公司檔案管理規(guī)程

一、總則

  1.為了加強本公司的檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，全面提高檔案管理水平，有效保護及利用檔案，特制定本制度。

  2.本公司的檔案是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的、對本公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

  3.承辦部門或承辦人局應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，結(jié)案后應(yīng)及時歸檔。在工作變動或因故離職時，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀.

二、文件材料的收集管理

  1.公司指定行政部門專人負責(zé)文件材料的管理

  2.文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔.

  3.一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集

  4.會議文件由行政部門收集。5,歸檔的文件材料應(yīng)包括文字文件和電子文件，歸檔后的電子文件僅由公司行政部門的專人保管，部門及個人不可保留。

三、歸檔范圍

  1.重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄、會議錄像等。

  2.本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書等

  3.本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。

  4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

  5.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

  6,本公司的大事記及反映本公司重要活動的照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

  1，檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

  2.歸檔的文件種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整

  3.在歸檔的文件中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文、電應(yīng)合一歸檔。

  4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

  5.檔案文件應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

  6.案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

  1.按照有關(guān)規(guī)定做好文件的收集、整理、分類、歸檔等工作。

  2.按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

  3.工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全

六、檔案的使用

  1.公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

七、現(xiàn)代化檔案管理優(yōu)化升級工作

  隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前越來越多的企業(yè)、機構(gòu)、組織采用了會博通檔案管理系統(tǒng)來管理檔案，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息化管理建設(shè)，那么使用會博通檔案管理系統(tǒng)之后，有什么管理工作上的進步。

  1、檔案管理效率更高：電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和信息化管理，大大提高了檔案管理的效率，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要大量人力和時間的問題。

  2、檔案管理流程更規(guī)范：電子檔案管理系統(tǒng)有一套規(guī)范的檔案管理流程，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，使得檔案管理更加規(guī)范化和科學(xué)化。

  3、檔案利用更加便捷：電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)多種查詢和檢索方式，使得用戶可以快速獲取所需檔案信息，同時也可以實現(xiàn)檔案信息的共享和利用，提高了檔案的利用效率。

  4、檔案保管更加安全：電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)多級備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，同時系統(tǒng)的權(quán)限管理功能也可以保證檔案信息的安全性和保密性。

  5、與其他管理系統(tǒng)集成：電子檔案管理系統(tǒng)可以與其他管理軟件如OA、ERP、CRM等進行集成，實現(xiàn)信息共享和高效利用，提高了工業(yè)企業(yè)的工作效率。

  可以說會博通電子檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)帶來了檔案管理效率更高、檔案管理流程更規(guī)范、檔案利用更加便捷、檔案保管更加安全等變化，為企業(yè)的檔案管理工作帶來了巨大的便利。