1 前期整理
合理確定檔案數(shù)字化的范圍,區(qū)分掃描件與非掃描件。對檔案進行適當整理,并視需要做出標識。根據(jù)擬數(shù)字化檔案的數(shù)量情況,估算數(shù)字化后所需要的存儲空間。
2 目錄建庫
已經(jīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫,并且使用條形碼設備和軟件的單位,可以在檔案實體上粘貼條形碼,使條形碼能夠正確反映檔案數(shù)據(jù)條目與實體的對應關系,確保檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)掛接時的質量和效率。
沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫的單位,可以按照集團公司檔案管理著錄規(guī)則的要求,確定檔案著錄項并進行著錄。所選定的數(shù)據(jù)格式,應能直接或間接地通過DBF文件格式或XML文檔,與集團公司檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換。
3 拆除裝訂物
去除影響掃描工作的裝訂物,保證掃描的順序,確保數(shù)字化后正確歸卷并不損壞檔案。
4 檔案修復
破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復。折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。
5 建立作業(yè)單
制作并填寫數(shù)字化加工作業(yè)單,全程監(jiān)控掃描過程,并記錄整理數(shù)字化過程中各種相關情況。
6 裝訂
圖像質檢完成后,拆除過裝訂物的檔案應該按檔案原貌及保管的要求重新裝訂,做到安全、準確、無遺漏。