第一章總則

  第一條為了進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善人力資源社會(huì)化服務(wù)體系，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我縣實(shí)際，制定本辦法。

  第二條本辦法所管人事檔案范圍是：

  (一)按照干部管理權(quán)限,政府系統(tǒng)機(jī)關(guān)及所屬的事業(yè)單位、直屬事業(yè)單位(教育、衛(wèi)生系統(tǒng)除外)的正式干部員工;

  (二)各類縣屬國(guó)有、集體企業(yè)與民營(yíng)企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)非企業(yè)等非國(guó)有單位干部員工;

  (三)合資、三資企業(yè)的中方雇員;

  (四)未落實(shí)工作單位的各類畢業(yè)生;

  (五)自費(fèi)出國(guó)、出境的專業(yè)技術(shù)人員與管理人員;

  (六)辭職或被辭退、解除勞動(dòng)合同(聘用合同)以及以其他方式與原單位脫離了工作關(guān)系的國(guó)家公務(wù)員，企業(yè)、事業(yè)單位干部員工;

  (七)實(shí)行人事代理的單位干部員工、各類畢業(yè)生;

  (八)其他社會(huì)人才。

  第三條人事檔案管理理應(yīng)遵循"集中統(tǒng)一，歸口管理"的原則要求，接受同級(jí)黨委組織部門與政府人事行政部門的監(jiān)督與業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

  第二章人事檔案管理機(jī)構(gòu)

  第四條縣人力資源與社會(huì)保障部門檔案管理科室是縣政府系統(tǒng)人事檔案管理機(jī)構(gòu)，按管理權(quán)限負(fù)責(zé)縣政府系統(tǒng)人事檔案管理工作。

  (一)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位的干部員工與離退休人員的人事檔案資料的收集、整理，人事檔案由政府人事檔案管理部門管理;

  (二)人事檔案管理部門受用人單位與個(gè)人委托，可以管理全縣范圍內(nèi)干部員工人事檔案;

  (三)嚴(yán)禁其他未經(jīng)授權(quán)的任何單位(包括其他行業(yè)主管部門、企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的人才交流中心、人事檔案室)管理人事檔案，嚴(yán)禁個(gè)人保管他人與本人人事檔案;

  (四)凡不具備人事檔案管理權(quán)限，擅自管理社會(huì)人才人事檔案的單位或個(gè)人，必須在本辦法施行后三個(gè)月之內(nèi)向人事檔案管理部門移交人事檔案。

  第五條人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)遵循《中華人民共與國(guó)檔案法》與《干部檔案工作條例》的規(guī)定，認(rèn)真落實(shí)做好人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理相關(guān)工作，認(rèn)真做好與人事檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)人事代理等社會(huì)化服務(wù)工作。人事代理社會(huì)化服務(wù)內(nèi)容有：

  (一)按國(guó)家規(guī)定核定存檔人員的連續(xù)工齡，調(diào)整記載檔案工資;

  (二)辦理實(shí)行人事代理的各類應(yīng)往屆畢業(yè)生的聘用合同備案管理手續(xù);

  (三)辦理確因人才流動(dòng)等原因失去原有身份的身份認(rèn)定手續(xù);

  (四)協(xié)助辦理與人事檔案管理相關(guān)的其它服務(wù)事宜。

  (五)辦理因公或因私出國(guó)、出境政審及相關(guān)手續(xù);

  (六)辦理與聘用單位的聘用合同鑒證手續(xù);

  (七)負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)人員職稱資格認(rèn)定，辦理職稱考評(píng)的有關(guān)手續(xù);

  (八)按黨章、團(tuán)章有關(guān)規(guī)定接轉(zhuǎn)黨、團(tuán)組織關(guān)系;

  (九)負(fù)責(zé)人才引進(jìn)工作，辦理人才集體戶口掛靠手續(xù);

  (十)負(fù)責(zé)為辦理人及代理人員出具有關(guān)婚育證明;

  (十一)為參加工作滿一年的各類大中專畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)

  (十二)代辦社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)及其他保險(xiǎn);

  第三章人事檔案的轉(zhuǎn)遞

  第六條人事檔案管理部門在收到檔案后應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，若發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來(lái)的檔案材料不整齊或不完整、不清楚，應(yīng)要求原管理單位補(bǔ)齊或查清。人事檔案管理部門收到檔案后應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。逾期一個(gè)月未退回者轉(zhuǎn)出單位應(yīng)去函催問(wèn)，以防丟失。

  第七條人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的"檔案轉(zhuǎn)遞通知單"的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。

第四章人事檔案的收集、整理與利用

第八條人事檔案材料包括如下內(nèi)容：

  (一)履歷材料;

  (二)自傳材料;

  (三)鑒定、考核、考察材料;

  (四)學(xué)歷與評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)成績(jī)表與評(píng)審表、考績(jī)、審批材料);

  (五)政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復(fù)查材料與依據(jù)材料、黨籍、參加工作時(shí)間等問(wèn)題的審查材料);

  (六)參加中國(guó)共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;

  (七)獎(jiǎng)勵(lì)材料(包括科技與業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)，英雄模范先進(jìn)事跡);

  (八)處分材料(包括復(fù)查材料，免于處分的處理意見(jiàn));

  (九)錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料;

  (十)其他可供參考的材料。

第九條人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)與各單位的聯(lián)系，認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔工作。

  (一)要經(jīng)常收集各單位在職務(wù)晉升、流動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)的材料，充實(shí)檔案內(nèi)容;

  (二)收集的材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入人事檔案;

  (三)有關(guān)用人單位與部門要建立主動(dòng)向人事檔案管理部門送交人事檔案歸檔的工作制度，確定專人報(bào)送，及時(shí)將新形成的檔案材料送交人事檔案管理部門;

  (四)可根據(jù)工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計(jì)劃地布置填寫干部員工履歷表，作鑒定、寫自傳等，并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)人事檔案;

  (五)復(fù)印件不能作為歸檔材料。不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)請(qǐng)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn);

  (六)屬于應(yīng)歸入人事檔案的材料，均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷;

  (七)人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格(19cm×26cm)的辦公用紙，使用藍(lán)黑或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水與復(fù)寫紙書寫;

  (八)在整理人事檔案過(guò)程中，要防止丟失檔案材料與擅自泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造社會(huì)人才人事檔案材料。

企業(yè)檔案該如何整理？

  每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。

  第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久與定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

定期10年（D10）：

  1、收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

  2、本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

  簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)

定期30年（D30）：

  1、收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

  2、發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

永久（Y）：

  1、收文中針對(duì)性文件：

  A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；

  B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

  2、發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。

  3、收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。

  4、注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。

第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，

①為自然件，這很好界定；

②適當(dāng)?shù)?ldquo;組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原與高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。

第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目，一般設(shè)：

①黨務(wù)、

②工會(huì)，

③共青團(tuán)、

④婦女工作、

⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，

在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。

行政管理類下設(shè)二級(jí)類目，一般有：

①組織人事；

②政(事)務(wù)；

③財(cái)產(chǎn)管理，

①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

  業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件

  第四步編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息）。

  第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

  第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

公司檔案管理辦法檔案管理制度：

  1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

  2、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

  3、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

  4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。檔案統(tǒng)計(jì)制度.

  5、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：

  1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)與人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)。

  2、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備與裝具統(tǒng)計(jì)。

  3、及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交與接收,作到帳表相符。

  4、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作,按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表,并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

  5、做好檔案提供利用情況與檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。

擴(kuò)展資料：

企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

  1、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員與勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

  2、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作與工會(huì)工作中的各種文件材料等。

  3、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣與技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程與生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

  4、科學(xué)技術(shù)研究方面與工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  5、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)與工具管理中形成的各種文件材料。

  6、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造與標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

  7、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣與技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試與驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝與報(bào)廢的文件材料等。

  8、經(jīng)營(yíng)銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策與經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳與用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

  9、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證與文件等。

  10、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表與計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

  11、教育培訓(xùn)方面。有干部、員工教育與技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

  12、其他方面。

檔案分類：

  1、根據(jù)國(guó)家與有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。

  2、常用的分類方法有：

  （1）按產(chǎn)品型號(hào)分類；

  （2）按專業(yè)性質(zhì)分類；

  （3）按工程項(xiàng)目分類；

  （4）按時(shí)間分類。

  （5）按設(shè)備型號(hào)分類；

  （6）按科研課題分類；

  （7）按組織機(jī)構(gòu)分類；

  2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管與提供利用。

  3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。

企業(yè)人員檔案整理方案：

  1、分類整理：將員工檔案按照不同的類別進(jìn)行分類整理，如按崗位、年齡、性別等分類。

  2、確定整理目標(biāo)：確定整理的范圍、目的與時(shí)間，制定任務(wù)書或計(jì)劃表。

  3、刪除歸檔：對(duì)于已離職或過(guò)期的員工檔案進(jìn)行刪除歸檔，以減少存儲(chǔ)空間與提高工作效率。

  4、數(shù)字化管理：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，采用數(shù)字化管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

  5、定期檢查：定期對(duì)員工檔案進(jìn)行檢查，更新資料，確保檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。

  6、建立檔案索引：建立完善的檔案索引體系，便于查詢與使用。

  7、督導(dǎo)檢查：領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門要對(duì)檔案整理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，確保工作的順利進(jìn)行。

  8、檔案維護(hù)：對(duì)檔案進(jìn)行密封、標(biāo)記、裝訂與保存，確保檔案的完好無(wú)損。

  9、保密措施：加強(qiáng)檔案保密措施，設(shè)置權(quán)限，防止檔案泄露與損壞。

  10、培訓(xùn)評(píng)估：對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，并定期評(píng)估檔案管理工作的效果，及時(shí)糾正問(wèn)

歸檔時(shí)間：

  1、產(chǎn)品試制、基建工程、課題研究或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，需要把應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，審定通過(guò)才能向檔案部門歸檔。

  2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件、文檔、檔案材料，應(yīng)在第二年上半年內(nèi)，需要把應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，審定通過(guò)才能向檔案部門歸檔。

  隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前人事檔案管理已經(jīng)開始普及采用人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行落實(shí)工作，會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng),符合國(guó)家法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫(kù)、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能,滿足各行業(yè)需要,集中管理實(shí)體與電子人事檔案。

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