如何應用檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)檔案管理工作打造一條高效流水線?下面就以實際應用情況為例，為大家介紹一下企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的流程化應用。

隨著企業(yè)數(shù)字化和智能化轉型的形勢來臨，企業(yè)的檔案管理模式，紛紛由原來的純線下+紙質文檔管理，過渡到線上+線下、電子與紙質文檔集成管理。

然而，即使借助了信息化技術手段，檔案管理工作中仍存在著許多"老大難"：

數(shù)量多：企業(yè)每天產(chǎn)生數(shù)以百計的銷售合同、技術文件、員工檔案……歸類處理耗費大量人力;

調動久：檔案存儲位置不統(tǒng)一，調動和移交所需時間長，影響業(yè)務和管理效率;

查找難：存檔方式不標準，幾個月、幾年后想提取檔案資料時難以查找…

繁雜的檔案管理工作，造成了極大的管理成本，甚至影響著企業(yè)的信息流動和知識創(chuàng)新。如何打造一條檔案管理的"流水線"，讓檔案管理不囿于業(yè)務類型、文檔種類，成為可復制的高效生產(chǎn)線?流程化、標準化是關鍵。

以萬寶集團、星群藥業(yè)等企業(yè)正在使用的會博通綜合檔案管理系統(tǒng)為例，借助會博通的流程化歸檔功能，企業(yè)可分布式進行檔案錄入，即由各職能部門發(fā)起流程，把紙質文檔掃描錄入系統(tǒng)，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，再提交流程移交歸檔入庫;管理人員收到流程后，即可在系統(tǒng)對檔案進行集中統(tǒng)一管理。

歸檔全程通過系統(tǒng)流轉，依照統(tǒng)一既定標準實施，真正實現(xiàn)流程化處理。這其中又有幾個重點：

清晰分類

企業(yè)進行檔案采集時，需將檔案進行標準化分類，這是高效整理的第一步。

會博通檔案管理系統(tǒng)，可適應各行業(yè)個性化的檔案分類需求，無論是合同類、產(chǎn)品類、人事類、經(jīng)營管理類還是與自身業(yè)務息息相關的業(yè)務檔案，能夠根據(jù)企業(yè)需求個性化配置，實現(xiàn)標準分類。

統(tǒng)一管理

為了提高效率和避免風險，大型企業(yè)內往往配置專業(yè)檔案管理部門，進行統(tǒng)一管理。

在會博通檔案管理系統(tǒng)內，檔案管理人員可通過追蹤、處理檔案相關流程，如歸檔、借閱、歸還等，來完成檔案的規(guī)范管理。在卡片式的流程管理界面，即可清晰查閱檔案處理進度等信息。

系統(tǒng)同時支持電子檔案、紙質檔案、實物檔案。企業(yè)可通過電子檔案集中存儲、實體檔案分布式存放的模式，實現(xiàn)電子檔案與實體檔案的集成統(tǒng)一管理。

便于定位

在檔案生成后，企業(yè)在會博通檔案管理系統(tǒng)內為其生成專屬"條形碼"、電子標簽以及二維碼，記錄檔案的基本信息，比如"存放地點"、"檔案編號"等，以便快速查找。

為了方便和紙質檔案對應，還可以直接在會博通檔案管理系統(tǒng)批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對應的紙質檔案上，掃一掃就能了解基本信息及定位檔案，方便快捷。

除了歸檔以外，流程化的理念貫穿于會博通檔案管理系統(tǒng)各處。簡而言之，會博通中的每一條信息都可提交流轉。流程不僅僅可用于各類文件的流轉，如檔案移交、歸檔、借還等，更是所有工作流的設計與運作工具，如采購、請假、指派任務等。

通過流程化管理，會博通把檔案管理系統(tǒng)中的信息和流程有機地融為一體，便于企業(yè)內部檔案的高效管理與協(xié)作。更加值得關注的是，在企業(yè)數(shù)字化轉型的道路上，企業(yè)知識庫的重要性越來越受到重視，而流程化管理有利于檔案的流動和復用，將價值資源應用到日常溝通和業(yè)務辦公中，推動檔案管理過渡至知識管理，幫助企業(yè)沉淀知識資產(chǎn)、盤活智力資源，進而為業(yè)務創(chuàng)新、效率提升服務。