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掃描儀也能進(jìn)行檔案管理?一舉兩用,才是真本事!

2023/5/25 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  639

說到一個辦公必備品,掃描儀一定位居前排!掃描儀可以將辦公室中的各類合同、發(fā)票、報(bào)告等文件掃描成數(shù)字文件,方便進(jìn)行管理和查詢。通常情況下,我們有文件數(shù)字化需要的時候,才會想起掃描儀。除了基本的辦公之外,掃描儀還有沒有其他應(yīng)用可能?會博通跟愛普生(中國)聯(lián)合打造出檔案管理機(jī)器人,讓掃描儀聯(lián)合檔案管理應(yīng)用場景,發(fā)揮更大價值!

檔案管理系統(tǒng)、檔案管理機(jī)器人

檔案管理機(jī)器人由掃描儀和會博通檔案上傳程序構(gòu)成,檔案機(jī)器人聯(lián)合會博通檔案管理系統(tǒng),可共同為檔案管理同仁們,提供一舉兩得的檔案上傳應(yīng)用服務(wù)。

01上傳賬戶拓展至100,檔案收集隨時隨地

我們在對接檔案管理項(xiàng)目的過程中,發(fā)現(xiàn)有這樣一種需求:我并不需要讓很多人都接觸檔案系統(tǒng),進(jìn)行檔案管理,但是因?yàn)闄n案太多了在檔案收集方面卻需要很多人進(jìn)行協(xié)同處理。針對這樣的需求,我們以往都建議用戶采取多用戶管理的方式進(jìn)行解決。

最近幾年,出于對企業(yè)降本增效的考慮,會博通聯(lián)合愛普生,為用戶提供了一個創(chuàng)新型的解決方案:直接接入檔案管理機(jī)器人,拓展上傳賬戶,加強(qiáng)檔案在收集方面的協(xié)作來提高檔案收集效率。

使用檔案管理機(jī)器人,您可以登錄檔案上傳程序端口,通過掃描儀將文件電子化后,直接歸到檔案管理系統(tǒng)的制定路徑當(dāng)中,操作過程簡單又方便,掃描即上傳,在拓展上傳用戶數(shù)的同時,也加速了檔案的收集過程。

02既是掃描儀也是檔案管理機(jī)器人,一舉兩用

在降本增效的背后,我們踐行的原則是:花一份錢,也能做很多事。檔案管理機(jī)器人不僅能夠快速接入檔案管理系統(tǒng),成為快速檔案管理的第二只手,也可以作為日常的檔案掃描儀來使用。

會博通檔案管理機(jī)器人接入的是愛普生自動高速雙面掃描儀,擁有自動糾偏、自動拆分、雙重圖像輸出、自動旋轉(zhuǎn)、條碼分類功能,在滿足檔案管理應(yīng)用的而同時,也能滿足日常辦公掃描應(yīng)用。

檔案管理系統(tǒng)、檔案管理機(jī)器人

現(xiàn)如今,檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了各行各業(yè)檔案管理的必備要求,掃描儀是數(shù)字化環(huán)節(jié)必不可少的部分,本次我們打造出的檔案數(shù)字化機(jī)器人,對掃描儀和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了智能化適配,簡化檔案收集流程,拓寬了檔案使用場景,讓檔案管理工作更高效。

03一套系統(tǒng)一個人,輕松管理單位全部文檔

1)文件資料管理:公文、規(guī)章制度、合同、招投標(biāo)資料、客戶資料、各類專業(yè)文檔的管理。

2)人力資源信息管理:存儲和管理員工的人事檔案信息,招聘信息等。

3)證照管理:統(tǒng)一管理資質(zhì)類、資格類、資產(chǎn)類、榮譽(yù)類的各種證照,跟蹤使用過程,及時提醒年檢、年審等。

4)綜合檔案管理:符合國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范,檔案類型自定義,多維度權(quán)限規(guī)則,紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案集成統(tǒng)一管理,滿足綜合檔案室和數(shù)字檔案室的建設(shè)要求。

5)專業(yè)知識庫管理:可創(chuàng)建各類專業(yè)的文檔知識庫,分門別類管理組織專有知識,如法規(guī)庫、合同庫、產(chǎn)品知識庫、合作伙伴知識庫、競品知識庫等。

04會博通檔案管理系統(tǒng)特色

檔案管理系統(tǒng)、檔案管理機(jī)器人

1)管理合規(guī):提供靈活底座,能有機(jī)融合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、管理制度與軟件系統(tǒng),大大簡化文檔管理。

2)門類全面:黨群、行政、文書、業(yè)務(wù)、人事、財(cái)會、基建、儀器設(shè)備等檔案門類統(tǒng)一管理,且可自定義。

3)全員收集:讓移交文檔“觸手可得”,自動雙面高速掃描、自動形成可被全文檢索的雙層PDF文件、自動分類上傳。

4)歸檔方便:提供歸檔編輯和輔助自動歸檔平臺,在同一頁面可完成從文件到檔案的歸檔處理全過程。

5)利用便捷:提供多方式搜索、搜索類以及類似于購物車的收納盒等功能,給檔案利用帶來高效與方便。

6)管理安全:系統(tǒng)全面依權(quán)限應(yīng)用,提供錯密鎖定、痕跡記錄與防擴(kuò)散水印等安全功能,操作行為實(shí)時監(jiān)控。

檔案管理系統(tǒng)在檔案管理機(jī)器人的加持下,您在不進(jìn)行任何自行配置的情況下,就可以輕松享用檔案管理全流程操作工具。會博通一切都已為您準(zhǔn)備就緒,現(xiàn)在開始,讓我們一起開啟高效檔案管理之旅。


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