在多年的檔案數(shù)字化服務(wù)過(guò)程中,我們都知道不少企業(yè)的檔案管理,都是周期性進(jìn)行的。這樣的管理方式比較集中,但在一定程度上也導(dǎo)致檔案沒(méi)有辦法在第一時(shí)間得到利用。如何提升檔案利用效率?首當(dāng)其沖的是:檔案收集效率!而提高檔案收集效率的秘訣就是:檔案管理機(jī)器人!
01什么是會(huì)博通檔案管理機(jī)器人?
檔案機(jī)器人是會(huì)博通跟愛(ài)普生,共同合作開(kāi)發(fā)的一套用于檔案管理的系統(tǒng)。一套愛(ài)普生檔案機(jī)器人系統(tǒng),一位專(zhuān)職或兼職的文檔管理員,即可統(tǒng)一管理整個(gè)單位的文件與檔案。并且,所有員工,都可依授權(quán),將本人所產(chǎn)生的各類(lèi)文檔,及時(shí)通過(guò)掃描工作臺(tái),上傳到管理系統(tǒng)中,全面記錄組織的成長(zhǎng)過(guò)程,永久保存,綜合利用,真正實(shí)現(xiàn)全生命周期管理。檔案機(jī)器人——掃描、文檔數(shù)字化的起點(diǎn)。檔案機(jī)器人,讓你贏在數(shù)字化時(shí)代的起跑線上。全體職員,利用智能掃描工作臺(tái),就可以及時(shí)上傳移交文檔。
02將檔案收集工作分配給更多人,效率直線提升!
邀請(qǐng)您來(lái)想一想:在工作當(dāng)中,我們是如何提效的?提效的其中一個(gè)方法是分工合作,一個(gè)人本來(lái)要做2個(gè)小時(shí)的工作,分給不同的人,借助人員優(yōu)勢(shì),20分鐘就能做完。提高檔案管理效率的方式可以如法炮制:將檔案收集的任務(wù),分配給更多人員。
如何讓大家都參與檔案收集工作?每個(gè)人都分配一臺(tái)電腦,電腦上都安裝有檔案管理系統(tǒng),且每個(gè)人都可以登錄這個(gè)系統(tǒng),顯然是最理想。不過(guò)這個(gè)費(fèi)用通常是比較高的,對(duì)于較小的企業(yè)當(dāng)來(lái)說(shuō),不具備落地性?;谶@個(gè)思考,我們?yōu)榇蠹姨峁┝藱n案管理機(jī)器人。檔案管理機(jī)器人可以支持1-100人同時(shí)在線上傳檔案,直線提升檔案收集效率!
①檔案管理機(jī)器人:檔案數(shù)字化必備利器
會(huì)博通檔案獨(dú)立上傳站點(diǎn),由會(huì)博通和優(yōu)質(zhì)掃描儀廠家愛(ài)普生(中國(guó))聯(lián)合開(kāi)發(fā),全面對(duì)接將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,并進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔的使用需求。一臺(tái)掃描儀,一個(gè)檔案獨(dú)立上傳端口,就可以實(shí)現(xiàn)檔案隨時(shí)隨地上傳。
會(huì)博通檔案數(shù)字化機(jī)器人,對(duì)于擁有較少檔案管理賬戶(hù),但是又想加速檔案收集的朋友們來(lái)說(shuō)是一大利好。用戶(hù)添加檔案獨(dú)立上傳工具后,可快速增加1-100個(gè)檔案上傳人員,實(shí)現(xiàn)檔案資料從生產(chǎn)到歸檔的0過(guò)渡,檔案的實(shí)時(shí)性得到極大增強(qiáng),檔案價(jià)值也得以進(jìn)一步激發(fā)。
②像毛細(xì)血管一樣收集檔案,快中有序
想象一下,檔案管理員只需要坐鎮(zhèn)檔案資料室,將檔案上傳的任務(wù)實(shí)時(shí)分配給產(chǎn)出資料的人,就能夠?qū)崟r(shí)對(duì)檔案進(jìn)行掌控和歸檔,是怎樣的一種體驗(yàn)。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人,可以直接跟著不同的項(xiàng)目走,抱著一臺(tái)或幾臺(tái)掃描儀,就可以直接深入項(xiàng)目腹地,將項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的資料,全面歸集到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中,供各方項(xiàng)目檔案管理人員,相關(guān)企業(yè)方參閱和對(duì)齊。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人與會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)直連,不同人員賬號(hào)擁有不同的檔案上傳路徑,檔案一經(jīng)上傳,就會(huì)對(duì)號(hào)入座,直接歸入到相應(yīng)的檔案盒當(dāng)中,歸檔快中有序。
會(huì)博通與愛(ài)普生強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合,共同研發(fā)的檔案管理機(jī)器人,就像毛細(xì)血管一樣,深入不同的內(nèi)部組織,例如子公司、國(guó)內(nèi)分公司、海外分公司、不同的事業(yè)部、不同的樓層、不同的項(xiàng)目等,在保障檔案安全的情況下,對(duì)檔案進(jìn)行全面的收集。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人,現(xiàn)已全面上線,朋友們可通過(guò)會(huì)博通全媒體平臺(tái)進(jìn)行了解。
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