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還在傻傻掃描上傳檔案?檔案數(shù)字化機(jī)器人真好用!智能“折疊”

2023/5/17 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  896

在檔案管理工作當(dāng)中,如何掃描上傳檔案?用掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描,掃描后下載。下載之后上傳到檔案管理軟件當(dāng)中。這是不是您在進(jìn)行檔案數(shù)字化的慣常步驟?這一頓操作下來,看似行云流水,實(shí)則費(fèi)力,有沒有更快的辦法?用上會博通檔案管理機(jī)器人,直接“折疊”掃描和上傳步驟,效率蹭蹭起飛!


檔案管理軟件、檔案管理機(jī)器人


01“折疊”檔案掃描上傳步驟,檔案上傳極其高效!

在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候,通常分為兩步,一個(gè)是掃描,一個(gè)是上傳,兩個(gè)動(dòng)作就占用兩份時(shí)間,從提升公司效能的角度出發(fā),會博通檔案管理機(jī)器人將掃描和上傳兩個(gè)動(dòng)作,直接進(jìn)行“折疊”,讓檔案管理工作者僅用一份時(shí)間,就可以完成兩個(gè)步驟的工作。

會博通檔案管理機(jī)器人由一臺掃描儀和檔案獨(dú)立上傳程序構(gòu)成。檔案管理工作者直接登錄上傳程序,直接用掃描儀掃描,文件就會按照事先設(shè)定的路徑,直接歸檔到指定的位置,檔案上傳過程極其高效。

02檔案管理機(jī)器人:您的檔案獨(dú)立上傳小分身!

目前,市面上的檔案管理軟件,形態(tài)大致可以分為兩種。一種是單用戶版,僅限一個(gè)用戶進(jìn)行檔案的上傳和管理;另一種的多用戶版本,支持多個(gè)賬戶同時(shí)登錄使用。檔案管理機(jī)器人,是對在這兩種形態(tài)的一個(gè)補(bǔ)充。


檔案管理軟件、檔案管理機(jī)器人


就單用戶版檔案管理軟件而言,會博通檔案管理機(jī)器人可以直接將檔案管理上傳權(quán)限延展至100個(gè)人。您可以想象這樣一個(gè)場景,主賬號就如同一個(gè)主控中樞,擁有檔案上傳管理等全部權(quán)限,在主賬號的管控與授權(quán)之下,可以往外劃分最多100個(gè)賬號,用于檔案的上傳。

這種模式適用于異地辦公、項(xiàng)目分散的企業(yè)。掃描儀加檔案獨(dú)立上傳程序構(gòu)成的檔案管理機(jī)器人,可以隨著辦公場地隨時(shí)遷移,將檔案上傳的工作與資料生產(chǎn)工作實(shí)時(shí)結(jié)合,讓公司統(tǒng)籌與項(xiàng)目統(tǒng)籌的效率進(jìn)一步提升。

03檔案管理機(jī)器人:打造您的專屬檔案上傳空間!

對于已經(jīng)擁有多用戶版檔案管理軟件的朋友來說,檔案管理機(jī)器人有助于養(yǎng)成檔案管理習(xí)慣,加速檔案數(shù)字化的推進(jìn),巧妙將檔案數(shù)字化融合進(jìn)每個(gè)員工的日常工作當(dāng)中。

檔案管理機(jī)器人的可見硬件是掃描儀,您可以將掃描儀放置在公司不同樓層、不同業(yè)務(wù)的咖啡角或公共辦公桌。每當(dāng)有資料需要上傳歸檔的時(shí)候,用戶只需要用登錄上傳程序賬號,用掃描儀掃描就可以直接歸入指定路徑。

歸入指定路徑的資料,處于預(yù)歸檔狀態(tài),若該用戶需要使用該資料,可直接通過經(jīng)授權(quán)的Web端賬號直接到指定路徑下下載資料,滿足日常的文檔掃描需要。掃描后的資料如需歸檔,檔案管理員可一鍵轉(zhuǎn)存至檔案庫當(dāng)中,十分簡便快捷!


檔案管理軟件、檔案管理機(jī)器人


04會博通檔案管理系統(tǒng)功能:企業(yè)資料智能靈活管控

1)文件資料管理,公文、規(guī)章制度、合同、招投標(biāo)資料、客戶資料、各類專業(yè)文檔的管理。

2)人力資源信息管理,存儲和管理員工的人事檔案信息,招聘信息等。

3)證照管理,統(tǒng)一管理資質(zhì)類、資格類、資產(chǎn)類、榮譽(yù)類的各種證照,跟蹤使用過程,及時(shí)提醒年檢、年審等。

4)綜合檔案管理,符合國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范,檔案類型自定義,多維度權(quán)限規(guī)則,紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案集成統(tǒng)一管理,滿足綜合檔案室和數(shù)字檔案室的建設(shè)要求。

5)專業(yè)知識庫管理,可創(chuàng)建各類專業(yè)的文檔知識庫,分門別類管理組織專有知識,如法規(guī)庫、合同庫、產(chǎn)品知識庫、合作伙伴知識庫、競品知識庫等。

會博通檔案管理機(jī)器人,輕松“折疊”掃描、上傳兩大檔案收集步驟,檔案上傳快捷又省心。高速雙面掃描儀加定制化檔案獨(dú)立上傳程序,專屬檔案管理空間隨時(shí)打造,檔案管理思維滲透進(jìn)組織的各個(gè)角落,從未如此簡單。

目前,會博通檔案管理機(jī)器人已在各大平臺上線,想要提高檔案收集效率,釋放檔案價(jià)值空間的朋友們,可隨時(shí)咨詢。


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