會博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出，維護人事檔案真實、完整與安全，既是人事檔案管理中需堅持的基本原則之一，又是對人事檔案管理工作最基本的要求。

所謂“真實”，是指人事檔案管理中不允許不實和虛假人事材料轉(zhuǎn)入人事檔案。應(yīng)注意鑒別挑選真實內(nèi)容的人事檔案材料，這是能否發(fā)揮人事檔案作用的前提，假如人事檔案材料不真實，是不能用來作為憑證的；否則，會給工作和有關(guān)人員帶來損失。人事檔案材料形成于不同的歷史時期，它的產(chǎn)生與一定的歷史條件相聯(lián)系，不可避免地帶有時代色彩。特別是在歷次政治運動中形成的人事檔案材料，確實具有某些局限性，有些內(nèi)容現(xiàn)在看來是不妥甚至是錯誤的。為了確保人事檔案的真實性，從1980年以來，根據(jù)中央組織部的有關(guān)規(guī)定，在全國范圍內(nèi)，對每個干部的檔案進行了認真的復(fù)查、鑒別和審核，將那些在歷史上形成的已經(jīng)失實的干部檔案材料和喪失利用價值的干部檔案材料，經(jīng)過清理鑒別，及時剔除出去了。

例如，在“文化大革命”運動中形成的干部審查材料，已歸入干部檔案的，凡屬于誣蔑不實、無限上綱的材料，必須剔除銷毀。干部違心寫的與事實不符的檢查交待材料，應(yīng)退還給本人。只有經(jīng)過復(fù)查做出的組織結(jié)論、與結(jié)論有關(guān)的證明材料和確實能反映干部實際情況又有保存價值的材料，才歸入干部檔案，以維護干部檔案的真實性，使干部檔案準確可靠，符合本人的實際情況，體現(xiàn)黨的實事求是的思想路線。

所謂“完整”，是指保證人事檔案材料在數(shù)量上和內(nèi)容上的完整無缺。數(shù)量上的完整，是要求人事檔案材料齊全，凡是一個人的檔案材料應(yīng)該收集集中保存在一起，不能殘缺和短少，才能反映一個人的歷史和現(xiàn)實面貌；內(nèi)容上的完整，是要求隨時將新的人事檔案材料補充進去，一個人的檔案材料中應(yīng)能反映各個時期的情況，不能留下空白。從干部管理制度看，更改干部檔案各類材料內(nèi)容都屬于干部審查工作范圍，也是干部檔案鑒別工作的重要內(nèi)容，要求必須真實、準確、材料完整、手續(xù)齊備，這是一項十分嚴肅的工作。無論是干部本人還是組織部門都必須尊重歷史，根據(jù)干部檔案產(chǎn)生的時間、歷史背景，客觀分析其所起的歷史作用，以確定干部檔案的可靠程度。值得注意的是，近年來，在落實中央組織部制定的有關(guān)干部政策工作中，特別是在關(guān)于干部待遇、干部選拔方面出現(xiàn)了一些問題。從干部檔案管理角度來看，有些干部在申請更改干部檔案有關(guān)材料時，年齡越改越小，參加工作時間越改越早，學(xué)歷越改越高，甚至有人要求更改各類政審結(jié)果……因而給干部管理和干部檔案管理造成一定的難度。尤其在部分履歷情況基本相似的干部中引起不良影響，表現(xiàn)為在待遇上攀比，在職務(wù)、職級、職稱晉升上計較，甚至發(fā)展為個人之間相互不信任。實際工作中，有的單位由于檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全，一個人的檔案材料分散在不同的地方，支離破碎，無法看到一個人的全貌。有的由于長期不補充新材料，致使人事檔案內(nèi)容老化、陳舊，不能反映現(xiàn)實面貌。

所謂“安全”，是指人事檔案實體安全與信息內(nèi)容的安全。實體安全就是要妥善保管，力求避免人身檔案材料遭受不應(yīng)有的損壞，如丟失、破損、調(diào)換、涂改等。人事檔案材料是一定的物質(zhì)載體，以一定的物質(zhì)形式存在，由于受自然和人為因素的影響，永遠不遭受損壞是不可能的，因此，人事檔案工作者應(yīng)盡一切可能最大限度地延長檔案壽命。信息內(nèi)容安全，就是要建立健全人事檔案的保管制度和保密制度，從內(nèi)容上保證人事檔案不失密、不泄密，不對相對人的個人隱私和權(quán)益造成損害。

總之，維護人事檔案的真實、完整、準確與安全是互相聯(lián)系、相互依存的統(tǒng)一體，是組織部門和每個干部的共同責(zé)任。真實準確是人事檔案能否正確發(fā)揮作用的前提，離開了真實準確，維護人事檔案的完整與安全就失去了意義。真實準確又必須以完整和安全為基礎(chǔ)，僅有單份材料的準確，仍無法完整反映一個人的全貌。如果只考慮到人事檔案的現(xiàn)實效用而熱衷于更改人事檔案有關(guān)內(nèi)容，卻忽視維護其真實、完整與準確，這不僅違反了歷史實際和客觀實際，背離了黨的實事求是的思想路線，而且會給人事檔案管理工作帶來一定的難度，也會對個人的培養(yǎng)和使用起一定的副作用，因而是不可取的。