一個文檔除了它本身內(nèi)容的收藏價值，還有什么實用價值？還有其他作用嗎？若它只是靜靜地躺在桌面上，在操作上，工作人員只能打開查看文檔內(nèi)容，編輯，然后發(fā)送到另一端。另一端也只能重復(fù)打開編輯操作，如此不斷循環(huán)，是否有錯誤出現(xiàn)，能否還原著都是工作人員煩惱的問題。

  當(dāng)然有的人也會說，文檔的的作用難道不就是這樣嗎？文檔作為工作的最重要的媒介，其實還能發(fā)揮更大的價值，但由于傳統(tǒng)的管理方式的弊端，讓文檔失去了實現(xiàn)價值的機(jī)會，而文檔管理系統(tǒng)的現(xiàn)身就能夠賦予一份文檔更強(qiáng)大的作用力。

采用文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)一份文檔可同時與所有同事共享

  會博通文檔管理系統(tǒng)在工作中可以實現(xiàn)文檔的收集、收錄、整理、保存于利用，因此，公司、部門、個人文檔通過文檔管理系統(tǒng)將得到有序地歸類存放，以便后期的文檔利用，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)存儲架構(gòu)類似windows資源管理器，以樹狀文件夾的方式歸類集中存儲。公司在文檔管理系統(tǒng)上管理創(chuàng)建存儲架構(gòu)時，添加部門都會自動生成部門文件夾。文件夾或者文件通過授權(quán)分享的方式控制人員對文檔的操作權(quán)限。

在文檔管理系統(tǒng)上，支持隨時查看文檔操作日志

  一份文檔被哪些人看過？被哪些人修改或下載過？這是管理層較關(guān)心的問題之一，特別當(dāng)一份文檔因為修改后發(fā)生問責(zé)。當(dāng)使用會博通文檔管理系統(tǒng)，可以通過查看文檔日志來了解誰在什么時間對文檔做了哪些操作。文件日志里包含的信息有：文件名、文件版本、上傳時間、操作類型（編輯、下載、刪除、還原、重命名、復(fù)制、移動、授權(quán)）。

使用文檔管理系統(tǒng)在移動終端辦公

  會博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)支持多端登錄，不受時間、地域等因素的限制，無論您在何時何地都能夠通過移動設(shè)備查看公司文檔，在外辦公再也不需要拷貝文件至U盤或者硬盤中。對于經(jīng)常在外辦公的人員來說，只要連接上網(wǎng)絡(luò)，即可獲取公司的文檔資源。不僅如此，會博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)還集成了即時通訊、工作流和郵箱模塊，也就是說，在外辦公也能和同事聊天，可以處理審批請求，還可以查看郵箱接收的附件和正文。

在文檔管理系統(tǒng)查看文檔的歷史版本

  如果文件修改發(fā)生錯誤如何還原？我們常用的WPS、office雖然提供了最近版本記錄和還原的功能，但那僅限于個人賬戶的使用。在公司的大環(huán)境中，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)可以記錄每一分文檔的的提交版本，即使一份文檔已經(jīng)被修改過無數(shù)次，通過會博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，仍能夠找回文檔第一次、第二次修改后的版本。

  文檔管理系統(tǒng)確實不再是一個單純的保存文檔那么簡單了，會博通文檔管理系統(tǒng)在文件管理的基礎(chǔ)上加強(qiáng)單位人員協(xié)作辦公，讓每一份文檔都能發(fā)揮其最大的作用力!

  會博通文檔管理系統(tǒng)是一種目前在企業(yè)運作中的重的信息化工具，能夠幫助政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)等組織實現(xiàn)文檔管理的智能化、規(guī)范化、自動化與標(biāo)準(zhǔn)化，提高企業(yè)的管理效率和競爭力。經(jīng)過不斷優(yōu)化、完善相關(guān)制度與流程，企業(yè)可以進(jìn)一步提升文檔管理的精度和可靠性，從而加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型和信息化建設(shè)的深入發(fā)展。

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