科技類電子文件的收集、整理、鑒定、編目等,應參照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T 28-2002)等標準規(guī)范執(zhí)行。圖形類電子文件應以DWG等通用格式收集、歸檔,其他電子文件歸檔保存格式可參照文書、聲像類電子文件執(zhí)行。
會博通綜合知識管理專家指出,專業(yè)類電子文件歸檔基本要求:在履行本單位主要職能過程中產(chǎn)生的專業(yè)類電子文件,都應收集、歸檔,包括但不限于國家檔案局頒布的第一批、第二批國家專業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容。各種專業(yè)類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執(zhí)行。僅以數(shù)據(jù)庫形式存在的專業(yè)類電子文件,如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù),可以XML等跨平臺通用格式收集、歸檔,或直接以原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件歸檔,同時歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件,可參考文書類電子檔案的各項管理要求執(zhí)行。
元數(shù)據(jù)的設置與捕獲參照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18-1999)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 46-2009)等有關(guān)標準,設置、捕獲科技、專業(yè)類電子檔案元數(shù)據(jù),至少應包括:聚合層次、檔號、年度、題名、責任者、成文時間、文號、密級、稿本、保管期限、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小,以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。