“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”直播回放|檔案系統(tǒng)和檔案功能模塊，有啥區(qū)別？
2023/5/25 0:00:00
來(lái)源：公司資訊
作者：小博
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您在挑選檔案管理軟件的時(shí)候，想必一定見過(guò)各種各樣的檔案形態(tài)，有的是單獨(dú)的檔案軟件，有的是小插件，有的是辦公系統(tǒng)下面的一個(gè)小工具，細(xì)看它們里面的功能也是千差萬(wàn)別，一不小心就會(huì)挑花眼，正兒八經(jīng)地做個(gè)評(píng)測(cè)也是蠻耗心力的。為解決大家心中的這個(gè)疑惑，會(huì)博通在3月“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”特別直播活動(dòng)中，跟大家暢聊了這個(gè)話題。
“檔案系統(tǒng)和檔案功能模塊，究竟有什么不同？”這個(gè)問題，是會(huì)博通售前工程師們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中，被問得比較多的問題，基于此我們技術(shù)工程師們專程對(duì)市面上的檔案應(yīng)用進(jìn)行了研究，發(fā)現(xiàn)商業(yè)形態(tài)的軟件，參差不齊，但基本上價(jià)格跟價(jià)值是正相關(guān)的。
01檔案系統(tǒng)和檔案功能模塊的4點(diǎn)區(qū)別
會(huì)博通檔案技術(shù)專家白繼成白工在直播中跟我們分享了，他所總結(jié)的檔案系統(tǒng)和檔案功能模塊的4點(diǎn)區(qū)別。
第一個(gè)區(qū)別是功能上面的區(qū)別：專門的檔案管理系統(tǒng)具有更強(qiáng)大的檔案管理功能，例如檔案分類、檢索、借閱、歸還等功能，而OA系統(tǒng)自帶的檔案管理工具通常只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案管理操作。
第二個(gè)區(qū)別是定制化的區(qū)別：專門的檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)不同企業(yè)的需求進(jìn)行定制化開發(fā)，適應(yīng)性更強(qiáng)，而OA系統(tǒng)自帶的檔案管理工具則只能使用預(yù)設(shè)的功能。
第三個(gè)區(qū)別是安全性區(qū)別：專門的檔案管理系統(tǒng)可提供更加完善的權(quán)限管理、備份恢復(fù)等安全措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，而OA系統(tǒng)自帶的檔案管理工具則可能存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。
第四個(gè)區(qū)別是成本區(qū)別：專門的檔案管理系統(tǒng)的價(jià)格通常較高，而OA系統(tǒng)自帶的檔案管理工具則可以在OA系統(tǒng)中免費(fèi)使用。
針對(duì)以上四點(diǎn)，我們?cè)賻痛蠹疑宰髡归_。
第一點(diǎn)，在功能應(yīng)用上面，檔案管理系統(tǒng)因?yàn)榫劢沟氖菣n案管理，所以不管是政策性的要求也好，還是目前與日俱增的檔案業(yè)務(wù)的使用場(chǎng)景，比如檔案的預(yù)覽、在保證安全的前提下進(jìn)行跨平臺(tái)分享等等在檔案管理系統(tǒng)上有進(jìn)行過(guò)很好的磨合。就會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)而言，目前我們正根據(jù)用戶的使用場(chǎng)景，對(duì)產(chǎn)品功能進(jìn)行更深度的細(xì)化和打磨，為用戶提供與檔案和企業(yè)想匹配的檔案軟件，而這是很多檔案功能模塊覆蓋不到的。
第二點(diǎn)，檔案管理軟件在于企業(yè)的適配性上是更強(qiáng)的?，F(xiàn)如今，檔案管理軟件已經(jīng)不單單是一套軟件，以會(huì)博通為例我們?yōu)槠髽I(yè)提供的服務(wù)已經(jīng)從軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為了解決方案。我們認(rèn)為只有切實(shí)保障企業(yè)合法權(quán)益、推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)新型增長(zhǎng)的系統(tǒng)才是好的檔案管理系統(tǒng)，為此會(huì)博通將檔案的各項(xiàng)應(yīng)用進(jìn)行模塊化劃分，針對(duì)用戶實(shí)際需求靈活重組調(diào)試為更適用于該企業(yè)的軟件應(yīng)用系統(tǒng)。
第三點(diǎn)，從安全性上來(lái)說(shuō)，檔案管理軟件的安全性是更為細(xì)致的，比如會(huì)博通采用的是細(xì)?；臋?quán)限管理，保障檔案安全每一個(gè)分類都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，授權(quán)對(duì)象是組織架構(gòu)中的組織或具體的用戶，首先是定義授權(quán)對(duì)象可訪問內(nèi)容的密級(jí)，以及可以進(jìn)行的操作行為。這一點(diǎn)對(duì)于很多檔案管理模塊來(lái)說(shuō)是做不到的。
第四點(diǎn)，從成本上來(lái)說(shuō)，檔案管理軟件相較于檔案管理模塊來(lái)說(shuō)，因?yàn)槭且粋€(gè)獨(dú)立的軟件應(yīng)用，需要額外的支出，顯得會(huì)比較貴，但實(shí)際上我們都知道一個(gè)道理，所謂綜合性的軟件也許能做到很多事情，但不一定很多事情都能做到很精細(xì)，想要更為專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，還是推薦專業(yè)的系統(tǒng)。專業(yè)性的價(jià)值不在眼前，而在長(zhǎng)期，檔案管理軟件對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定、健康發(fā)展，起著重要作用，我們當(dāng)然希望它更安全、更有保障一些。
02這些功能只有在檔案管理軟件中才有
從事檔案業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)多年的陳曉佳也從業(yè)務(wù)的角度，跟大家介紹了她自己總結(jié)出來(lái)的不同點(diǎn)，她說(shuō)：“我這邊也有對(duì)OA系統(tǒng)里面的檔案工作做過(guò)研究。從使用的角度上來(lái)說(shuō)，研究下來(lái)我覺得，獨(dú)立的檔案管理軟件有會(huì)有這么幾個(gè)優(yōu)勢(shì)。第一個(gè)是可以在線預(yù)覽我們的檔案，第二是有權(quán)限等一系列的安全措施，不需要設(shè)置專門的人員進(jìn)行安全管控，除此之外合規(guī)化的編號(hào)管理，檔案的統(tǒng)計(jì)功能都是比較專業(yè)檔案管理軟件才有的?！?
關(guān)于選擇檔案系統(tǒng)還是檔案功能模塊的問題，大家還是需要回歸到自己本身的需求上，如果預(yù)算允許，還是比較建議大家用專業(yè)的工具，畢竟檔案關(guān)于企業(yè)的安全和穩(wěn)健發(fā)展，是企業(yè)發(fā)展不容忽視的環(huán)節(jié)，在前期做得到位一點(diǎn)，后期就會(huì)省掉很多不必要的麻煩。如果您在構(gòu)建數(shù)字檔案體系上，有猶豫不決的點(diǎn)，也歡迎隨時(shí)致電我們，我們可以為您提供更為全面的咨詢服務(wù)。
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