交通運(yùn)輸檔案不僅能夠?yàn)榻煌ㄟ\(yùn)輸事業(yè)的開展提供有效保障,同時(shí)也為交通運(yùn)輸決策提供有效參考,具有承上啟下的作用。近年來,交通行業(yè)檔案管理工作得到廣泛關(guān)注,大部分交通運(yùn)輸企業(yè)基本上在年初,就把檔案管理工作列入年度計(jì)劃,與其它工作同部署、同組織、同考核。
然而,要做好交通行業(yè)的檔案管理工作并非易事,因?yàn)榻煌ㄐ袠I(yè)檔案管理不僅要執(zhí)行交通行業(yè)檔案管理制度,同時(shí)也要接受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督、管理。因此,為了方便交通行業(yè)的朋友們做好檔案工作計(jì)劃,我們幫大家整理了做好交通行業(yè)檔案管理工作,不得不考慮的幾個(gè)點(diǎn),及其應(yīng)對(duì)策略。
做好交通行業(yè)檔案管理工作,需要關(guān)注哪幾個(gè)點(diǎn)?
1)如何解決由紙質(zhì)檔案多而導(dǎo)致的工作量大的問題
雖說,現(xiàn)階段交通行業(yè)得到了非常迅猛的發(fā)展,但不少交通部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備仍然落后,有非常多成就的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案存放的時(shí)間比較長,檔案記錄信息較為模糊,如果在過去沒有規(guī)范地進(jìn)行電子化,則需要通過將手動(dòng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到電腦中,將會(huì)耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。
2)如何解決檔案管理不規(guī)范的問題
就目前而言,在部分交通管理工作中,依然存在管理不規(guī)范現(xiàn)象。這跟檔案部門沒有建立完善的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)有關(guān),同時(shí)也與部分檔案人員不重視檔案管理工作相關(guān),這一現(xiàn)象或?qū)⒔o企業(yè)帶來較大損失,比如,檔案丟失、檔案損壞等。
3)如何提升檔案檢索效率
如果檔案的搜索方式設(shè)計(jì)不合理,就會(huì)造成檔案檢索困難。試想,當(dāng)你需要某份檔案時(shí),利用搜索半天搜索不出來,甚至還需要到檔案庫房進(jìn)行地毯式的搜查,這對(duì)于時(shí)間和精力是極大的浪費(fèi)。
4)如何確保電子檔案管理軟件實(shí)時(shí)更新
交通行業(yè)正處于快速發(fā)展階段,在使用檔案管理軟件的過程中,經(jīng)常出現(xiàn)使用幾年后,經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)功能無法滿足企業(yè)發(fā)展需求的情況。比如,系統(tǒng)不能得到及時(shí)升級(jí),而造成檔案不能錄入、上網(wǎng)等。
紹林科技交通行業(yè)檔案管理解決方案,如何實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理?
針對(duì)交通行業(yè)檔案管理中常見的問題,紹林科技為交通運(yùn)輸行業(yè)提供了知識(shí)、文檔、辦公一體化的管理解決方案,使交通運(yùn)輸材料得以即時(shí)歸檔,檔案資料的查詢和利用更為高效和便捷,助力交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展。
1)自動(dòng)歸檔功能:檔案歸檔從事后到即時(shí)
檔案管理可以簡要概括為:收-管-還-查四個(gè)方面,收即檔案的歸檔,屬于檔案管理的前置工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,我們通常是依賴事后、手工的方式完成,比較容易遺漏。
紹林科技交通行業(yè)檔案管理軟件提供了檔案自動(dòng)歸檔功能,在紹林科技檔案管理平臺(tái)上處理的文件,可自動(dòng)歸檔實(shí)時(shí)歸檔至檔案庫中,可以很好地解決交通運(yùn)輸業(yè)資料眾多、錄入麻煩的問題。同時(shí),紹林科技檔案管理系統(tǒng)可以與第三方軟件無限銜接,不論您是使用OA,還是使用ERP、釘釘、企業(yè)微信等第三方軟件平臺(tái),都可以隨時(shí)隨地將檔案放進(jìn)紹林科技檔案庫中。
2)流程化管理功能:檔案工作既規(guī)范又安全
紹林科技交通行業(yè)檔案管理解決方案,為您提供的檔案管理系統(tǒng),除了具備專業(yè)的檔案管理功能室外,同時(shí)它也是一款非常棒的自動(dòng)化辦公管理工具。在紹林科技檔案管理系統(tǒng)上,您可以非常方便地進(jìn)行即時(shí)交流、文件傳輸、流程審批等工作。
審批全流程自主可控,可以快速配備各類工作流程,支撐交通運(yùn)輸業(yè)規(guī)范化管理。比如在對(duì)外在采購審批上,你可以自主添加采購專員-采購主管—采購經(jīng)理-采購專員等審批流程,一次性完成采購審批,無需逐一通知不同的人員,簡單又高效。比如,當(dāng)員工需要借用有限定的用途的檔案時(shí),你可以在系統(tǒng)上自動(dòng)加上限定用途水印,水印在后續(xù)流程中均有效。
3)檔案檢索功能:全文檢索只需3秒
紹林科技交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理解決方案為企業(yè)提供強(qiáng)大的檢索功能,支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式。據(jù)相關(guān)案例數(shù)據(jù),在800多萬條目和6000多萬頁的數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案全文檢索只需3秒左右。
無需擔(dān)心關(guān)鍵檔案信息泄露,檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能授權(quán)的,權(quán)限之外的用戶,無法查看檔案相關(guān)信息,同時(shí),通過紹林科技交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理解決方案,支持按類型設(shè)置登入IP段限制,設(shè)置IP限制之后,即使用戶擁有訪問權(quán)限,在不同的設(shè)備上進(jìn)行查看,依然會(huì)有限制,由此可以使檔案文件得到雙重保護(hù)。當(dāng)然,為了檔案查閱方便,您也可以不使用該功能。檔案查閱時(shí)提供的是無本地緩存,無需下載任何插件,大大地節(jié)省了設(shè)備的內(nèi)存,同時(shí)支持PC、ios、安卓等多端口接入,讓您可以不受地域、不受時(shí)間限制地進(jìn)行檔案檢索。
3)系統(tǒng)升級(jí)服務(wù):不限次數(shù)免費(fèi)升級(jí)
紹林科技交通運(yùn)輸檔案管理解決方案正處于、并將長期處于動(dòng)態(tài)優(yōu)化中,我們將持續(xù)結(jié)合場景需求,更新產(chǎn)品應(yīng)用,您只需要不間斷連續(xù)采購常年服務(wù),則可享有不限次數(shù)的免費(fèi)升級(jí)服務(wù)。我們擁有一套非常完善的售前、售后服務(wù)體系,專業(yè)團(tuán)隊(duì)可隨時(shí)到達(dá)您的所在地,現(xiàn)場為您安裝部署系統(tǒng)(也可遠(yuǎn)程實(shí)施),進(jìn)行使用培訓(xùn)、系統(tǒng)升級(jí)等服務(wù)。
目前,紹林科技交通運(yùn)輸業(yè)檔案管理解決方案已經(jīng)落地上百個(gè)行業(yè)用戶,受到包括一汽巴士、廣東交通集團(tuán)、中船重工等眾多用戶朋友們的一致好評(píng)。未來,紹林科技將持續(xù)探索、創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)在交通運(yùn)輸業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用,為更多交通運(yùn)輸企業(yè)用戶提供優(yōu)質(zhì)的使用體驗(yàn)。
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