隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)化進(jìn)程不斷加快，檔案管理信息化建設(shè)已成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)問題。為了適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)信息化、互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)、學(xué)校、部門等都需要信息化管理,檔案室也不例外，那么您對(duì)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)解決方案有多少了解？今天就來細(xì)分了解一下。

一、當(dāng)前檔案室檔案管理中存在的問題

1、實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通困難

  盲目建立多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)字檔案，現(xiàn)實(shí)中檔案過于分散、或跨地域跨部門的大型企業(yè)，容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統(tǒng)之間的壁壘與界限，導(dǎo)致檔案信息共享率低，難以實(shí)現(xiàn)整體數(shù)據(jù)的展示和分析。

2、成本控制困難

  傳統(tǒng)的檔案保存難免規(guī)避不了耗費(fèi)大量的紙張與空間，而在調(diào)取與還回過程中，往往會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，造成檔案存調(diào)成本高、難以控制。

3、數(shù)據(jù)質(zhì)量難以控制

  很多企業(yè)中的檔案管理員的專業(yè)水平參差不齊，不同部門、不同地域的檔案管理工作或多或少地存在著差異，導(dǎo)致眾多檔案資料質(zhì)量難以保證，難以做到檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)配、規(guī)范管控。

4、儲(chǔ)存環(huán)境難控制

  傳統(tǒng)檔案的制作材料、溫度、濕度、光線、污染物等因素對(duì)檔案的“壽命”影響較大，而這些因素又較難掌握。

5、難以提高使用效率

  傳統(tǒng)檔案室檔案借閱、查詢、查閱時(shí)間長(zhǎng)，并且不能做到快速查詢、更不能全文檢索，效率低下；沒有互聯(lián)互通的檔案更新速度也不如檔案系統(tǒng)管理的快，這使得大量可供參考的歷史資料復(fù)用程度降低，從而削弱了檔案保存的意義所在。

  圍繞上述的檔案室檔案管理中存在的問題，可以看出傳統(tǒng)的檔案室檔案管理方式室需要加以改進(jìn)的，不加以解決，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，將會(huì)帶來很多的檔案管理與利用上的不便。如果能夠解決檔案管理的問題，便可讓檔案工作方面都得到提升。

  據(jù)了解，會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一檔案歸檔模式，可以不用像以前那樣對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行過多的編輯，用戶只需要按照系統(tǒng)上的提示，一步步地進(jìn)行收集、整檔、歸檔、存檔。一旦發(fā)現(xiàn)不正確的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更正，省去了傳統(tǒng)的檔案管理模式所需的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)約時(shí)間和資源。

二、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)是什么？

  會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)是專門使用在檔案室的一套管理系統(tǒng)軟件，主要是基于數(shù)字化的運(yùn)用，采用互聯(lián)網(wǎng)+信息技術(shù)的管理方式，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整個(gè)檔案管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案管理，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過程信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用、檔案室定位、編研、銷毀等等，同時(shí)逐步將檔案業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流與數(shù)據(jù)流建立在基于服務(wù)模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。

三、數(shù)字檔案室系統(tǒng)有什么功能？

  會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)功能包括：檔案室管理、檔案數(shù)字化、檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯、研究、檔案利用、檔案銷毀等。

  在會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)若發(fā)現(xiàn)遺漏的檔案資料，那么擁有權(quán)限的用戶可直接插入補(bǔ)充資料，方便快捷，省去因不熟悉其他辦公工具而造成的錯(cuò)誤；使用者可隨時(shí)查閱檔案資料，直接用關(guān)鍵字或其他方式查找檔案資料，只需簡(jiǎn)單查找即可，不需翻閱，效率大大提高。檔案相關(guān)檔案的輸出采用統(tǒng)一電子格式，與大多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)兼容，便于打印、傳閱。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過程。在信息上報(bào)方面，系統(tǒng)工具處理結(jié)果直接加密上傳至上級(jí)主管部門，節(jié)省人力、時(shí)間。

四、會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)：

1、實(shí)現(xiàn)線上檔案查漏補(bǔ)缺

  在會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)若發(fā)現(xiàn)遺漏的檔案資料，那么擁有權(quán)限的用戶可直接插入補(bǔ)充資料，方便快捷，省去因不熟悉其他辦公工具而造成的錯(cuò)誤；使用者可隨時(shí)查閱檔案資料，直接用關(guān)鍵字或其他方式查找檔案資料，只需簡(jiǎn)單查找即可，不需翻閱，效率大大提高。檔案相關(guān)檔案的輸出采用統(tǒng)一電子格式，與大多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)兼容，便于打印、傳閱。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過程。在信息上報(bào)方面，系統(tǒng)工具處理結(jié)果直接加密上傳至上級(jí)主管部門，節(jié)省人力、時(shí)間。

2、提高檔案內(nèi)容信息的開發(fā)能力

  會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)作為一個(gè)檔案室常用的工具，在編輯完檔案的基礎(chǔ)信息后，添加掃描后的電子圖片，這樣就能同時(shí)打開目錄檔案，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)檔案。系統(tǒng)還能對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行相關(guān)編輯，使檔案資料能方便地通過檢索工具查找，使使用者能更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

  并且系統(tǒng)支持各種數(shù)據(jù)的傳輸、接收、備份、恢復(fù)等重要功能，為了更好的使用好系統(tǒng)，后臺(tái)中還有比較便利的用戶管理、日志、事務(wù)提醒等功能。

3、加強(qiáng)數(shù)字檔案室的檔案保密性

  常見的辦公系統(tǒng)僅能做到簡(jiǎn)單設(shè)置賬戶密碼，并且修改較為復(fù)雜，導(dǎo)致很多管理員不愿休息，這樣很容易讓信息泄密，但會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)可以設(shè)置管理員和查閱人員的權(quán)限，設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置權(quán)限管理人員的權(quán)限，進(jìn)而達(dá)到保密的目的。當(dāng)查檔人在查詢某一份重要檔時(shí)，那么系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄并形成查詢?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶存取、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行安全設(shè)計(jì)，確保檔案使用的安全性。并且系統(tǒng)還配有電子鎖，即使有人打開檔案管理員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)。

4、會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)其他多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)被數(shù)字檔案室管理員所看好

  （1）對(duì)檔案進(jìn)行集中整理

  （2）協(xié)同在線操作

  （3）禁止復(fù)制水印

  （4）多級(jí)權(quán)限管理

  （5）完善的借閱與歸還功能

  （6）檔案管理日志

  （7）支持獨(dú)立域名的設(shè)置

  （8）可多端同時(shí)共享功能

  （9）細(xì)?；臋?quán)限管理

  （10）時(shí)效性電子檔案二維碼查閱

  （11）電腦端與移動(dòng)端線上源文件預(yù)覽

  （12）檔案快速檢索

  （13）系統(tǒng)可設(shè)置各種信息提醒... ...

五、為何很多檔案室會(huì)選擇會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)？三點(diǎn)說明選擇重點(diǎn)

1、專業(yè)性與成熟

  會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)室一款歷經(jīng)了三十余年的成熟系統(tǒng)，功能齊全，系統(tǒng)穩(wěn)定，做到系統(tǒng)功能與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)政策與實(shí)際檔案室需求不斷實(shí)戰(zhàn)與優(yōu)化的成果，獲得了中很多檔案室的好評(píng)。

2、服務(wù)態(tài)度

  一個(gè)好的服務(wù)態(tài)度會(huì)給人工作帶來積極性與認(rèn)可，因此，會(huì)博通有專業(yè)的售前，售中、售后團(tuán)隊(duì)，并且還有專業(yè)的培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，技術(shù)團(tuán)隊(duì)支持，讓用戶使用系統(tǒng)輕松，安心，提供滿滿的安全感。

3、合作今典案例眾多

  全國(guó)500強(qiáng)與世界500強(qiáng)企業(yè)合作不在少數(shù)，就如郵政、中建八局、中國(guó)電信、國(guó)藥控股、佛山工控、中糧等，涉及的行業(yè)領(lǐng)域也相當(dāng)廣泛，比如黨政軍、制造業(yè)、教育、醫(yī)療、能源、金融、交通、建筑、食品等1000+應(yīng)用場(chǎng)景。

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