2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新修訂《檔案法》），國家主席習(xí)近平簽署第47號主席令予以公布。杭州市檔案局抓住新修訂《檔案法》公布的契機(jī)，主動(dòng)扛起副省級城市檔案主管部門的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，以新修訂《檔案法》及2017年修訂的《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等為依據(jù)，率先制定實(shí)施《杭州市市直單位檔案工作履職清單》（以下簡稱《履職清單》），將市直單位檔案工作機(jī)制體制建設(shè)、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、檔案宣傳教育、檔案安全管理4個(gè)方面的19條職責(zé)，以清單的形式列出，并配套實(shí)施《立檔單位檔案管理能力評估實(shí)施細(xì)則》（以下簡稱《評估細(xì)則》），通過“制度立規(guī)矩、監(jiān)管定靶向、數(shù)字賦能量、各方齊參與”的方式，探索建立權(quán)責(zé)明晰、監(jiān)管有力、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的檔案管理運(yùn)行體系。采用“創(chuàng)新體制明責(zé)、分解任務(wù)定責(zé)、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)考責(zé)”的閉環(huán)工作法，努力將新修訂《檔案法》要求落到實(shí)處。

謀篇明責(zé)定責(zé)，壓實(shí)工作責(zé)任

新修訂《檔案法》第十二條指出，“按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度”。這一條款是我國在法律層面首次提出建立檔案工作責(zé)任制，為破解檔案工作中長期存在的現(xiàn)實(shí)問題提供了法律依據(jù)。

1.全面落實(shí)“黨管檔案工作”的政治責(zé)任

新修訂《檔案法》明確規(guī)定，“堅(jiān)持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作”。據(jù)此，杭州市檔案局在《履職清單》和《評估細(xì)則》中明確要求，“各單位由黨委（黨組）領(lǐng)導(dǎo)班子成員分管檔案工作，建立本單位的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或明確檔案工作負(fù)責(zé)部門，建立覆蓋檔案形成、收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)的制度規(guī)范體系，檔案工作要與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步考核”，切實(shí)把加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)到市直機(jī)關(guān)檔案工作的全過程、各方面。

2.科學(xué)界定檔案人員崗位責(zé)任

《履職清單》明確要求，“機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料收集、整理和歸檔工作。應(yīng)當(dāng)配備與工作量匹配的專（兼）職檔案工作人員，并且熟悉檔案工作業(yè)務(wù)”。同時(shí)要求細(xì)化不同業(yè)務(wù)崗位的檔案工作職責(zé)。比如，作為機(jī)關(guān)檔案部門的檔案員“應(yīng)當(dāng)制定本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和保管期限表，明確檔案到期處置行為”；如果該崗位同時(shí)負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，則“應(yīng)當(dāng)對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案銷毀鑒定情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)情況等定期統(tǒng)計(jì)并建立完備的記錄”。又比如，業(yè)務(wù)處室的兼職檔案員，“應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門完成移交，并且注重歸檔文件材料的形成、收集，確保歸檔文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組件齊全，內(nèi)容完整”。再比如，有條件的單位，負(fù)責(zé)開發(fā)利用工作的檔案員，“可以通過檔案編研、舉辦展覽、拍攝專題片，采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等方法擴(kuò)展檔案開發(fā)力度和深度”等。

3.健全完善重要檔案管理制度

重點(diǎn)推行3個(gè)管理制度：一是重大行政決策檔案管理制度?！皩κ兄备鲉挝恢卮笮姓Q策，包括決策啟動(dòng)、公眾參與、專家論證、風(fēng)險(xiǎn)評估、合法性審查、集體討論決定以及決策公布實(shí)施等進(jìn)行全過程記錄，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔和查閱利用”，以檔案管理制度有效規(guī)范決策流程，實(shí)現(xiàn)依法決策、科學(xué)決策責(zé)任鏈條全程可溯。二是定期移交制度?！鞍凑辗ǘǖ哪晗薅ㄆ谙驀揖C合檔案館移交檔案。移交前，按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，提出劃控與開放意見；移交檔案時(shí)，同時(shí)移交檢索工具、編研成果，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件與原件一并移交”。為縮短檔案開放期限，實(shí)現(xiàn)人民群眾共享檔案事業(yè)發(fā)展成果的檔案法價(jià)值取向，奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。三是獎(jiǎng)懲制度?！皩n案工作取得突出成績的部門和個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議；對違反檔案管理的部門和個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出行政處理建議”；把檔案工作考核與“平安浙江”“法治浙江”等經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展綜合考核結(jié)合起來，切實(shí)增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)干部抓檔案工作的內(nèi)在動(dòng)力。

4.壓緊壓實(shí)安全管控責(zé)任

新修訂的《檔案法》貫徹總體國家安全觀，進(jìn)一步對健全檔案安全工作機(jī)制、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)急管理、明確安全隱患整改責(zé)任等工作進(jìn)行了規(guī)范，為確保檔案安全、服務(wù)國家改革發(fā)展穩(wěn)定大局提供了更為系統(tǒng)的制度安排?！堵穆毲鍐巍分忻鞔_規(guī)定：“各單位要單獨(dú)設(shè)置檔案庫房，并做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等工作。涉及國家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定；涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》；涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。檔案應(yīng)急預(yù)案納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案，并定期進(jìn)行演練?！?/span>

堅(jiān)持靶向發(fā)力，強(qiáng)化監(jiān)管考責(zé)

新修訂的《檔案法》增加了“監(jiān)督檢查”專章，對監(jiān)督檢查的內(nèi)容事項(xiàng)、手段方法和違法行為線索處置等作出了具體規(guī)定，是各級檔案主管部門依法履職的基本遵循。從其第四十二條來看，檔案主管部門監(jiān)督事項(xiàng)主要包括制度執(zhí)行、條件保障、履職盡責(zé)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、檔案信息化、檔案安全等方面。這些新規(guī)定為杭州市建立起運(yùn)行高效、權(quán)責(zé)明確、程序規(guī)范、執(zhí)行有力的檔案執(zhí)法機(jī)制提供了法律依據(jù)。

1.強(qiáng)化事中事后監(jiān)管

深化“放管服”改革，取消對檔案服務(wù)企業(yè)的設(shè)立審批和備案登記，建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，把市直單位、重點(diǎn)建設(shè)單位和檔案服務(wù)企業(yè)納入行政監(jiān)管范圍。重點(diǎn)開展對市直單位的檔案形成、管理與處置工作，對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全過程管理，對承攬市直單位檔案外包業(yè)務(wù)的檔案服務(wù)企業(yè)進(jìn)行隨機(jī)抽查和即時(shí)檢查；對年度重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)與突發(fā)事件建檔工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，使得檔案主管部門的行政監(jiān)管更具有針對性，效率更高。

2.監(jiān)管重點(diǎn)難點(diǎn)

檔案行政管理中的難點(diǎn)，也是檔案監(jiān)督檢查的重點(diǎn)。比如，近年來檔案服務(wù)企業(yè)的出現(xiàn)、發(fā)展和壯大，一定程度上緩解了市直單位普遍存在的檔案工作力量、技能水平和硬件資源不足的問題。同時(shí)，檔案服務(wù)企業(yè)在發(fā)展過程中也顯現(xiàn)出各種問題。如企業(yè)服務(wù)質(zhì)量不高、規(guī)模小；市場競爭無序，串標(biāo)或者惡性競爭時(shí)有發(fā)生；安全意識淡薄，存在失泄密風(fēng)險(xiǎn)等問題。其中，檔案整理和檔案數(shù)字化兩大業(yè)務(wù)領(lǐng)域的問題對機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量影響最大，直接關(guān)系到進(jìn)館檔案的質(zhì)量和安全。為此，必須加大執(zhí)法檢查力度，對檔案服務(wù)企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為分別采取風(fēng)險(xiǎn)警示、責(zé)任通報(bào)、責(zé)令整改、集中約談、依法查處和信用懲戒等方式進(jìn)行問責(zé)。

3.寓服務(wù)于監(jiān)管之中

精心搭建檔案工作交流平臺(tái)，對重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)行專題培訓(xùn)，組建線下協(xié)作組和線上釘釘群。每季度既要組織召開一次面對面的協(xié)作組工作交流會(huì)議，又要即時(shí)在線共享新冠肺炎疫情檔案建檔指南，點(diǎn)對點(diǎn)、面對面、“鍵”對“鍵”就有關(guān)業(yè)務(wù)知識進(jìn)行答疑解惑；既要對各立檔單位進(jìn)行上門指導(dǎo)服務(wù)，又要通過崗位技能比拼等形式，加深對檔案應(yīng)知應(yīng)會(huì)的實(shí)訓(xùn)，全面提升基層檔案工作者實(shí)務(wù)操作技能和水平。

依托數(shù)字賦能，精密智控問責(zé)

地方黨政機(jī)構(gòu)改革以后，檔案行政職能劃歸黨委辦，檔案館作為獨(dú)立機(jī)構(gòu)設(shè)置。從現(xiàn)有情況看，基層檔案行政工作力量薄弱的局面將在一定時(shí)間內(nèi)長期存在，必須以改革的思維和創(chuàng)新的手段拿出實(shí)招和高招切實(shí)加以解決。

1.建立“業(yè)務(wù)能力評價(jià)指數(shù)”，集成精密智控體系

從解決檔案主管部門行政監(jiān)管力量嚴(yán)重不足的現(xiàn)實(shí)問題出發(fā)，創(chuàng)新實(shí)施檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)平臺(tái)體系建設(shè)，將檔案的業(yè)務(wù)工作、管理規(guī)則和工作流程進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，將市直單位檔案管理運(yùn)行中各崗位職責(zé)以及履職的結(jié)果嵌入業(yè)務(wù)平臺(tái)，形成全市域檔案局、立檔單位、檔案館之間服務(wù)協(xié)同、業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)協(xié)同。依據(jù)《評估細(xì)則》在線實(shí)現(xiàn)對立檔單位檔案工作的日常督導(dǎo)和年度評估考核，由此形成“業(yè)務(wù)能力評價(jià)指數(shù)”，并在“晾曬臺(tái)”上進(jìn)行通報(bào)反饋。實(shí)現(xiàn)了從原來的一年一度依靠現(xiàn)場年檢執(zhí)法進(jìn)行定性評估，到依靠技術(shù)創(chuàng)新自動(dòng)抓取數(shù)據(jù)定量與定性相結(jié)合進(jìn)行評估的轉(zhuǎn)變。通過“評估賦分——反饋結(jié)果——督促整改）再評估”的工作閉環(huán)，在一定程度上扭轉(zhuǎn)基層檔案工作基礎(chǔ)薄弱和人員、經(jīng)費(fèi)、場地等保障不力以及檔案從業(yè)人員專業(yè)化水平不高的被動(dòng)局面，助推市直單位形成檔案工作比學(xué)趕超的良好氛圍，推動(dòng)整體提升、全面進(jìn)步。

2.“線上掌控+線下嚴(yán)管”，樹立檔案法治權(quán)威

為順應(yīng)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的需要，更好地推動(dòng)規(guī)范公正協(xié)同高效監(jiān)管，近年來，杭州市檔案局、市檔案館通過“雙隨機(jī)、一公開”“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”等執(zhí)法方式，推動(dòng)執(zhí)法任務(wù)“掌上辦”，監(jiān)管事項(xiàng)“掌上管”，實(shí)現(xiàn)執(zhí)法和監(jiān)管效能大提升?！罢粕蠄?zhí)法”注重過程管理，每季度對監(jiān)管對象進(jìn)行隨機(jī)抽查，及時(shí)掌握工作推進(jìn)情況，搞好綜合分析研判。在執(zhí)法檢查中，注重以開展隨機(jī)抽查和專項(xiàng)檢查為主，對市直單位檔案能力評價(jià)指數(shù)偏低的，對存在較大安全隱患的加大隨機(jī)抽查的執(zhí)法頻次；對發(fā)現(xiàn)的個(gè)性問題進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)的口頭告知或書面通知；對共性問題進(jìn)行集中通報(bào)，督促落實(shí)整改。對整改不力的單位針對不同情況相應(yīng)啟動(dòng)平安考核扣分預(yù)警機(jī)制、約談單位負(fù)責(zé)人機(jī)制、市委督查通報(bào)機(jī)制，直至徹底整改銷號。通過系統(tǒng)集成、精密智控、嚴(yán)格執(zhí)法，在完善機(jī)制中落實(shí)檔案工作主體責(zé)任，在推行檔案工作責(zé)任制中樹立檔案法治權(quán)威，切實(shí)把檔案法律制度轉(zhuǎn)化為檔案治理效能。

作者系中共杭州市委副秘書長、市檔案局局長、市檔案館館長

文章來源：《中國檔案》2020年第9期