1.新時期民政檔案管理中的常見問題

1.1時代和地方特征在民政檔案信息化管理在中尚未得到體現(xiàn)

在民政檔案管理體系中，在結(jié)構(gòu)上目前還存在著一些不盡合理的問題。主要體現(xiàn)在：

  一是：本行政地區(qū)的一級機(jī)構(gòu)檔案是檔案信息的主要來源，但對屬于很多經(jīng)濟(jì)成分及人員檔案的二、三級機(jī)構(gòu)而言只有相對較少的檔案信息存儲量。目前對此方面的檔案管理整體水平不高，時代特征的體現(xiàn)還存在一些問題有待于不斷改進(jìn)。

  二是：我國民政檔案主要記錄國家及社會層面的一些事務(wù)，與群眾之間具有密切關(guān)系的檔案內(nèi)容相對較少，大部分的檔案資料只是對宏觀民政管理的描述，很多方面與地方民政檔案信息具有一定關(guān)系。

  三是：在民政檔案管理類別中，文字檔案資料最多，而基于計算機(jī)技術(shù)的多媒體資料相對比較少，文字檔案管理不僅使檔案管理水平降低，還在一定程度上對檔案管理利用具有阻礙作用。

1.2民政檔案信息資源為實現(xiàn)充分共享，主要體現(xiàn)在

  一是：采取垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門在民政檔案管理中按照有關(guān)規(guī)定向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館不再移交檔案。

  二是：民政檔案資料中具有保密及專業(yè)性的向綜合民政檔案管理部門不再移交，公安及檢察院等一些部門檔案，因存在需保密的當(dāng)事人隱私資料，因此根據(jù)有關(guān)規(guī)定向?qū)I(yè)綜合民政檔案管理部門無需移交。

  三是：綜合民政檔案管理機(jī)構(gòu)目前不具有較強的專業(yè)檔案接收和收集力度。

1.3民政檔案信息化建設(shè)難度相對較大

  一是：在思想意識上的重視程度還有待于進(jìn)一步提高，未明確檔案管理信息化發(fā)展方向，領(lǐng)導(dǎo)在民政部門檔案管理信息化推進(jìn)工作中比較松懈，有關(guān)執(zhí)行部門容易出現(xiàn)推脫，難以推行民政檔案管理的信息化。

  二是：相關(guān)建設(shè)資金還有待于加大投入，檔案管理信息化不只需要軟件研發(fā)費用，還需要硬件及維護(hù)實施費用，整體上需要較大費用，短時間內(nèi)其投入不能迅速得到回報，難以使領(lǐng)導(dǎo)提高資金的支持。

  三是：高水平的檔案信息化管理人才相對不足。我國很多民政檔案管理人員還屬于傳統(tǒng)管理專業(yè)人才，但不熟悉信息化管理，而信息化與和手工管理模式存在較大的差別，容易造成缺乏檔案信息化管理專業(yè)人才的問題。

1.4民政檔案信息未得到完

  全開發(fā)利用。民政檔案管理可為社會做出貢獻(xiàn)，提高領(lǐng)導(dǎo)加大信息化投入的信心。縱觀民政檔案管理的開發(fā)利用，還只是提供信息存儲管理，在現(xiàn)實生活中信息難以被充分利用。

2.新時期加強民政檔案管理的措施

 2.1民政檔案資源結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化

  在文化教育等方面不斷開發(fā)民眾的檔案信息資源，進(jìn)而對國家提升教育文化建設(shè)決策水平具有促進(jìn)作用。因此，民政檔案管理部門應(yīng)多元化采集檔案館藏檔案資料，有效優(yōu)化檔案資源的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。在民政檔案信息系統(tǒng)中納入普通民眾、個體經(jīng)營戶及中小企業(yè)主等檔案資料，不只是簡單的有關(guān)政府部門檔案數(shù)據(jù)，這樣才能使檔案管理水平不斷提高。

2.2高效整合民政

  檔案資源。整合民政檔案資源不只是收集和征集多元化民政檔案資料，還要實現(xiàn)基于統(tǒng)一管理的分級管理模式，進(jìn)而高效配置和整合民政檔案資源，使其與現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展特征相適應(yīng)。在不同權(quán)限下實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，進(jìn)而使民政檔案數(shù)據(jù)資料的利用率明顯提高，并使民政檔案管理中的信息低效問題得到有效解決。

2.3檔案數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)建設(shè)不斷完善

  一是：應(yīng)對民政檔案信息化加大投入力度。加大民政檔案信息化建設(shè)力度，使民政檔案信息化建設(shè)夠有效推進(jìn)?？v觀民政檔案管理實際情況，領(lǐng)導(dǎo)只有對此項工作提高重視程度，才能使檔案管理數(shù)據(jù)的信息化建設(shè)得到有效推動。

  二是：應(yīng)積極培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才。這對于民政檔案管理信息化建設(shè)具有保障作用，也是一項關(guān)鍵工作。由于檔案管理在傳統(tǒng)手工模式下和以信息化系統(tǒng)建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案管理具有完全不同的形式，對檔案管理工作人員的要求也更高。

  基于上述的民政檔案管理問題，會博通提供了實用的民政檔案管理系統(tǒng)解決方案。

  會博通民政檔案管理系統(tǒng)解決方案主要是針對民政檔案的工作需求，不斷完善民政檔案的全面性收集、錄入、四性檢測、整理、歸檔、利用（借閱、共享、查詢等）、銷毀等全生命周期管理功能,滿民政檔案管理需要,集中管理實體與電子檔案。

會博通民政檔案管理系統(tǒng)功能：

  檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環(huán)管理。

  基礎(chǔ)資料設(shè)置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺賬，檔案類別設(shè)置，公司資料設(shè)置等。

  提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。

  檔案檢索管理：按照學(xué)院，民政導(dǎo)航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性，關(guān)鍵詞、自定義檢索條件。

  系統(tǒng)管理：用戶管理，權(quán)限設(shè)置，權(quán)限組設(shè)置，系統(tǒng)初始化，系統(tǒng)日志資料等。

  自定義功能點：自定義磁鐵界面顯示，自定義屬性、自定義錄入表單設(shè)置，自定義設(shè)置Excel模板打印，自定義權(quán)限設(shè)置、自定義設(shè)置檢索條件，自定義設(shè)置提醒... ..

  系統(tǒng)功能包含首頁、檔案移交收錄、歸檔入庫、檔案管理、基礎(chǔ)管理、個人中心、借閱利用等模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案采集、檔案審核、檔案檢索、檔案借閱等功能，滿足幾乎所有民政檔案的檔案管理需求。

會博通民政檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢：

1、民政檔案電子化轉(zhuǎn)換：

  將紙質(zhì)民政檔案轉(zhuǎn)換為電子化格式并儲存在云端平臺上，實現(xiàn)民政檔案數(shù)字化管理，方便民政檔案隨時查閱，同時大大減少了搬運和儲存的成本。

2、民政檔案分類體系：

  制定規(guī)范的分類組織體系，對不同類型的檔案進(jìn)行清晰的分類和歸檔，以保證檔案的完整性和高效檢索。

3、民政檔案高效性檢索：

  系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)分類清晰，可根據(jù)不同的條件進(jìn)行多角度查詢目標(biāo)民政檔案，檢索秒速，操作簡單。

4、民政檔案權(quán)限管理：

  系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限級別，不同檔案可以設(shè)置不同的權(quán)限，限制非授權(quán)人員的查看和修改，確保檔案的安全性和保密性。

5、自動化智能化標(biāo)注：

  系統(tǒng)采用人工智能技術(shù)，系統(tǒng)可以自動標(biāo)注民政檔案相關(guān)的信息，讓民政檔案查閱更加快速與準(zhǔn)確。

6、民政檔案歸檔和借閱管理：

  考慮到民政檔案的保管問題，設(shè)立嚴(yán)格的民政檔案歸檔和借閱管理規(guī)定，科學(xué)有效地管理民政檔案，規(guī)范使用民政檔案。

7、民政檔案安全保密機(jī)制：

  系統(tǒng)采用嚴(yán)格的安全保密機(jī)制，設(shè)置多重權(quán)限級別來管理民政檔案，保證民政檔案信息的安全性與保密性，并確保非授權(quán)人員無法訪問敏感資料。

8、統(tǒng)計分析和管理：

  會博通民政檔案管理系統(tǒng)采用智能化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析技術(shù)，會博通民政檔案管理系統(tǒng)后臺管理功能可以將檔案館藏量、借閱數(shù)量、被查閱頻次等數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。

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