律師所主要是向客戶提供法律咨詢，或代表當(dāng)事人提出訴訟請(qǐng)求、出庭辯護(hù)，或在商事交易中代表當(dāng)事人進(jìn)行談判并起草合同，律師事務(wù)所則專注業(yè)務(wù)領(lǐng)域還是比較廣的，比如說知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、稅法、人身傷害、勞動(dòng)法、刑事辯護(hù)等領(lǐng)域；大型律師事務(wù)所是由多名律師合作開辦的合作制律師事務(wù)所。據(jù)了解律師所的各種文件、檔案文檔很大量的，涉及領(lǐng)域廣，而且具備很重要的作用，那需要如何管理呢？

一、律師所文件檔案管理需要滿足以下要求

  1、完整性：律師所的文件、檔案數(shù)量巨大，而且也特別分散，針對(duì)處理好某個(gè)案件業(yè)務(wù)，那么文件、檔案完整性是具有至關(guān)重要的作用，因此，律師檔案做到完整集中管理是必然需求。

  2、安全性：眾所周知，律師所的檔案通常包含了比較多的敏感信息，譬如客戶個(gè)人信息、商業(yè)機(jī)密等，必須保障該檔案安全性，防止信息泄露和未經(jīng)授權(quán)的訪問是必須做到的。

  3、合規(guī)性：律師事務(wù)所必須遵守法律、法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因此文件管理系統(tǒng)必須符合相應(yīng)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)和律師職業(yè)道德規(guī)范。

  4、有效性：律師事務(wù)所相關(guān)人員的工作比較繁忙，而且時(shí)間較為緊張，針對(duì)檔案管理，需求一種可實(shí)現(xiàn)高效的存儲(chǔ)和檢索功能，以便快速地找到所需的檔案文件，支持隨時(shí)查看、編輯與共享。

  5、組織性：律師事務(wù)所處理的文件通常涉及多個(gè)案件和客戶，因此文件管理系統(tǒng)必須能夠?qū)ξ募M(jìn)行組織和分類，以便律師和員工能夠輕松地管理和訪問它們。

  6、可擴(kuò)展性：隨著律師事務(wù)所的業(yè)務(wù)會(huì)不斷擴(kuò)張，檔案管理必須能夠輕松地?cái)U(kuò)展和適應(yīng)不同的需求和情況。

  7、跟蹤性：律師事務(wù)所的文件通常需要進(jìn)行審計(jì)和追蹤，以便查找和確定文件的使用情況，因此文件管理系統(tǒng)必須具有跟蹤功能，以便能夠?qū)ξ募氖褂们闆r進(jìn)行記錄和跟蹤。

  8、協(xié)作性：律師事務(wù)所的律師與助理間需要共享文件和合作處理某檔案文件，因此檔案使用滿足隨時(shí)可協(xié)作以便他們能夠方便地合作與協(xié)同工作。

  針對(duì)上述提到的問題與需求，建議使用會(huì)博通律師文件檔案管理軟件作為整體解決方案，構(gòu)建全新的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理體系。會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)一站式文件、文檔、檔案電子數(shù)字化管理平臺(tái)，全過程管控律師所檔案收、整、鑒、保、管、用、借閱、銷等全生命周期信息化管理。為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供新動(dòng)能。為企業(yè)建立企業(yè)級(jí)文檔檔案資料庫，通過文件歸集和自動(dòng)同步，實(shí)現(xiàn)文檔的集中存儲(chǔ)和統(tǒng)一管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)便捷的文件共享、高效的群組協(xié)同、隨時(shí)隨地遠(yuǎn)程辦公、多終端協(xié)同辦公、精細(xì)化權(quán)限控制、日志審計(jì)、在線預(yù)覽編輯，從而實(shí)現(xiàn)提高辦公效率、降低溝通成本、加強(qiáng)企業(yè)管理的目的。

二、會(huì)博通律師文件檔案管理軟件解決方案

  1、大量的文件：會(huì)博通律師文件檔案管理軟件可以將律師事務(wù)所需的文件/證據(jù)高效的收集、整理、分類、存儲(chǔ)、備份，確保檔案的完整性。

  2、安全性要求：律師事務(wù)所處理的文件通常包含敏感信息，如客戶個(gè)人信息、商業(yè)機(jī)密等，需要一個(gè)高度安全的文件管理系統(tǒng)來防止信息泄露和未經(jīng)授權(quán)的訪問。

  3、多人協(xié)作：律所的律師和助理可能需要共享文件和合作處理文件，因此需要一個(gè)具有協(xié)作功能的文件管理系統(tǒng)，以便他們能夠方便地合作和協(xié)同工作。

  4、多樣化的文件類型：律師事務(wù)所需要處理多種格式類型的文件，如文本、表格、電子郵件、圖片和音視頻等，因此需要一個(gè)可查看多文件類型的文件管理系統(tǒng)。

  5、跟蹤和審計(jì)：律師事務(wù)所的文件需要進(jìn)行審計(jì)和追蹤，以便查找和確定文件的使用情況，因此需要一個(gè)具有跟蹤功能的文件管理系統(tǒng)，以便能夠?qū)ξ募氖褂们闆r進(jìn)行記錄和審計(jì)跟蹤。

  6、變化的需求和業(yè)務(wù)：律師事務(wù)所的業(yè)務(wù)和需求可能會(huì)不斷發(fā)展、變化，因此需要一個(gè)具有可擴(kuò)展性和靈活性的文件管理系統(tǒng)，以便能夠適應(yīng)律師發(fā)展的需求和現(xiàn)狀。

三、會(huì)博通律師文件檔案管理軟件功能：

1、文檔集中存儲(chǔ)

  會(huì)博通為律師事務(wù)所、律師企業(yè)提供文件、文檔、檔案一體化文檔集中存儲(chǔ)與管理平臺(tái)，將分散在各終端設(shè)備的文檔資料集中歸檔與備份，顯著提高工作效率。

2、精細(xì)化權(quán)限控制

  律師每個(gè)案件均設(shè)計(jì)大量文檔內(nèi)容，案件結(jié)束后將這類文檔分類歸檔存儲(chǔ)，保護(hù)數(shù)據(jù)沉淀，也可方便其他律師檢索和學(xué)習(xí)。同時(shí)應(yīng)用精細(xì)化權(quán)限分配，靈活配置：可見、預(yù)覽、編輯、版本控制、下載、移動(dòng)、復(fù)制、重命名、刪除、評(píng)論、鏈接分享、發(fā)送給同事、成員管理、權(quán)限管理、新建、上傳等多種權(quán)限控制，無關(guān)人員無法查詢、下載、分享、編輯關(guān)鍵案件文檔，充分保障律所數(shù)據(jù)的安全性和隱私性。

3、精準(zhǔn)快速檢索

  根據(jù)用戶需求，系統(tǒng)提供了各種檢索功能，可根據(jù)文件名、日期、標(biāo)題、文件內(nèi)容關(guān)鍵字，快速篩選律師需要查找的案件文件；同時(shí)可自定義文件收藏功能，文件標(biāo)簽，快速訪問常用文件資料。

4、內(nèi)部分享、外部鏈接

  通過會(huì)博通律師檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)分享、外鏈功能高效完成案件文件交互工作，提高協(xié)作辦案效率。內(nèi)部分享功能可以分享給某位律師或某個(gè)律師合伙團(tuán)隊(duì)，可設(shè)置下載和在線編輯權(quán)限。外鏈共享功能可快速與案件相關(guān)的人員交互文件資料，更高效的完成證據(jù)收集、整理、打印裝訂、上報(bào)、分享、歸檔全過程，可設(shè)置提取碼分享或公開分享，鏈接過期時(shí)間，下載和上傳權(quán)限。

5、多終端、遠(yuǎn)程辦公

  會(huì)博通律師檔案管理軟件平臺(tái)提供兩種內(nèi)網(wǎng)穿透技術(shù)：云主機(jī)代理轉(zhuǎn)發(fā)和外網(wǎng)IP/NAT模式，方便律師從公網(wǎng)訪問云盤內(nèi)的文件。外出辦案、開庭時(shí)無需背負(fù)電腦，一部手機(jī)，就可所有信息盡在掌握。

6、安全防護(hù)

  本地化存儲(chǔ)：會(huì)博通律師檔案管理軟件平臺(tái)所有數(shù)據(jù)都在本地云存儲(chǔ)，無懼云服務(wù)商的內(nèi)容審查、刪除行為。同事也防止案件機(jī)密信息泄露。

  傳輸加密：會(huì)博通律師檔案管理軟件平臺(tái)提供Https訪問，通過傳輸加密和身份認(rèn)證保證了文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程的安全性。

  空間隔離：個(gè)人空間的數(shù)據(jù)只對(duì)本人可見，群組空間和公共空間數(shù)據(jù)只對(duì)群組成員可見。系統(tǒng)不設(shè)置超級(jí)管理員，防止文件泄露隱患。

  密碼保護(hù)機(jī)制：系統(tǒng)可以加強(qiáng)的密碼規(guī)則保護(hù)機(jī)制，很好做到防止密碼暴力破解。

  審計(jì)日志：記錄用戶每次的操作檔案管理的所有日志，比如具體操作時(shí)間、操作對(duì)象、操作終端、操作用戶、操作詳情、操作的次數(shù)、IP地址。

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