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直播回顧|企業(yè)檔案管理痛點與方案直播專場文字總結(jié)

2023/10/24 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  983

關(guān)于企業(yè)檔案管理,您能想到的痛點都有什么?在2023年10月20號的“企業(yè)檔案管理痛點與方案直播專場”活動中,我們將這個問題拋給了我們的檔案管理行業(yè)的用戶朋友。大家給出了如下的答案:如何更有效地索引企業(yè)檔案?在處理銘感信息檔案時,怎么樣才能確保安全同時又做到合規(guī)?怎么樣將紙質(zhì)檔案快速電子化……


由大家給出的答案,往前追溯問題的根源,我們總結(jié)出目前企業(yè)檔案管理存在的三大卡點:人員流動大、經(jīng)營成果難以沉淀;管理分散、文檔眾多,存在安全風(fēng)險;文檔共享繁瑣、文檔查詢不便。解決完以上根源的卡點,基本上就能很好地掌控企業(yè)檔案管理的問題。以上痛難點怎么解決?一起來看看,會博通的檔案管理軟件方案中給出了哪些應(yīng)對策略!

1.企業(yè)檔案管理系痛點與解決方案

01檔案管理穩(wěn)定的“鐵三角”:組織、權(quán)限與流程

我們首先明確一個觀點:不管是將檔案集中管控,還是提高檔案的利用率,檔案管理最終都是服務(wù)于人的。所以只要有檔案管理,就會涉及到組織和組織當(dāng)中的人。如何讓組織充分參與到檔案管理的環(huán)節(jié)當(dāng)中,讓檔案的價值充分賦能于人?會博通給出的是組織框架虛擬化的策略。


組織結(jié)構(gòu)虛擬化指的是企業(yè)真實的組織架構(gòu),照實頒布到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。這樣一來顯示中每一個人在系統(tǒng)中就有了一個數(shù)字身份,大家彼此用這個數(shù)字身份進(jìn)行溝通。比如A是人事部門的經(jīng)理,那么A在系統(tǒng)當(dāng)中,就會以人事部門經(jīng)理的數(shù)字身份參與各項檔案管理工作。這個是我們的檔案管理穩(wěn)定的“鐵三角”的一角。

組織中人員的數(shù)字身份是跟職位相綁定的,那么根據(jù)職位的特性就要對其操作行為進(jìn)行授權(quán)或者限制。這個允許和控制的行為,在會博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中稱為細(xì)粒化的權(quán)限管理,是“鐵三角”的第二角。簡單理解就是我們不僅僅要賦予組織人員數(shù)字身份,同時也要對每一個數(shù)字身份進(jìn)行權(quán)限管理。比如人事部門的成員,僅僅擁有查閱:聘用合同、員工信息、績效評估記錄等檔案的權(quán)利。

檔案管理穩(wěn)定的“鐵三角”之三是流程。流程指的是一系列的辦事流程。比如某個人在沒有查閱某個類別檔案的權(quán)限時,可以通過流程的形式向檔案管理員提出權(quán)限申請,這樣的申請形式可以極大地提高用戶利用檔案的效率。

檔案管理穩(wěn)定的“鐵三角”:組織、權(quán)限與流程,缺一不可。

02檔案的全生命周期管理:管理得管全套!

應(yīng)對企業(yè)檔案管理的卡點,會博通提出的第二個策略是:全生命周期的檔案管理。全生命周期的意思是檔案從產(chǎn)生到收集,從收集到整理、從整理到歸檔入庫,再到利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等賦能企業(yè)的行為,最后到最終的銷毀,全部都可以在會博通系統(tǒng)上執(zhí)行。


會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)也順應(yīng)了目前檔案單套制發(fā)展的大趨勢,既提供了電子檔案的全生命周期管理,也提供紙質(zhì)檔案的全生命周期管理。不僅如此,會博通在2023年還推出了檔案管理機(jī)器人幫助檔案管理者快速將紙質(zhì)檔案電子化。

檔案管理機(jī)器人由愛普生掃描儀和會博通文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)智慧集成。通過檔案管理機(jī)器人的輔助,一個專職或兼職的文檔管理員,即可承擔(dān)起整個單位的文件與檔案管理職責(zé),并且,可通過配置一定數(shù)量的智能掃描工作臺,讓單位全員可以及時、方便、高效的將文件與檔案數(shù)字化并上傳系統(tǒng)。

2023年8月23日至12月31日是檔案管理機(jī)器人優(yōu)惠推廣階段,有紙質(zhì)檔案快速電子化需求的朋友,可咨詢會博通或會博通渠道服務(wù)商,了解優(yōu)惠詳情。優(yōu)惠送完為止。

03檔案的集中管理:聯(lián)通第三方系統(tǒng)

企業(yè)當(dāng)中一般會有很多系統(tǒng),比如ERP、OA、財務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)微信、釘釘?shù)鹊?,我們很多的文檔信息會在上面?zhèn)鬏敽蜏贤?。不同的部門用不同的工具,這就容易導(dǎo)致檔案的分散和錯落,最終可能出現(xiàn)檔案信息泄露和遺失等情況。

針對企業(yè)文檔管理風(fēng)險的需求,會博通可以聯(lián)通市面上大部分系統(tǒng)。這些系統(tǒng)包括:云之家、釘釘、企業(yè)微信、金蝶、用友、思愛普等等。會博通跟這些聯(lián)通之后,用戶朋友們可以直接在這些常用的系統(tǒng)當(dāng)中,一鍵將檔案傳到檔案系統(tǒng)當(dāng)中,進(jìn)行更為標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)致化的管理。不僅如此,系統(tǒng)聯(lián)通之后,還能實現(xiàn)單點登錄,以及組織結(jié)構(gòu)的同步和消息的同步,用戶朋友們再也不怕記不住密碼和錯過重要消息!

04高效的檔案搜索引擎:想找就找,隨時隨地!

存進(jìn)去,還得找的出來。會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)置高效的檔案搜索引擎,為用戶提供了多種檢索方式,比如用戶朋友們可以依權(quán)限檢索、可以自定義搜索設(shè)置、組合條件檢索文檔,勾選即可啟動利用,非常方便。


在搜索的過程當(dāng)中,會博通采用的是面向?qū)ο蠊芾淼姆?wù),用戶不需要接觸系統(tǒng)管理員,只需要輸入關(guān)鍵詞,或條件組合,即可直接通過人機(jī)交互精準(zhǔn)且快速地定位到所需要的檔案。這些反饋的檔案將以高亮的形式呈現(xiàn)出來,視覺體驗也非常好。

2.廣州工業(yè)控股集團(tuán)有限公司案例

關(guān)于廣州工業(yè)控股集團(tuán)的案例,由于篇幅的問題,本篇文章直接給大家搬一下重點內(nèi)容不做詳細(xì)介紹,更多內(nèi)容大家可以看我們的往期文章:《廣州工控攜手會博通,譜寫數(shù)字化檔案管理新實踐》。


為了幫助廣州工控做好檔案管理,會博通為廣州工控提供了咨詢服務(wù)、系統(tǒng)建設(shè)、檔案服務(wù)。

在咨詢服務(wù)方面,會博通幫助廣州工控完成了對標(biāo)整改,見證材料的撰寫,同時也針對其業(yè)務(wù)特點,對工控員工們進(jìn)行了多場關(guān)于檔案業(yè)務(wù)知識、檔案規(guī)章制度、檔案的管理方式等形式多樣、內(nèi)容豐富的培訓(xùn),提升了工控檔案人員的服務(wù)意識。

在系統(tǒng)建設(shè)方面,會博通完成了檔案管理系統(tǒng)的部署。系統(tǒng)不僅實現(xiàn)檔案資料的收集、整理、歸檔、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等全面生命周期管理,同時也能夠跟OA系統(tǒng)進(jìn)行集成。

3.寫在最后

以上就是企業(yè)檔案管理痛點與方案專場直播的精華內(nèi)容整理,文字只是單向輸出的一種方式,缺少了互動和交流,我們整理下來也少了很多細(xì)節(jié),如果您對我們感興趣,歡迎您關(guān)注我們視頻號來跟我們進(jìn)行更為真實的交流和互動。我們的直播時間一般定在每周五下午的3點。


下一期直播的時間在2023年10月27號,主題是學(xué)校和企業(yè)檔案管理軟件答疑和培訓(xùn)。我們在直播間等您,下周五3點,期待您的到來。

 

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