文件歸入檔案庫(kù)中。

資料庫(kù)：檔案鑒定后，不需要?dú)w檔的文件即可轉(zhuǎn)移到資料庫(kù)中管理。

四、權(quán)限化的搜索平臺(tái)及多模式的借還管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案高效利用

會(huì)博通為英德中醫(yī)院提供了面向工作職能與用戶的捜索平臺(tái)，英德中醫(yī)院?jiǎn)T工可依權(quán)限在搜索平臺(tái)中捜索查閱檔案，如有需要，即可將檔案文件勾選放入“收納盒”中，提交電子檔案、實(shí)體檔案或打印復(fù)印件的借用 /借閱申請(qǐng)，借閱電子檔案可按批準(zhǔn)的時(shí)效在線査閱，借閱實(shí)體檔案可從線上申請(qǐng)，線下取用，申請(qǐng)打印可由檔案管理員設(shè)置閱讀與打印水印，限定文件使用用途，并提供統(tǒng)一的借還統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)時(shí)掌握借還情況。

經(jīng)過(guò)一年多的應(yīng)用實(shí)踐，英德中醫(yī)院在檔案管理方面實(shí)現(xiàn)了有序化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和人性化管理，大幅度提升了檔案的管理效率和利用率，為英德中醫(yī)院邁向數(shù)字化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。