會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：文書(shū)類電子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應(yīng)符合國(guó)家檔案局令第8號(hào)、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質(zhì)量還需滿足以下要求。

完整性

對(duì)于同一事由的往來(lái)電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過(guò)程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標(biāo)題、文號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期6個(gè)要素齊全、完整。

版面格式要求

電子公文正本的公文格式應(yīng)符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第三章要求，正本的頁(yè)面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規(guī)則、公文的特定格式、式樣應(yīng)分別符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

文件格式要求

電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以OFD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應(yīng)符合《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T 47-2009），并支持向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館采用的長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換；集中記錄修改過(guò)程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級(jí)國(guó)家綜合檔案館認(rèn)可的格式歸檔保存。

元數(shù)據(jù)捕獲要求

應(yīng)參照《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）設(shè)置、捕獲電子公文元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、來(lái)源、立檔單位名稱、電子文件號(hào)、檔號(hào)、年度、保管期限、內(nèi)容描述、題名、日期、密級(jí)、形式特征、存儲(chǔ)位置、脫機(jī)載體編號(hào)、權(quán)限管理、機(jī)構(gòu)人員名稱、業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間、實(shí)體標(biāo)識(shí)符20項(xiàng)。

封裝要求

若條件成熟，根據(jù)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館要求，可以對(duì)文書(shū)類電子檔案與其元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝。封裝可參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）執(zhí)行。