什么樣的工具能稱(chēng)為智能化工具?這是一個(gè)比較寬泛的問(wèn)題,見(jiàn)仁見(jiàn)智,有回答說(shuō)要包括人工智能、大數(shù)據(jù)應(yīng)用;也有回答說(shuō),需要具備AR增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)功能;還有回答說(shuō)需要實(shí)現(xiàn)全流程的自動(dòng)化。
對(duì)于會(huì)博通來(lái)說(shuō),全流程自動(dòng)化是檔案管理系統(tǒng)智能化升級(jí)的重中之重。
會(huì)博通用將近兩年的時(shí)間,對(duì)11559個(gè)程序文件進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,實(shí)現(xiàn)了輔助文件編號(hào)編制、編號(hào)自動(dòng)查重、身份信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化操作,再一次提升了檔案管理系統(tǒng)用戶(hù)的工作效率。
01輔助文件編號(hào)編制
您有沒(méi)有注意,政府企業(yè)文書(shū)下發(fā)的紅頭文件,都會(huì)帶有一個(gè)編號(hào)。這個(gè)編號(hào)是為規(guī)范規(guī)章、法定制定程度而設(shè)的。國(guó)務(wù)院就曾頒布《規(guī)章制定程序條例》,許多部門(mén)也制定了本部門(mén)的規(guī)章制定辦法。

為了更好輔助紅頭文件編制,會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為用戶(hù)提供“套紅”功能。即:用戶(hù)可直接通過(guò)系統(tǒng)發(fā)起文件審核,若審核通過(guò),可直接利用系統(tǒng)當(dāng)中的“套紅”功能,一鍵添加紅頭模板。文件編號(hào)就包含在紅頭模板當(dāng)中,編號(hào)可自動(dòng)生成并自動(dòng)延續(xù)。用戶(hù)不用擔(dān)心漏編或誤編,造成文件混亂。
02檔號(hào)自動(dòng)查重
所謂檔號(hào),指的是檔案的一個(gè)編號(hào),包括全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)等。通常來(lái)說(shuō)檔案號(hào)具有唯一性,科學(xué)編制檔號(hào),有利于檔案的管理和利用。

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為用戶(hù)提供了檔號(hào)自動(dòng)查重功能,在實(shí)際執(zhí)行中,只要檔案編號(hào)出現(xiàn)重復(fù),系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)跳出提醒框,詢(xún)問(wèn)操作者:檔案重復(fù),是否繼續(xù)?用戶(hù)可以有效避免因粗心而造成的誤操作。
03身份證信息讀取
與公交卡、公司門(mén)卡類(lèi)似,會(huì)博通檔案管理系統(tǒng),在聯(lián)通身份證閱讀器后,可自動(dòng)將用戶(hù)身份證號(hào)讀取到系統(tǒng)當(dāng)中,從而輔助完成線(xiàn)下實(shí)體檔案的快速申請(qǐng)、借閱。

這一身份證讀取方式,可以讓檔案管理員告別手輸?shù)姆爆?,快速完成檔案的資料的查找,極大的提高了檔案工作的效率。
04歸檔工作量統(tǒng)計(jì)
您知道,您一年歸檔了多少份檔案嗎?在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中,您可以隨時(shí)查看,當(dāng)下的檔案歸檔成果。統(tǒng)計(jì)維度涵蓋類(lèi)型、分布、年度、報(bào)表等,豐富多元,滿(mǎn)足不同的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。
歸檔工作量統(tǒng)計(jì)功能,內(nèi)置于會(huì)博通管理系統(tǒng)軟件當(dāng)中,您在使用系統(tǒng)的過(guò)程當(dāng)中,只需做好檔案的分類(lèi)和存儲(chǔ),系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)各類(lèi)數(shù)據(jù),幫助您全方位掌控檔案數(shù)據(jù)量,有效量化檔案管理工作。
自動(dòng)化操作更省心!會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)以輔助文件編號(hào)編制、檔號(hào)自動(dòng)查重、身份證信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計(jì)4個(gè)維度幫助用戶(hù)們提升檔案工作效率。目前,全流程自動(dòng)化在檔案管理系統(tǒng)已融入各企事業(yè)單位檔案管理流程應(yīng)用,成為高效檔案工作重要功能加持。
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