會博通綜合知識管理專家指出：單位電子文檔資料整體備份，需要制定數字檔案資源備份策略，明確備份對象、近線和離線備份策略及管理規(guī)范，配備必要的恒溫恒濕防磁柜等設施設備。

備份對象

數字檔案資源備份對象應包括：各門類電子檔案、各門類傳統(tǒng)載體檔案數字副本、元數據庫、目錄數據庫、各類數字資料、數字檔案室應用系統(tǒng)配置文件與日志文件等。

近線備份

結合虛擬帶庫、帶庫等備份系統(tǒng)作用機制和便于管理等情況，明確數字檔案資源備份策略，包括：容錯級別、增量備份或全量備份、備份周期、核驗和檢測機制、磁帶更新等。

離線備份

根據數字檔案資源形成與大小特征等，確定各門類數字檔案資源的離線備份介質與管理規(guī)范。應確定離線備份介質編號規(guī)則，推薦編號由數字檔案資源門類代碼、離線備份介質類別代碼、備份年度、介質流水號等若干項構成。按照規(guī)范的存儲結構備份數字檔案資源，推薦離線備份介質根目錄下建立數據文件夾、目錄文件夾、授權文件夾、其他文件夾及說明文件，數據文件夾存儲各門類電子檔案或傳統(tǒng)載體檔案數字副本，目錄文件夾存儲元數據、目錄數據及數字檔案室應用系統(tǒng)配置文件和日志文件等，授權文件夾存儲數字化、備份、介質轉換等的審批文件，說明文件用于描述離線備份介質制作有關的各方面情況。應定期檢測、更新離線備份介質，并記錄檢測情況、介質轉換情況等。

除上述備份要求外，重要檔案通過紙質或縮微膠片等方式進行異質備份。重要檔案的范圍按照國家或地方的相關規(guī)范執(zhí)行。