眾所周知，檔案管理專用軟件系統(tǒng)全面提供了建設(shè)檔案管理與建設(shè)檔案同步運(yùn)轉(zhuǎn)、實(shí)時(shí)管控。通過建立“前端界入機(jī)制”保障了高價(jià)值文件、檔案有效存留；“可視化整理界面”大幅降低管理成本。“任務(wù)派發(fā)機(jī)制”明確各部門歸檔職責(zé)；“實(shí)時(shí)共享機(jī)制”及時(shí)有效完成信息共享；“統(tǒng)計(jì)跟蹤機(jī)制”隨時(shí)可以準(zhǔn)確掌握檔案歸檔進(jìn)度。

檔案管理專用軟件系統(tǒng)

　　眾多單位、企業(yè)、機(jī)構(gòu)、各組織為了有效解決電子文件歸檔與電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構(gòu)問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難與長期保存難。就會(huì)采用會(huì)博通檔案管理專用軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)電子檔案收集、管理和利用業(yè)務(wù)流程。

　一、檔案管理專用軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集功能一一解決電子文件接收難

　　通用案管理專用軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集功能能根據(jù)需要對(duì)其他信息系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)。

檔案管理專用軟件系統(tǒng)采集功能組成：

　　1、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：可實(shí)現(xiàn)各種格式電子文件和源系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導(dǎo)入;

　　2、數(shù)據(jù)交換引擎功能:規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交互方式，使構(gòu)筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息系統(tǒng)可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

    3、程序調(diào)用接口功能:針對(duì)電子文件形成源系統(tǒng)提供的各種程序調(diào)用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實(shí)現(xiàn)封裝和調(diào)用，并從中獲取數(shù)據(jù);

    4、數(shù)據(jù)管道功能:可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進(jìn)行源系統(tǒng)與目標(biāo)系統(tǒng)的字段匹配以及異構(gòu)數(shù)據(jù)導(dǎo)入;

二、檔案管理專用軟件系統(tǒng)離線備份工具——解決電子檔案長期保存難

　　當(dāng)下影響電子檔案長期保存因素還是比較多，不可把控的，就如人為原因、自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展檔案管理專用軟件系統(tǒng)的電子檔案離線備份、進(jìn)行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標(biāo)簽打印、脫機(jī)查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實(shí)施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡單化。

三、檔案管理專用軟件系統(tǒng)的文件格式轉(zhuǎn)換工具——解決電子檔案管理難

　　常見的電子文件類型有：文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件與視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，就如TXT、XLS、DOC、WPS、XML等多種格式與多種版本。各種文件格式和版本通常都需要特定的閱讀軟件，很難想象，各類文件多達(dá)幾百種的格式將對(duì)各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀與有效利用帶來嚴(yán)重威脅。

　　為了解決上述的問題，通過集成檔案管理專用軟件系統(tǒng)的電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉(zhuǎn)換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案管理和長期有效利用提供方便。

　四、電子檔案通用瀏覽器——解決電子檔案利用難

　　檔案管理專用軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)換后的五類電子檔案仍需要8種文件格式瀏覽器才能利用。為了降低電子檔案對(duì)特定格式瀏覽器的依賴，利用電子檔案通用瀏覽器實(shí)現(xiàn)支持多種文件格式瀏覽的功能，將有效緩解電子檔案利用難。

　　電子檔案通用瀏覽器的實(shí)質(zhì)是針對(duì)每一種電子檔案文件格式開發(fā)相應(yīng)的瀏覽插件。當(dāng)用戶利用電子檔案通用瀏覽器訪問電子檔案文件時(shí)，瀏覽器自動(dòng)調(diào)用對(duì)應(yīng)的文件瀏覽插件進(jìn)行瀏覽。

    假如在電子檔案文件通用瀏覽器插件庫中沒有該插件，或者出現(xiàn)一種新的文件格式，則可增加新的瀏覽插件。通過會(huì)博通檔案管理專用軟件系統(tǒng)的集成電子檔案通用瀏覽器，有效避免了瀏覽多種格式電子檔案時(shí)需要保存多種支撐軟件的困擾，并在文件瀏覽時(shí)提供安全可靠的保障。

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