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掌握3個(gè)關(guān)鍵！迅速成長(zhǎng)為項(xiàng)目檔案管理達(dá)人
由于涉及專業(yè)多、參建部門多、投資大、周期長(zhǎng)等原因，項(xiàng)目檔案管理一直是讓檔案管理人員頗為頭疼的問(wèn)題。項(xiàng)目檔案管理究竟如何做？哪些是必須著重解決的問(wèn)題？我們?yōu)槟砹?個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
需求點(diǎn)一：項(xiàng)目經(jīng)過(guò)層層分包，檔案管理難以把控
工程項(xiàng)目參與單位多，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，單獨(dú)建設(shè)系統(tǒng)不僅標(biāo)準(zhǔn)不一，而且成本比較高。且容易出現(xiàn)檔案資料不齊全、文件編制不貴干、資料跟蹤收集不及時(shí)、檢查工作強(qiáng)度大、難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，檔案的手工與數(shù)字化耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大，工程眾多等情況。
會(huì)博通項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，支持多用戶同時(shí)登錄系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員可依權(quán)限將同一工程項(xiàng)目不同人員，不同工程項(xiàng)目成員統(tǒng)籌規(guī)劃到同一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中。不同人員在系統(tǒng)的流程化審批、電子化反分享利用的加持下，檔案管理更高效、更敏捷。
需求點(diǎn)二：工程項(xiàng)目架構(gòu)層級(jí)化，檔案管理協(xié)作較難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化
項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化、嚴(yán)謹(jǐn)性都很高的工作，需要制定明確的項(xiàng)目檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)。制度標(biāo)準(zhǔn)要依據(jù)國(guó)家、行業(yè)、上級(jí)主管單位有關(guān)項(xiàng)目規(guī)定。具體的實(shí)施細(xì)則應(yīng)涵蓋項(xiàng)目文件形成、整理、移交歸檔管理辦法；施工圖編制、審查管理辦法、照片視頻文件攝錄、整理、歸檔管理辦法；項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表；項(xiàng)目檔案分類方案與整理細(xì)則等。建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)可將企業(yè)的組織架構(gòu)原原本本地投射到網(wǎng)絡(luò)虛擬世界中，也就是組織架構(gòu)的虛擬化，能在系統(tǒng)中建立與現(xiàn)實(shí)中的組織架構(gòu)完全一致的組織層級(jí)結(jié)構(gòu)，并且，組織框架也就是帶層級(jí)的用戶框架，把用戶管理與組織架構(gòu)融為一體，更顯會(huì)博通的創(chuàng)新、實(shí)用和與用戶需求的主動(dòng)融合。會(huì)博通創(chuàng)建的組織架構(gòu)，不受層級(jí)數(shù)量的限制，并且，每一級(jí)組織，包括組織中的個(gè)人，都可以有自己的簡(jiǎn)介頁(yè)面、資訊專欄和論壇，可創(chuàng)建符合自身需求的知識(shí)管理架構(gòu)。
關(guān)鍵點(diǎn)三：工程項(xiàng)目檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程
鑒于工程項(xiàng)目參與人員眾多，如何將檔案管理從最前期的檔案收集，到檔案移交、匯總、驗(yàn)收檢查，再到最終形成最終檔案都做好管控，需要每一個(gè)環(huán)節(jié)人員的共同努力。為了讓各方人員協(xié)調(diào)配合，需要構(gòu)建工程項(xiàng)目檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程。
會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案信息化管理遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔”的原則，按照規(guī)范性文件要求收集及整理，通過(guò)會(huì)博通可對(duì)紙質(zhì)、電子文件同時(shí)歸檔，并向?qū)?yīng)的管理單位進(jìn)行移交。比如，在整個(gè)大的流程框架下，設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集并移交設(shè)計(jì)文件；監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集并移交監(jiān)理等文件。
在項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)域，會(huì)博通相繼承接過(guò)棕櫚生態(tài)城鎮(zhèn)發(fā)展股份有限公司、廣東省廣晟投資集團(tuán)有限公司、廣東交通實(shí)業(yè)投資有限公司、廣東省公路建設(shè)有限公司、廣東中人集團(tuán)建設(shè)有限公司、廣州興業(yè)路橋工程有限公司、佛山市公路工程有限公司等工程類企業(yè)、項(xiàng)目型企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)服務(wù)，擁有比較多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)積淀，各位朋友們?cè)陧?xiàng)目檔案管理方向上有任何的疑問(wèn)困惑，也歡迎留言跟我們進(jìn)行交流探討。
學(xué)會(huì)項(xiàng)目檔案管理3個(gè)關(guān)鍵，用好工具軟件，項(xiàng)目檔案管理也可以很簡(jiǎn)單。希望大家在項(xiàng)目檔案管理工作中越來(lái)越從容，越來(lái)越游刃有余，進(jìn)階成為高階項(xiàng)目檔案管理者。
