隨著社會進步和城市化的發(fā)展，物業(yè)管理行業(yè)得到了長足的發(fā)展，許多物業(yè)公司在不斷擴充業(yè)務范圍的同時，也面臨著越來越多的檔案管理問題。為了更好地解決物業(yè)公司檔案管理方面的問題，建立一個良好的文件檔案管理體系是非常有必要的。一個高效的會博通物業(yè)公司檔案管理系統(tǒng)就可以使得企業(yè)內(nèi)部各種檔案管理工作流程更為規(guī)范、標準化，系統(tǒng)性和實時性更強。

  會博通物業(yè)公司檔案管理系統(tǒng)解決方案涵蓋了資料收集、資料整理、資料歸檔以及檔案審批等方面，確保檔案管理的嚴謹性和準確性。通過物業(yè)公司檔案管理系統(tǒng)，可以方便的搜尋企業(yè)資料，尋找到所需文獻和資料，具備了快速定位所需文獻的能力，極大提高了文件查找的效率。此外，還為合作伙伴提供了一個觀察到企業(yè)業(yè)務的方式，使得物業(yè)公司在業(yè)務拓展和合作中能夠更加游刃有余。

  在物業(yè)公司檔案管理制度方面，物業(yè)企業(yè)應建立起全方位、多層次的檔案管理制度，針對不同類型的文件即時建立對應的文件存儲結構。此外，物業(yè)公司應建立健全保密管理制度，對重要文件、涉密檔案和保密文件進行合法存儲和管理。通過落實保密管理，保證公司資料的機密性和真實性。

  針對日常的檔案文件管理，物業(yè)公司應制定相應管理制度，規(guī)范文件歸檔、移交、保管和銷毀等流程，并通過定期檢查和考核的方式，強化員工對檔案管理制度的執(zhí)行。

物業(yè)公司檔案管理制度有哪些？

  物業(yè)公司檔案管理制度是為規(guī)范物業(yè)管理業(yè)務流程，提高檔案管理效率和檔案信息利用率，防止檔案遺失和損毀，保護業(yè)主、公司和員工的合法權益，確保物業(yè)公司可持續(xù)發(fā)展而制定的重要制度。下文將從物業(yè)公司檔案管理制度的幾個方面進行闡述。

一、檔案管理目的和基本原則

  物業(yè)公司檔案管理的目的是實現(xiàn)對業(yè)務活動過程中產(chǎn)生的各類文件、資料的有效管理和利用?；驹瓌t是規(guī)范時間、依據(jù)法律法規(guī)、統(tǒng)一管理、平等對待、隨機抽查和不斷完善。

二、檔案管理體制

  檔案管理體制是指建立一套完整的檔案管理機構，實現(xiàn)檔案的及時、便捷、準確使用。應設立專職檔案管理員和文件管理員，建立檔案管理團隊，配備必要的檔案管理技術設備和檔案室面積。同時，應明確各級工作任務、職責和權限，并建立健全的檔案管理制度。

三、檔案分類

  物業(yè)公司檔案分類應建立與業(yè)務聯(lián)系密切、豐富的檔案分類體系，并根據(jù)實際需要確定檔案保存期限、安全措施和檔案利用方式。物業(yè)公司常用檔案分類包括：

  1.業(yè)主檔案：包括業(yè)主權益檔案、房屋產(chǎn)權證、房屋購房合同等；

  2.物業(yè)檔案：包括合同與協(xié)議、預算與決算、物業(yè)服務流程等；

  3.工程檔案：包括房屋建筑設計圖紙、工程施工方案、工程驗收報告等。

四、檔案整理和歸檔

  檔案整理和歸檔的目的是保證檔案的可檢索、準確性和安全性。應嚴格按照流程要求，按照分類方式將檔案進行整理和編制目錄，制定檔案的檔案管理計劃、檔案管理制度、檔案管理流程，確保檔案的準確性和安全性，避免損失或泄露。

五、檔案銷毀

  檔案銷毀是對狀態(tài)不好、無用、過期、遺失或泄露檔案的清理和處置程序。通過制定檔案銷毀責任制，建立檔案銷毀程序，嚴格按照國家、行業(yè)及企業(yè)檔案管理要求執(zhí)行，確保檔案銷毀的合法、規(guī)范化和安全性。

六、檔案利用

  檔案利用是指檔案的獲取、管理和使用。物業(yè)公司要建立檔案利用制度和檔案查閱流程，規(guī)定檔案利用的條件和方式，確保檔案管理的合法性、便捷性和客觀性。

  綜合上所述，物業(yè)公司檔案管理制度和會博通檔案管理系統(tǒng)是相輔相成的，兩者必須同時推行和實施。一個高效的物業(yè)公司檔案管理系統(tǒng)的建立和良好的檔案管理制度的制定，不僅有助于物業(yè)公司提高管理效能、減少管理成本，還能為企業(yè)的業(yè)務拓展和未來發(fā)展提供有力的支持和保障。

推薦閱讀：

【案例】物業(yè)檔案管理如何專業(yè)化？凱云發(fā)展借力會博通這樣做！

【簽約】廣州穗開物業(yè)投資有限公司簽約會博通，實現(xiàn)多業(yè)務檔案規(guī)范管理

如何做好物業(yè)檔案管理？物業(yè)公司必看

實物檔案數(shù)字化管理有什么需要注意的？為您整理了9個點