會博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出，人事檔案信息整理因?yàn)槿耸聶n案系統(tǒng)的設(shè)置不同而有所差異。一般地，以人立卷過程中，需要有序化整理各種各樣的人事檔案信息，如個人履歷材料、自傳材料、鑒定材料、考察和考核材料、入團(tuán)入黨材料、獎懲材料、任免材料、晉升材料以及離退休材料等。其中，有些信息是固定不變的，有些信息則是變化的，如考評、獎懲等材料，往往隨著時間的推移而逐漸豐富。

人事檔案信息整理的主體呈現(xiàn)出多元發(fā)展的趨勢。目前，我國既可以是組織人事機(jī)構(gòu)，也可以由人事檔案代理單位或者人才中心完成。有的省市實(shí)施了檔案管理機(jī)構(gòu)資格備案制定，如《遼寧省企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)資格備案辦法》規(guī)定：對于不具備職工檔案管理資格的企業(yè)，其職工檔案應(yīng)交由勞動和社會保障部門設(shè)立的具有職工檔案管理資格的勞動保障代理機(jī)構(gòu)托管。

人事檔案信息整理的客體是“人”，需要一人一檔，以“類”或者“件”為單位進(jìn)行整理。從檔案信息的來源上看，它主要來自兩個方面：現(xiàn)成的人事檔案電子文件和通過紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化形成的電子檔案。

人事檔案信息整理的時間既可以在檔案形成后實(shí)時整理，也可以定期進(jìn)行整理。在有些人事檔案信息系統(tǒng)里，包括人事檔案信息的整理可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時收集和整理。

人事檔案信息整理過程需要進(jìn)行著錄。著錄應(yīng)參照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄，同時按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識。