盒內(nèi)備考表，是指在按件歸檔的情況下，放置在盒內(nèi)歸檔文件之后的一項不可缺少的說明材料，用來對盒內(nèi)文件情況進行記錄與說明，便于相關(guān)部門對歸檔文件進行動態(tài)管理。依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015），項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

（1）盒內(nèi)文件情況說明

對盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行記錄與說明。例如，盒內(nèi)文件存在破損與修補，需在備考表中說明如：盒內(nèi)文件共12件120頁，11-22件；第11件第10頁紙張破損，裱糊修復(fù)。

（2）整理人

由負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

（3）整理日期

填寫歸檔文件完成整理的日期。

（4）檢查人

由負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

（5）檢查日期

填寫歸檔文件檢查完畢的日期。

通過備考表，檔案工作人員可以清晰地了解該檔案盒內(nèi)文件的整體情況，便于后續(xù)管理、移交等工作的推進。

法規(guī)依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）

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