隨著我國企業(yè)信息化程度的不斷提高，檔案管理也越來越重要。經(jīng)營正常的企業(yè)，不僅擁有大量的人員檔案、財(cái)務(wù)檔案等涉及到企業(yè)核心利益的重要文件，同時(shí)也需要對企業(yè)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理和數(shù)字化化處理，以期更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的保密、存儲和利用。然而，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)日益增長的需求，因此，會博通檔案管理軟件應(yīng)運(yùn)而生。其數(shù)字化管理操作方式已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用和推廣，它可以大大提高企業(yè)的管理效率、降低管理成本，讓企業(yè)的管理更加高效、便利、安全。

一、會博通檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)優(yōu)勢

  （1）安全、開放、兼容的API接口，拒絕“信息孤島”；

  （2）多文檔連續(xù)瀏覽模式為首創(chuàng)；

  （3）靈活、彈性授權(quán)機(jī)制，確保系統(tǒng)安全；

  （4）檔案庫房精準(zhǔn)查詢，檔案精準(zhǔn)定位；

  （5）預(yù)留大數(shù)據(jù)分析接口，為數(shù)據(jù)可視化提供方便；

  （6）多系統(tǒng)聯(lián)動，打破信息壁壘；

  （7）“四性”檢測集成，確保“真實(shí)、完整、可用、安全”；

  （8）可靈活定制檔案門類，提高適應(yīng)性；

  （9）全面兼容國產(chǎn)信創(chuàng)產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)全國產(chǎn)環(huán)境運(yùn)行；

二、會博通檔案管理系統(tǒng)功能概述

  電子檔案管理系統(tǒng)從完成職能角度分為以下四個(gè)部分：信息采集、檔案管理、開發(fā)利用、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。

  檔案管理部分：主要完成日常的檔案管理工作、包括電子檔案的鑒定處置、審核歸檔、日常管理等。

  信息采集部分：主要完成各全宗用戶的電子檔案在線提交及查詢。

  系統(tǒng)維護(hù)部分：主要完成與系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護(hù)工作。

  開發(fā)利用部分：主要完成檔案的查詢利用，研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。

  首先，檔案管理軟件的數(shù)字化管理方式可以大大簡化企業(yè)檔案管理流程，提高工作效率。無法避免的事實(shí)是，傳統(tǒng)手工管理模式下，檔案的檢索與整理工作是非常耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力的。而數(shù)字化管理方式則徹底解決了這一問題——在一系列數(shù)字化設(shè)備的配合下，它不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案電子化，同時(shí)還能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，大大節(jié)約了物品管理和倉儲空間的成本。

  其次，檔案管理軟件的數(shù)字化管理方式使得檔案管理不再僅限于特定地點(diǎn)，提高了管理的便利性。無論是手工管理還是電子管理都必須制定特定的工作制度和管理程序，從而使得檔案管理能夠進(jìn)行有效的管理。但是，手工管理的限制在于其不便攜性，無法隨時(shí)隨地完成檔案管理工作；在數(shù)據(jù)量大的情況下，在進(jìn)行查找和整理工作時(shí)也很難不犯錯(cuò)誤。而數(shù)字化存儲的形式突破了地域限制，只要有網(wǎng)絡(luò)、云存儲或者數(shù)據(jù)庫配套，就能實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查閱、存儲和使用。

  最后，不得不提一下，其實(shí)會博通檔案管理軟件的數(shù)字化管理方式在保密性方面也有著不容小視的優(yōu)勢。檔案的保密性是企業(yè)所關(guān)注的生命線，傳統(tǒng)的手工管理方式雖然需要對檔案進(jìn)行物理保管，但是卻無法避免人員因疏忽或者惡意而導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露的情況。而數(shù)字化管理方式則通過技術(shù)手段與設(shè)備配合，確保信息不被非法泄露。例如，通過設(shè)置不同權(quán)限、分類加密、文件夾保護(hù)等多重保護(hù)機(jī)制，以及完備的日志系統(tǒng)，數(shù)字化管理可以有效地保護(hù)企業(yè)機(jī)密信息的安全，減少潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

  在總體上看，會博通檔案管理軟件的數(shù)字化管理方式的引入，讓企業(yè)的文件、檔案檔案管理方式愈發(fā)便利、高效，在存儲空間、管理人力、資金方面大大降低了成本。而且在升級和維護(hù)方面，數(shù)字化管理也更加便利。因此，對于任何一個(gè)經(jīng)營財(cái)務(wù)、從事研究的企業(yè)來說，引入檔案管理軟件已經(jīng)成為場所發(fā)展的必然選擇。