讓“紙檔案”變成“活資源”

——濟(jì)南市教育局在干部人事檔案集中管理工作中的實(shí)踐探索

  濟(jì)南市教育局以全市干部人事檔案集中管理為契機(jī)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新一代信息技術(shù)，從“統(tǒng)、建、收、管、用”五個(gè)方面著力，扎實(shí)抓好全市教育系統(tǒng)干部人事檔案集中管理工程建設(shè)，打造集數(shù)字化、信息化、智能化、系統(tǒng)化為一體的智慧平臺，為全市教育系統(tǒng)人力資源科學(xué)配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、教師隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。

  用好制度改革的“指揮棒”，把全市教育干部人事檔案高位“統(tǒng)”起來。近年來，濟(jì)南市委組織部創(chuàng)新開展了“建管分離、分級負(fù)責(zé)”的干部人事檔案管理新模式，在全市范圍內(nèi)推動(dòng)形成了政策貫通、機(jī)構(gòu)聯(lián)動(dòng)、流轉(zhuǎn)暢通的干部人事檔案集中管理機(jī)制。濟(jì)南市教育局深入貫徹全市干部人事檔案集中管理的安排部署，深刻領(lǐng)會(huì)新時(shí)代檔案集中管理的科學(xué)內(nèi)涵，研究確立了將全市教育系統(tǒng)干部人事檔案“統(tǒng)一底圖、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一平臺”四個(gè)統(tǒng)一的工作思路，將庫房建設(shè)、移交審核、平臺搭建“三輛馬車”并駕齊驅(qū)，同頻共振，形成了政策統(tǒng)一、相互銜接、上下貫通的工作新格局。

1）打好統(tǒng)籌規(guī)劃的“組合拳”

  把全市教育干部人事檔案中心高標(biāo)準(zhǔn)“建”起來。為從源頭上規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，最大限度地發(fā)揮檔案集中管理質(zhì)效，市教育局高標(biāo)準(zhǔn)建成了面積1000多平方米，集庫房、隊(duì)伍、平臺、數(shù)據(jù)庫“四位一體”的教育干部人事檔案服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化、智能化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化有機(jī)融合。強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，在全市教育系統(tǒng)開設(shè)“蘭臺大講堂”，提升檔案管理專業(yè)水平。自主開發(fā)了濟(jì)南市教師智慧管理平臺，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化、干部教師信息精準(zhǔn)化，將數(shù)據(jù)資源挖掘、互聯(lián)互通、全生命周期管理和安全保障整體性優(yōu)化。建設(shè)教師資源數(shù)據(jù)庫，將干部人事檔案、干部教師大數(shù)據(jù)、干部教師隊(duì)伍建設(shè)深度融合發(fā)展，搭建濟(jì)南教師信息物聯(lián)網(wǎng)，建設(shè)人事信息區(qū)塊鏈發(fā)展高地。

2）擰緊安全交接的“螺絲釘”

  把全市教育干部人事檔案及時(shí)“收”起來。市教育局堅(jiān)持檔案接收工作超前謀劃、流程深化、前端控制，專門成立檔案移交小組，嚴(yán)把檔案數(shù)字化、檔案移交審核、檔案接收入庫三個(gè)重要環(huán)節(jié)，確保檔案安全交接。采取先掃后審的工作模式，全面集中掃描紙質(zhì)檔案，按照檔案移交審核的標(biāo)準(zhǔn)要求，重點(diǎn)對檔案的基本信息等內(nèi)容進(jìn)行深度審核。針對反饋的檔案問題，創(chuàng)新“下沉+集中”整改模式，采用“四不兩直三上門”工作法，赴所有直屬學(xué)校進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)。截至目前，市教育局共計(jì)接收檔案13000余卷，真正實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案存儲(chǔ)、智能安全管理、日常業(yè)務(wù)辦理、教師信息統(tǒng)計(jì)等的無縫銜接。

3）把穩(wěn)智慧管理的“方向盤”

  把全市教育干部人事檔案規(guī)范“管”起來。采用智能設(shè)備與自行研發(fā)的智慧平臺管理紙質(zhì)檔案，在智能檢索、自行盤庫、精準(zhǔn)出庫、失聯(lián)預(yù)警等方面加強(qiáng)實(shí)踐探索。在學(xué)校數(shù)字檔案使用監(jiān)管上，將源頭控制放在首位，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)、技術(shù)防控、信息追蹤、制度防范等措施落實(shí)落地。聚焦風(fēng)險(xiǎn)，抓實(shí)防控，現(xiàn)場“一對一”“點(diǎn)對點(diǎn)”“手把手”向平臺管理人員講解規(guī)范操作方式，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識，并簽訂責(zé)任書、備案表、保密協(xié)議等。突出重點(diǎn)，技術(shù)規(guī)避，采取技術(shù)手段進(jìn)行限制及規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，從源頭使用上進(jìn)行控制，并及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。堅(jiān)持以人為本，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化監(jiān)督檢查機(jī)制，采取“隨機(jī)抽查+定向檢查”相結(jié)合，以遠(yuǎn)程后臺實(shí)時(shí)巡檢的方式開展隨機(jī)抽查，對關(guān)鍵事件、重點(diǎn)人員、確定項(xiàng)目進(jìn)行定向檢查，以查促建，以評促改，最大限度的提升自查監(jiān)管能力。

4）當(dāng)好專業(yè)服務(wù)的“排頭兵”.

  把全市教育干部人事檔案創(chuàng)新“用”起來。堅(jiān)持以服務(wù)教師發(fā)展為根本，立足把“紙檔案”轉(zhuǎn)化為“活資源”，著力構(gòu)建“專業(yè)+溫暖”的服務(wù)新格局。用活資源，實(shí)現(xiàn)平臺全覆蓋。啟動(dòng)區(qū)域性系統(tǒng)性內(nèi)部組網(wǎng)，將數(shù)字化檔案和人員信息資源全部下放，采取“二維碼+秘鑰+專網(wǎng)”的形式，打破網(wǎng)絡(luò)隔絕壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)多跑腿、人員不跑路的“一鍵”模式。“服”出成效，體現(xiàn)服務(wù)特色。將檔案重點(diǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目化管理，年初制定立項(xiàng)項(xiàng)目清單、年中跟蹤推進(jìn)、年底結(jié)項(xiàng)總結(jié)評價(jià)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的精細(xì)化、科學(xué)化、可持續(xù)化。結(jié)合各服務(wù)單位的實(shí)際情況，采取“走出去，請進(jìn)來”的主動(dòng)服務(wù)模式，上門培訓(xùn)、上門服務(wù)、上門調(diào)研，將信息資源、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)操技能下送，將專家、服務(wù)對象、技術(shù)人員請進(jìn)來。“集”成高地，形成數(shù)據(jù)分析專報(bào)。在總結(jié)檔案專項(xiàng)審核工作成果的基礎(chǔ)上，通過“畫像式”隊(duì)伍盤點(diǎn)、“組合式”智能查詢、“智慧化”多端應(yīng)用，深刻把握檔案數(shù)據(jù)“真、精、全、細(xì)、實(shí)”的特點(diǎn)，對標(biāo)北京、上海、天津、深圳、杭州等城市教師隊(duì)伍建設(shè)的特點(diǎn)及經(jīng)驗(yàn)，分析全市教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，查找教師隊(duì)伍建設(shè)中的難點(diǎn)、痛點(diǎn)、堵點(diǎn)問題，及時(shí)研究破解，有效推動(dòng)高質(zhì)量教師隊(duì)伍建設(shè)。開展服務(wù)學(xué)校“檔案知識進(jìn)校園”活動(dòng)，申請國家軟件著作權(quán)等多項(xiàng)管好、用好檔案的創(chuàng)新舉措，提升干部人事檔案管理工作的認(rèn)知度。

來源：濟(jì)南組工

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