隨著國內(nèi)煤炭行業(yè)信息化建設(shè)與應(yīng)用規(guī)模增長，煤業(yè)檔案信息化建設(shè)復(fù)雜性也隨之增大，因此，關(guān)聯(lián)機構(gòu)也提出需要借助智能化的系統(tǒng)為企業(yè)的信息化建設(shè)提供先進合理的思路，改變?nèi)碌臋n案管理模式，掌握檔案信息的數(shù)字化存儲并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，而會博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)則可以為煤炭行業(yè)解決一系列問題，因為產(chǎn)品核心功能強大、底層架構(gòu)完美，為煤業(yè)的信息化建設(shè)提供新的能量。

一、煤業(yè)檔案管理存在的問題

1. 檔案數(shù)量龐大、單一化

  煤炭檔案包括礦井開采、運輸、銷售等多個方面，那么產(chǎn)生的煤炭檔案種類與數(shù)量也非常巨大的，這些檔案的管理對于企業(yè)的日常運營來說至關(guān)重要。由于檔案的種類多、數(shù)量龐大，往往容易出現(xiàn)檔案分散、混亂等問題，進而影響企業(yè)的正常運營。

2、檔案管理缺乏安全性

  傳統(tǒng)的煤業(yè)檔案管理方式，不但工作周期較為長，管理成本高的弊端，而且容易導(dǎo)致重要性檔案丟失，另外安全性也是無法得到保障，容易導(dǎo)致信息泄露，資料外泄造成企業(yè)的損失。

3、檔案管理混亂、難以查找

  隨著時間的推移，時間的積累，各單位、各部門產(chǎn)生的種類煤炭檔案數(shù)量增加，煤炭檔案管理也變得越來越混亂。那么管理人員難以找到自己需要的檔案，并且不同的辦公室與機構(gòu)之間共享檔案的困難，這都是問題所在。

4、難以有效保障檔案的質(zhì)量與完整性。

  傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式效率低，而且容易丟失、損毀、翻拍等，難以有效保障檔案的質(zhì)量與完整性。

5、 管理流程不熟悉，易出錯

  部分檔案管理人員對于檔案管理流程不熟悉，容易導(dǎo)致檔案信息的錯誤錄入以及數(shù)據(jù)不安全等問題。

6、傳統(tǒng)的手動操作非常繁瑣

  公司需要向主管部門提交各種統(tǒng)計資料，比如獲獎情況、評優(yōu)情況等，傳統(tǒng)的手動操作非常繁瑣。

會博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)解決方案，我們可以從以下幾方面入手：

  1. 引入煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)：引入檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該是信息化建設(shè)的核心。通過采用檔案管理軟件，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，即將文件、文字、圖片等材料數(shù)字化，通過計算機進行存儲、整理、檢索和傳遞。傳統(tǒng)的人工處理速度慢，而數(shù)字化處理后，工作效率大大提高，檢索及管理數(shù)據(jù)也變得更簡單快捷。

  2. 設(shè)立檔案整理制度：檔案管理的準確性是非常重要的，需要在這方面制定有關(guān)檔案整理、入庫等流程和規(guī)章制度，并將規(guī)章制度貫穿到日常工作中。要求從檔案的起始記錄到最終記錄，都需要有完整的步驟和相應(yīng)的標記記錄，這樣不僅可以保證檔案的完整性，而且可以有效地防止數(shù)據(jù)安全問題。

  3. 指定專人負責(zé)：企業(yè)需要指定專人來負責(zé)煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，復(fù)核管理人員的工作流程，核對插入數(shù)據(jù)是否準確、完整，是否及時更新文檔。同時，依據(jù)現(xiàn)有的信息化程序，負責(zé)人還應(yīng)承擔(dān)制定文件的策略，包括記錄越來越龐大和涉及多種類型檔案的情況。

  4. 完善安全措施：檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性十分重要，應(yīng)該引入加密技術(shù)，確保未經(jīng)授權(quán)的用戶不能訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，同時采用備份技術(shù)以防止數(shù)據(jù)被損壞或意外刪除。這樣才能有效避免檔案損失、泄露等問題。為避免系統(tǒng)被黑客攻擊，在安全方面還應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全方面的保障措施。

會博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能：

  檔案設(shè)置：檔案分類、案卷、借閱流程等的無編碼方式定制；

  檔案采集：各類文書、科技檔案的整理錄入；

  案卷管理：組卷、拆卷、案卷注銷、恢復(fù)等操作；

  檔案銷毀：過期或不符合規(guī)定的文件的注銷、銷毀；檔案統(tǒng)計：對檔案進行多維度的查詢統(tǒng)計

  自動歸檔：辦公系統(tǒng)知識、公文、流程審批等文檔自動歸檔進入檔案管理子系統(tǒng)；

  檔案借閱：普通用戶可以對瀏覽器范圍內(nèi)的文件借閱，借閱流程可以有管理員自定義；

  檔案檢索：對檔案文件的分權(quán)限檢索；

  其他功能：庫房管理、檔案利用、檔案編研、檔案移交、檔案編目、檔案閱覽、檔案下載、檔案套打等等。

煤業(yè)檔案管理信息化建設(shè)后的實現(xiàn)效果：

  1. 檔案及信息管理效率得到提高。通過建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，管理工作流程得到標準化、規(guī)范化，文檔分門別類、明確可見，數(shù)據(jù)化管理獲得極大便利；

  2. 信息安全和保密得到更進一步的保障。利用系統(tǒng)的加密技術(shù)、備份技術(shù)，公司以及職員數(shù)據(jù)的安全性和保密性得到保障。

  3. 公司形象和競爭力得到提升。建設(shè)會博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)挖掘及數(shù)據(jù)分析工具，有利于為公司管理和決策提供更加全面、有效的信息和支持，提高了公司的形象和競爭力。

建設(shè)過程中，需要注意的是：

  1、各個部門、人員的配合。煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)是一項全公司的工作，需要每個部門、人員一同配合完成，確保系統(tǒng)的信息錄入、分類等方面的工作縱向順暢、橫向協(xié)調(diào)一致。

  2、考慮到實現(xiàn)效果。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，管理人員在日常工作中不僅可以直觀地查看、篩選檔案信息，而且可以利用檔案管理平臺上的數(shù)據(jù)分析工具進行數(shù)據(jù)挖掘等高級分析操作。這大大提高了檔案管理的效率，并為公司管理和管理決策提供了新的思路。

  3、系統(tǒng)升級。社會進步日新月異，技術(shù)更新飛速，因此煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)也需要不斷的升級，才能更好地滿足工作的需要，更好地促進公司的經(jīng)濟發(fā)展。

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