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電子檔案管理“雙套制”與“單套制”有什么不同？
電子檔案管理“雙套制”與“單套制”有什么不同？
1、電子檔案“單套制”的解析
電子檔案“單套制”通常就是指只保存電子文件，而紙質(zhì)文件不再進(jìn)行保存，相當(dāng)于隨辦隨歸檔。環(huán)節(jié)就如：提交歸檔-檔案室接收-檔案室長期保存，當(dāng)中串入數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是有效識別簽名者的唯一途徑，還能驗(yàn)證文件傳輸過程中的安全性（是否修改等），所以原始文件、簽名串和數(shù)字證書作為一個(gè)整體進(jìn)行保存，隨時(shí)驗(yàn)證簽名的合法性及有效性。
換個(gè)方式解析，電子檔案“單套制”就是指對于由電子設(shè)備生成的源生而成的電子文件，經(jīng)辦人在進(jìn)行歸檔時(shí)只保存電子檔案，而不再生成與保存紙質(zhì)檔案的歸檔制度。“單套制”電子檔案管理目前很多企業(yè)工作中的一種新型檔案管理模式，避免了了很多“雙套制”管理模式的弊端。
2、“單套制”管理特征
“單套制”管理特征歸納由下：
第一，數(shù)字軌，檔案是一種具有單軌特征的數(shù)字形式。
第二，同步操作。“單套制”可以在日常工作將OA辦公流程和電子檔案歸檔同步，整個(gè)流程采取權(quán)限控制與數(shù)字防偽技術(shù)，將文件的管理過程嵌入電子生成整個(gè)過程中，實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸。
第三，存儲空間大。“單套制”電子文檔管理方式在儲存方面不會占用很多物理空間。
第四，系統(tǒng)維護(hù)。電子記錄在生成之后，那么整個(gè)管理流程重點(diǎn)是維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，即可保證文件、檔案的安全。
3、電子檔案"雙套制”概念
"雙套制”的概念由來很久了，與“單套制”的電子文件管理時(shí)代結(jié)合，為彌補(bǔ)電子文件真實(shí)性、長久保存等缺陷，在文件歸檔環(huán)節(jié)別強(qiáng)調(diào)“雙套制”歸檔。
4“雙套制管理”的特征
紙質(zhì)環(huán)境中的“雙套制”主要是考慮到檔案的安全與利用的方便，因此，要求歸檔文件一套按規(guī)定移交進(jìn)檔案館另一套由文件生成機(jī)構(gòu)自己保存，即同樣載體、異地實(shí)行備份，再后來，"雙套制”歸檔是指保存一套紙質(zhì)文件的同時(shí)，又以縮微膠片等形式予以保存另一套，即不同載體、本地或異地實(shí)行備份。
到了電子環(huán)境中，"雙套制”是專業(yè)針對歸檔保存狀態(tài)而言，亦稱為“雙套歸檔”。即對同一份文件，在歸檔保存其紙質(zhì)版本的同時(shí)，又保存一份電子版本，使兩者共同處于存儲和可利用的狀態(tài)。
綜上所述：“單套制”和“雙套制”：“單套制”檔案歸檔后只有一種形式存在（“紙質(zhì)OR電子”單套制”的模式，是相對于紙質(zhì)+電子歸檔的一種新型模式。）單套制檔案管理模式，只能以規(guī)范的數(shù)字化信息進(jìn)行傳遞。要實(shí)現(xiàn)這一傳遞方式的改變，需要從成文單位起草文件之時(shí)期，就進(jìn)行規(guī)范化改革，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。單套制檔案管理模式的運(yùn)行，you提高檔案工作效率、降低檔案管理成本。
而“雙套制”同一份文件內(nèi)容相同的以兩種形式管理（“紙質(zhì)AND電子”就是指文件歸檔后紙質(zhì)文件與電子文件共存的歸檔制度。雙套制檔案管理模式的實(shí)現(xiàn)，有兩種模式）。
紙質(zhì)文檔管理是一種將具有重要作用和長遠(yuǎn)查考價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，電子檔案管理主要為了利用率較高的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔的模式，在管理中，能將同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲與可利用狀態(tài)。
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