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檔案管理:檔案管理數(shù)字化需要遵循哪些基本原則?

2020/9/4 10:37:35         來源:         作者:孫超        瀏覽量:  1

1基本原則

1.1  同步檢查檔案實體質(zhì)量,確保數(shù)字化成果的真實、完整。

1.2  采用先進的數(shù)字技術,確保數(shù)字化成果的長期有效、數(shù)據(jù)兼容和安全遷移。

1.3  采取有效的保護措施,確保檔案實體及數(shù)字化成果的安全。

1.4  確保檔案實體與數(shù)字化成果間的有機聯(lián)系。

 

2過程管理要求

2.1  制定檔案數(shù)字化的總體方案、技術路線與工作方法,確保檔案數(shù)字化工作標準化、規(guī)范化和流程化。

2.2  檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描(轉換)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

2.3  建立檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密機制和工作制度,確保檔案數(shù)字化工作的安全與高效。

2.4  檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記,并及時整理、匯總,裝訂成冊,在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

 

3、數(shù)據(jù)掛接

3.1  檔案數(shù)字化轉換過程中形成的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù),經(jīng)質(zhì)量驗收合格后,加載到檔案數(shù)據(jù)庫服務器。通過編制的程序或借助相應的軟件,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫條目與相關聯(lián)的數(shù)字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。

3.2  認真填寫檔案數(shù)字化掛接檢查情況登記表單,記錄數(shù)據(jù)關聯(lián)后的頁(張、盤)數(shù),核對每一份文件關聯(lián)后的頁(張、盤)數(shù)與檔案整理、掃描(轉換)時填寫的頁(張、盤)數(shù)是否一致,不一致時應注明具體原因和處理辦法。

 

4、數(shù)據(jù)驗收

4.1  圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)驗收

以一個全宗或多個目錄為單位,隨機抽查5%的檔案條目數(shù)據(jù)對應的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)。圖像、音頻、視頻應符合本規(guī)范中所規(guī)定的分辨率、采樣頻率、數(shù)碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數(shù)據(jù)題名相一致。圖像、音頻、視頻的轉換完整性要求達到100%,圖像偏斜度、清晰度、整潔度,音頻、視頻的清晰度等技術指標,要求抽檢合格率達到95%以上(含95%)。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。

4.2  驗收審核

驗收“通過”的結論,必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。

4.3  驗收登記

認真填寫數(shù)字化驗收登記表單。

 

5、數(shù)據(jù)備份

5.1  備份范圍

經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。

5.2  備份方式

為保證數(shù)據(jù)的安全,除將數(shù)據(jù)上傳至集團公司檔案管理系統(tǒng)服務器外,還應采用在線(磁盤)、離線(DVD刻錄盤)相結合的方式實現(xiàn)多套備份,并注意異地保存。

5.3  數(shù)據(jù)檢驗

檢驗內(nèi)容包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。

5.4  備份標簽

數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽,以便查找和管理。

5.5  備份登記

填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

 

6、數(shù)字化成果管理

6.1  應加強對數(shù)字化成果的管理,確保其安全、完整和長期可用。

6.2  數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時,應有制作單位的電子標識(水?。⒏鶕?jù)具體情況決定是否采用微軟DRM保護的文件格式。

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