你有想過：一個人管理檔案，多人錄入檔案的管理模式嗎？現(xiàn)在，使用會博通檔案數(shù)字化機器人，就可實現(xiàn)檔案管理的“1+N”模式，有效提高檔案管理的效率。

01檔案數(shù)字化機器人——掃描、文檔數(shù)字化的起點

會博通檔案數(shù)字化機器人，可快速地將紙質(zhì)文件數(shù)字化形成電子檔案，提供檔案收集、管理到利用等的全生命周期管理。

在檔案的收集階段，會博通專門針對愛普生高速掃描儀開發(fā)了“獨立上傳程序”，與愛普生掃描儀組成“智能掃描工作臺”，用于快速收集檔案資料。智能掃描工作臺不受會博通系統(tǒng)用戶限制，會博通系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員可設(shè)置多個“錄入”用戶，不同角色的用戶均可使用智能掃描工作臺快速將海量的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化。

會博通專門為檔案數(shù)字化開發(fā)了檔案獨立上傳程序，登錄該程序，使用愛普生掃描儀，就可以將掃描好的文件，實時上傳到制定的檔案管理軟件路徑當(dāng)中。

例如需要對合同文件進行數(shù)字化，對應(yīng)的業(yè)務(wù)人員即可通過智能掃描工作臺，將合同文件進行掃描。掃描之后檔案的電子文件就可以歸入到合同文件的指定路徑（可自由定義）當(dāng)中，實現(xiàn)重要文件的及時移交、歸檔需要。

02檔案數(shù)字化機器人，一人管理全員參與

在檔案管理的過程當(dāng)中，您可能會遇到這樣的情況，不僅需要催收各個部門的檔案，比如項目檔案、人事檔案、合同檔案等等，也還要逐一對檔案進行掃描，將之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案。

這是我們慣常的檔案數(shù)字化方式。使用這種方式來處理少量的檔案是比較方便的，但是檔案越多、涉及到的部門就越多，采用這種方式來處理，工作量就太大了。

會博通檔案數(shù)字化機器人特別研制的檔案獨立上傳程序，支持1-100個賬號同時登錄并對檔案進行收集工作。檔案錄入賬號的拓展，不僅可以減輕檔案管理員的工作量，也可以提高檔案管理的效率。

當(dāng)您把項目檔案、人事檔案、合同檔案的收集與數(shù)字化工作，下發(fā)給具體的執(zhí)行人員，自己負責(zé)審核和把控，檔案收集管理工作就會更快捷、更輕松。

這種方式將檔案的收集跟數(shù)字化直接整合在了一起，使得檔案的收集工作更為顯性，更利于考核管理，也更利于激發(fā)檔案收集的積極性與及時性。

03檔案數(shù)字化機器人，應(yīng)用于異地辦公的諸多領(lǐng)域

目前，檔案數(shù)字化機器人普遍應(yīng)用于學(xué)校檔案管理、工程項目檔案管理、制造檔案管理當(dāng)中。

就學(xué)校檔案管理而言，會博通檔案管理系統(tǒng)支持學(xué)校檔案室總控，各個學(xué)院或科室獨立上傳移交的模式，將分散的檔案資料，及時上傳到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。比如在新生開學(xué)的時候，需要對大量的檔案資料進行整理，那么此時會博通檔案獨立上傳站點和愛普生掃描儀就可隨時隨地對檔案進行數(shù)字化并上傳，提高數(shù)字化效率。

04結(jié)尾

檔案數(shù)字化機器人是一款高效、智能的設(shè)備，它能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，實現(xiàn)快速分類、存儲和檢索。不僅如此，數(shù)字化機器人還能夠授權(quán)多人同時使用，方便團隊協(xié)作。此外，數(shù)字化機器人還具有安全可靠的特點，能夠有效保護企業(yè)機密信息的安全。

如果您正在尋找一款高效、智能的檔案管理設(shè)備，那么檔案數(shù)字化機器人絕對是您的不二選擇！

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