1、基本原則
1.1 同步檢查檔案實體質(zhì)量,確保數(shù)字化成果的真實、完整。
1.2 采用先進的數(shù)字技術,確保數(shù)字化成果的長期有效、數(shù)據(jù)兼容和安全遷移。
1.3 采取有效的保護措施,確保檔案實體及數(shù)字化成果的安全。
1.4 確保檔案實體與數(shù)字化成果間的有機聯(lián)系。
2、過程管理要求
2.1 制定檔案數(shù)字化的總體方案、技術路線與工作方法,確保檔案數(shù)字化工作標準化、規(guī)范化和流程化。
2.2 檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描(轉換)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2.3 建立檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密機制和工作制度,確保檔案數(shù)字化工作的安全與高效。
2.4 檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記,并及時整理、匯總,裝訂成冊,在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。
3、數(shù)據(jù)掛接
3.1 檔案數(shù)字化轉換過程中形成的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù),經(jīng)質(zhì)量驗收合格后,加載到檔案數(shù)據(jù)庫服務器。通過編制的程序或借助相應的軟件,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫條目與相關聯(lián)的數(shù)字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。
3.2 認真填寫檔案數(shù)字化掛接檢查情況登記表單,記錄數(shù)據(jù)關聯(lián)后的頁(張、盤)數(shù),核對每一份文件關聯(lián)后的頁(張、盤)數(shù)與檔案整理、掃描(轉換)時填寫的頁(張、盤)數(shù)是否一致,不一致時應注明具體原因和處理辦法。
4、數(shù)據(jù)驗收
4.1 圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)驗收
以一個全宗或多個目錄為單位,隨機抽查5%的檔案條目數(shù)據(jù)對應的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)。圖像、音頻、視頻應符合本規(guī)范中所規(guī)定的分辨率、采樣頻率、數(shù)碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數(shù)據(jù)題名相一致。圖像、音頻、視頻的轉換完整性要求達到100%,圖像偏斜度、清晰度、整潔度,音頻、視頻的清晰度等技術指標,要求抽檢合格率達到95%以上(含95%)。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。
4.2 驗收審核
驗收“通過”的結論,必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。
4.3 驗收登記
認真填寫數(shù)字化驗收登記表單。
5、數(shù)據(jù)備份
5.1 備份范圍
經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。
5.2 備份方式
為保證數(shù)據(jù)的安全,除將數(shù)據(jù)上傳至集團公司檔案管理系統(tǒng)服務器外,還應采用在線(磁盤)、離線(DVD刻錄盤)相結合的方式實現(xiàn)多套備份,并注意異地保存。
5.3 數(shù)據(jù)檢驗
檢驗內(nèi)容包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。
5.4 備份標簽
數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽,以便查找和管理。
5.5 備份登記
填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。
6、數(shù)字化成果管理
6.1 應加強對數(shù)字化成果的管理,確保其安全、完整和長期可用。
6.2 數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時,應有制作單位的電子標識(水?。⒏鶕?jù)具體情況決定是否采用微軟DRM保護的文件格式。