會博通33周年優(yōu)惠活動：制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)專場直播
2023年9月8日下午3點，會博通33周年優(yōu)惠活動之制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)專場直播，順利開播。本次直播當(dāng)中，我們跟大家分享了在制造行業(yè)當(dāng)中檔案管理普遍存在的6個痛點，及其解決方案，跟大家進一步拆解了南京天加的客戶案例，內(nèi)容量很大，干貨滿滿，錯過的小伙伴直呼可惜！
應(yīng)客戶朋友們的需求，小編將部分直播內(nèi)容整理如下。
01制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)的6大痛點和解決方案
痛點1：檔案管理流程繁瑣且不完善，周期長、工作量大，容易導(dǎo)致管理成本過高。
針對這個痛點，會博通制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)支持多人協(xié)同，可多人參與檔案的錄入、掃描、上傳、及時形成電子檔案并移交歸檔。可以將管理方式植入到業(yè)務(wù)端，化整為零。為了做好多人協(xié)同，我們今年也推出了檔案管理機器人。
檔案管理機器人由愛普生掃描儀和會博通文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)智慧集成。通過檔案管理機器人的輔助，一個專職或兼職的文檔管理員，即可承擔(dān)起整個單位的文件與檔案管理職責(zé)，并且，可通過配置一定數(shù)量的智能掃描工作臺，讓單位全員可以及時、方便、高效的將文件與檔案數(shù)字化并上傳系統(tǒng)。
痛點2：檔案管理分散、人員流動大、收集困難，檔案完整性得不到保障，且傳統(tǒng)硬盤存儲方式丟失率高。
針對這個問題，我們提供了一個集中管理的解決方案。我們建立了統(tǒng)一的歸檔平臺，歸檔的范圍涵蓋文書、科研、產(chǎn)品、基建、會計、人事等各類檔案的收集、整理、存儲、利用管理，如產(chǎn)品創(chuàng)意、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后過程中的成果文件，均可實現(xiàn)產(chǎn)品全生命周期的集中統(tǒng)一管理。
痛點3：系統(tǒng)集成要求高，不同類型檔案使用獨立系統(tǒng)管理，容易造成信息孤島。
會博通檔案管理系統(tǒng)可以跟很多第三方系統(tǒng)打通信息傳輸?shù)慕涌冢瑢崿F(xiàn)單點登錄、組織架構(gòu)同步等功能。這些第三方系統(tǒng)包括但不限于泛微、致遠、藍凌等OA系統(tǒng)；SAP、金蝶、用友等ERP系統(tǒng)；稅務(wù)、銀行、淘寶、京東等財務(wù)系統(tǒng)；微信、釘釘、云之家等即時通訊工具。
痛點4：經(jīng)營、設(shè)計、制造等檔案保密程度高、管理存在安全風(fēng)險。
針對這一個痛難點，我們?yōu)榇蠹遗渲昧税ㄓ脩粜袨楸O(jiān)控、痕跡可查、依權(quán)限管理、嚴密地防擴散機制等。會博通系統(tǒng)利用用戶登錄監(jiān)控、應(yīng)用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。只要在系統(tǒng)當(dāng)中瀏覽過企業(yè)文檔資料，系統(tǒng)就會自動保存其瀏覽記錄，一旦發(fā)現(xiàn)哪個文檔資料出現(xiàn)泄露，通過痕跡可尋即可找到對應(yīng)的責(zé)任人，幫助企業(yè)快速找到泄密者。
痛點5：檔案管理專業(yè)程度低，管理不規(guī)范、標準化程度低。
針對檔案管理專業(yè)度的問題，會博通檔案管理系統(tǒng)提供的是可與國家規(guī)范、標準以及制造業(yè)制度合一的檔案管理平臺，同時也可以由用戶自定義檔案管理規(guī)范與標準。具體地來說，會博通檔案管理系統(tǒng)符合中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法、電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求、電子文件歸檔與管理規(guī)范、企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定、科學(xué)技術(shù)檔案工作條例、檔案行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全信息通報工作規(guī)范等等。
痛點6：檔案數(shù)量龐大，查找、利用不便，檔案的利用價值難以提升。
針對這個問題，會博通為的大家提供了面向用戶服務(wù)的利用體系，用戶可自行在系統(tǒng)中依權(quán)限查閱檔案資料，如果有需要也可以按照需要勾選發(fā)起借閱、借用流程，管理節(jié)點自動提醒、自動記錄，隨時查詢和統(tǒng)計。
02南京天加環(huán)境科技有限公司案例分享
南京天加是創(chuàng)始于1991年的企業(yè)，是集研發(fā)、制造、銷售、服務(wù)于一體的潔凈環(huán)境及熱能利用的專業(yè)化公司，擁有南京、天津、廣州、成都、吉隆坡5大基地，70多個銷售和服務(wù)網(wǎng)點。產(chǎn)品線包括潔凈單元、新風(fēng)除霾機、潔凈空氣處理機、模塊機、多聯(lián)機、螺桿機、離心機，ORC低溫余熱發(fā)電系統(tǒng)等。
天加屬于比較大型的制造型企業(yè)，2021年年中財經(jīng)中心梳理公司基礎(chǔ)資料，共統(tǒng)計到2019種各類檔案文件，種類繁多。公司相關(guān)資質(zhì)，其他榮譽資料也分散在各處，合同保管在多個不同的部門，沒有統(tǒng)一歸口的檔案部門及檔案系統(tǒng)。
各類資料文件零散分散在各部門，有可能造成重要合同，重要文件的丟失，不利于公司知識的積累，也不利于各類文檔的有效利用。歸結(jié)起來，它們的4大痛點包括檔案分散、收集工作麻煩、檔案制度確實、資質(zhì)證照到期無提醒。
基于這樣的一個背景，會博通為天加建立了面向全體員工的檔案“服務(wù)”中心。整個的服務(wù)包括4個方面：
1)將泛微 OA 系統(tǒng)、每刻系統(tǒng)、CRM 系統(tǒng)、SRM 系統(tǒng)等中的需要歸檔的文檔數(shù)據(jù)，導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中，實施歸檔及相關(guān)管理。從電子目錄+紙質(zhì)檔案的管理模式，升級為紙質(zhì)+電子檔案雙套制管理模式。
2)實現(xiàn)文件從起草、發(fā)布、歸檔，到檔案借還、銷毀等的文檔一體化管理。
3)實現(xiàn)公司蓋章的流程及蓋章文件歸檔。
4)建設(shè)內(nèi)部數(shù)字檔案館，實現(xiàn)面向單位內(nèi)部用戶服務(wù)的檔案管理模式。
在檔案管理實時的過程中，會博通做了很多大量的工作，比如說檔案歸檔范圍的調(diào)研和收集。在項目的實施過程當(dāng)中，經(jīng)過梳理，我們將天加的檔案劃分為了多個部門板塊和檔案門類，共200多項小項的檔案歸檔范圍。
會博通還為南京天加提供了定制化的功能，比如壓縮包預(yù)覽功能。功能設(shè)置完成之后，用戶登錄系統(tǒng)可預(yù)覽壓縮包目錄文件、預(yù)覽文件、支持RAR和ZIP文件，直接下載壓縮內(nèi)文件、支持帶密碼的壓縮包；比如單點登錄功能。功能布設(shè)完成后，天加的系統(tǒng)用戶可以通過單點登錄到會博通。同時我們也對初始檔號的生成策略進行了演變。
更多南京天加的內(nèi)容，我們在往期的文章當(dāng)中也有介紹。文章的題目是：《南京天加攜手會博通：產(chǎn)品制造檔案管理，可以這樣做》，感興趣的朋友們可以點擊了解。
03會博通服務(wù)過不同體量的制造型企業(yè)
除天加之外，會博通服務(wù)過很多制造型企業(yè)，比如：日立電梯（中國）有限公司、廣州珠江鋼琴集團股份有限公司、廣州智能裝備產(chǎn)業(yè)集團有限公司、天能電池集團股份有限公司、廈門鎢業(yè)股份有限公司、廣州廣日股份有限公司、天津微納芯科技有限公司、廣州萬寶集團有限公司、新天科技股份有限公司、江蘇卓高新材料有限公司、佛山市北川電子科技有限公司等。
會博通系統(tǒng)實施的經(jīng)驗非常豐富，在我們33周年優(yōu)惠活動期間，我們開放了檔案管理體系建設(shè)免費咨詢服務(wù)。有想要了解的朋友們，可以隨時咨詢我們的專業(yè)技術(shù)人員。
04寫在最后
以上就是制造業(yè)檔案管理軟件專場直播的部分內(nèi)容整理，感謝大家看到這里，我們下一場的直播是工程檔案管理痛點與解決方案的專場，時間定在2023年9月15號，也歡迎大家預(yù)約觀看。在直播間觀看比內(nèi)容整理更為豐富哦！
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