你所在的學校，對科研文檔有進行信息化的管理嗎？效果和使用體驗如何，是否有滿足你對于科研檔案的利用需求？隨著各類社科的進步發(fā)展，學校的科研發(fā)現(xiàn)越來越細分，大家對于如何整合分散在各個層級之間的科研文檔，也越來越關(guān)注。然而數(shù)據(jù)共享、檢索效率等科研文檔管理問題，依然是阻礙我們釋放科研文檔價值的攔路虎。究竟如何挑選一款合適的學?？蒲形臋n管理系統(tǒng)，你有以下思考方向。

1.是否支持全面的學?？蒲形臋n管理？

學?？蒲蟹较虮容^多，由此產(chǎn)生的檔案資源，不論是格式，還是形態(tài)也都是紛繁復(fù)雜的。若要將學?？蒲形臋n格式進行細分，dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等，可以輸出很多，學校科研是一個綜合性的內(nèi)容，涵蓋了社會生活的各個方面，因此做好學?？蒲形臋n管理，必須優(yōu)先確保這個系統(tǒng)，是否支持全面的學?？蒲形臋n管理。

基于以上需求，紹林科技學?？蒲形臋n管理系統(tǒng)非常豐富的數(shù)據(jù)類型一鍵導(dǎo)入，同時圖片、文件、文檔、長文本日志、主題、日期、協(xié)作人等各類型的信息都能集中記錄，科研文檔信息一目了然。此外，對于文檔過多的問題，你也不用擔心，紹林科技為您提供了批量性導(dǎo)入功能，你可以簡單快捷地通過excel表格新建條目，并通過文件夾的方式上傳文件。

2.是否支持快速檢索科研文檔？

將科研文檔收集起來的最終目的是為了用，而要用好科研檔案對的第一步，就是檔案的檢索。學?？蒲形臋n相對而言，數(shù)量比較龐大，所以對于檢索功能要求是比較高的。在這里，給大家提供兩個參考標準，其一是快，其二是準。能達到這兩個要求，你在進行檔案搜索的時候，就能更高效、順暢。

紹林科技學?？蒲袡n案管理系統(tǒng)，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言檢索、二次檢索等多種檢索方式，可對所有教師上傳的科研文檔進行搜索，搜索結(jié)果精準反饋并提供高亮顯示。據(jù)過往項目統(tǒng)計，在百萬級條目的數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案檢索時間僅需3秒左右。

3.是否擁有完善的保密機制？

科研文檔管理相對于其它文檔管理有它非常特殊的地方，這個特殊之處就是保密性?！凹夹g(shù)秘密是一種重要的無形資產(chǎn)，保護學院的技術(shù)秘密，是每位教職工的義務(wù)和責任，任何人不得利用職權(quán)和工作之便或采取步伐手段泄露、發(fā)表、使用、許可、出售、轉(zhuǎn)讓學院的技術(shù)秘密”，不少學校都對科研文檔管理提出了非常明確的要求。

此外通過操作外部操作和硬件上來確保文檔利用安全也是必不可少的。紹林科技通過錯密鎖定；強制復(fù)雜密碼、機器指紋登錄，驗證碼登錄；賬密加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等技術(shù)手段，給學?？蒲形臋n安上了一個密不透風的“大門”，任何和文檔資料無關(guān)的人員都無法通過大門的考驗，接觸到學校核心的文檔資料。

同時，紹林科技還提供了包括用戶登錄監(jiān)控、應(yīng)用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。

保證科研文檔管理的全面性、確保文檔能夠快速檢索、擁有完善的保密機制是我們認對于學?？蒲形臋n管理系統(tǒng)比較重要的三個方面，希望能夠給到你參考。當然，除了這三個功能之外，也還有非常多的加分功能值得考慮，比如科研文件的在線預(yù)覽、圖片的OCR識別、如何如外部科研團隊協(xié)作等，歡迎你隨時跟我們進行交流探討。

推薦閱讀：

好用的檔案信息化管理軟件，如何助力企業(yè)協(xié)同作業(yè)？ 

選擇紹林科技檔案管理系統(tǒng)，享無憂售后服務(wù)

想要布置公司展廳？綜合知識管理系統(tǒng)，助你快速收集資料！