隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案行業(yè)面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案數(shù)字化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，它不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠更好地保護(hù)和利用檔案資源。在廣州，有一家專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)商——會(huì)博通，致力于解決檔案行業(yè)信息化難題，為客戶提供全方位的檔案數(shù)字化解決方案與檔案管理系統(tǒng)。

一、檔案數(shù)字化注意事項(xiàng)

  檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，需要遵循一定的注意事項(xiàng)和規(guī)范，確保數(shù)字化后的檔案質(zhì)量和安全性。以下是檔案數(shù)字化過(guò)程中的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)：

  1、原始檔案的保護(hù)：在進(jìn)行檔案數(shù)字化之前，首先要確保原始檔案的安全和完整。要采取嚴(yán)格的管理措施和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，防止檔案在數(shù)字化過(guò)程中受到損壞或丟失。

  2、數(shù)字化質(zhì)量的控制：檔案數(shù)字化的質(zhì)量直接關(guān)系到后續(xù)的利用和管理，因此需要對(duì)數(shù)字化質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的控制。包括圖像處理、掃描參數(shù)、對(duì)比度、色彩還原等，確保數(shù)字化后的檔案與原始檔案保持一致。

  3、數(shù)字化設(shè)備的選擇：選擇適合的數(shù)字化設(shè)備對(duì)于提高檔案數(shù)字化質(zhì)量至關(guān)重要。要根據(jù)不同的檔案類型和使用需求，選擇合適的掃描設(shè)備、圖像處理軟件等，確保數(shù)字化后的檔案清晰、準(zhǔn)確。

  4、數(shù)據(jù)安全保障：數(shù)字化后的檔案包含大量的敏感信息，需要采取嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全保障措施。包括數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、備份恢復(fù)等，確保數(shù)字化檔案的安全性和可靠性。

  5、數(shù)字化格式的兼容性：不同的檔案格式在不同的操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件中可能存在兼容性問(wèn)題。因此，在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，需要選擇通用性強(qiáng)、兼容性好的文件格式，確保數(shù)字化檔案在不同平臺(tái)和設(shè)備上的正常打開(kāi)和使用。

二、檔案數(shù)字化痛點(diǎn)

  在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，還存在一些痛點(diǎn)和難點(diǎn)，包括以下幾個(gè)方面：

  1、手動(dòng)錄入效率低：傳統(tǒng)的檔案管理方式通常需要大量的人工手動(dòng)錄入和整理，效率低下且易出錯(cuò)。

  2、紙質(zhì)檔案易損壞：紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)和使用過(guò)程中容易受到損壞，如蟲(chóng)蛀、霉變、火災(zāi)等，對(duì)檔案的保存和管理帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。

  3、檔案管理難度大：傳統(tǒng)的檔案管理方式繁瑣，查找、整理、統(tǒng)計(jì)等操作都需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力。

  4、檔案利用效率低：傳統(tǒng)的檔案管理方式使得檔案利用效率低下，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的快速查詢和利用需求。

三、會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)功能：

  1、檔案管理：系統(tǒng)支持各種類型的檔案檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環(huán)管理等操作，提高檔案管理效率。  

  2、基礎(chǔ)資料設(shè)置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺(tái)賬，檔案類別設(shè)置，數(shù)據(jù)字典參數(shù)設(shè)置，公司資料設(shè)置等。

  3、提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。

  4、檔案檢索管理：按照學(xué)院，院系導(dǎo)航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性，關(guān)鍵詞、自定義檢索條件。

  5、系統(tǒng)管理：用戶管理，權(quán)限設(shè)置，權(quán)限組設(shè)置，系統(tǒng)初始化，系統(tǒng)日志資料等。

  6、報(bào)表分析：系統(tǒng)可以生成各類報(bào)表，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，幫助企業(yè)決策者更好地了解業(yè)務(wù)狀況和市場(chǎng)趨勢(shì)。

  7、移動(dòng)辦公：系統(tǒng)支持移動(dòng)端操作，用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)查看和審批檔案，提高工作效率。

  8、系統(tǒng)集成：系統(tǒng)可以與其他信息系統(tǒng)無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和信息交互，提高檔案管理效率。

  會(huì)博通針對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程中的痛點(diǎn)和難點(diǎn)，提供了全面的檔案管理服務(wù)與檔案管理系統(tǒng)解決方案，為檔案行業(yè)信息化發(fā)展提供了有力支持。通過(guò)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)手段，會(huì)博通致力于為客戶提供高效、安全、便捷的檔案管理服務(wù)與檔案管理系統(tǒng)。

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