作為工程行業(yè)專家的你，有沒有想過，工程項(xiàng)目檔案資料可以作為工程質(zhì)量管理、進(jìn)度監(jiān)控的重要材料？以往，我們都是在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的基礎(chǔ)上去完成相關(guān)的檔案工作，基本上都是延續(xù)事后管理原則，讓檔案作為一個(gè)工程項(xiàng)目的附屬品，僅僅作為驗(yàn)收和應(yīng)付上級(jí)部門的工具。

這種周期長、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項(xiàng)目驗(yàn)收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時(shí)、檢查工作強(qiáng)度大等等的問題。然而，如果將工作翻轉(zhuǎn)，讓檔案作為工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要部分，將會(huì)是一種什么效果？

但是，工程項(xiàng)目架構(gòu)層級(jí)化，涉及單位較多，大家水平不一，試問怎么實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)作？

其實(shí)，每一個(gè)工程項(xiàng)目的參與方，不論是監(jiān)理、設(shè)計(jì)還是施工單位，均有配置資料員，只是，我們的資料收集工作一貫都是事后處理，因?yàn)?，我們只把這些檔案作為項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)使用，假設(shè)我們將歸檔工作分解到項(xiàng)目的每個(gè)進(jìn)度節(jié)點(diǎn)呢？那么，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，工程項(xiàng)目檔案管理不再是繁瑣的工作。

我們遵照誰形成，誰歸檔原則，依規(guī)范性文件要求收集及整理，通過會(huì)博通即可對紙質(zhì)、電子文件同時(shí)歸檔，并向?qū)?yīng)的管理單位進(jìn)行移交。

1．實(shí)現(xiàn)分布式的檔案整理與數(shù)字化流程管理

各單位通過會(huì)博通可直接采用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方式，錄入、掃描以及上傳對應(yīng)的工程成果文件，形成檔案案卷，并對應(yīng)打印檔案整理所需的封面、目錄、背脊等，以完成完整的紙質(zhì)案卷。這種分布式的檔案整理，同時(shí)減輕了建設(shè)與承建單位的工作量，也直接采用標(biāo)準(zhǔn)化方式，保障工程檔案的完整性與規(guī)范性。

2．實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)歸檔管理

事后歸檔是一種工作量大、周期長、易出錯(cuò)的工作流程，采用會(huì)博通后，給承建單位一個(gè)可實(shí)時(shí)歸檔工程成果文檔的平臺(tái)，建設(shè)與監(jiān)理單位可以在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目資料的到位情況，先審查電子文檔，再對實(shí)體檔案進(jìn)行比對，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔管理。

3．通過檔案管理實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的監(jiān)控與進(jìn)度管理

分布式的檔案整理提高了檔案制作的效率，解決了規(guī)范性的問題，實(shí)時(shí)歸檔也讓檔案可以起到監(jiān)控工程實(shí)施進(jìn)度以及工程實(shí)施情況的重要作用，把龐大的工程項(xiàng)目，結(jié)合管理節(jié)點(diǎn)，利用檔案資料進(jìn)行再一層的審核，為工程項(xiàng)目監(jiān)控與進(jìn)度管理提供多一重保障。

同時(shí)，會(huì)博通是一套涵蓋檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、編研、注銷等全生命周期的管理系統(tǒng)，不僅能實(shí)現(xiàn)實(shí)體與數(shù)字化檔案的有序化管理，也提供了如借還申請、借還登記、提醒事項(xiàng)、檔案編研等功能，讓檔案可以充分發(fā)揮它歷史借鑒以及促進(jìn)改善的重要功能。

眾多工程行業(yè)企業(yè)及管理單位均采用了會(huì)博通，全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，并與綜合性檔案管理模塊連成線，從審批事項(xiàng)的發(fā)起、審批、形成成果文件、發(fā)布到最后歸檔全面實(shí)現(xiàn)一體化管理。通過工程項(xiàng)目資料的實(shí)時(shí)歸檔，同時(shí)實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)情況的整體管控，歸檔后員工可以按照權(quán)限取用，不僅從公司層面全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)專有核心資料的管控，還將企業(yè)內(nèi)部專用知識(shí)內(nèi)容，開放給擁有對應(yīng)權(quán)限的員工取用，響應(yīng)其學(xué)習(xí)需求，為工作提供知識(shí)支持。