會(huì)博通檔案管理機(jī)器人：一人管理，全員參與
將需要?dú)w檔的資料列成清單，依據(jù)清單通知各相關(guān)部門(mén)按時(shí)上交資料歸檔。遇到各部門(mén)相關(guān)人員拖延時(shí)，再一個(gè)一個(gè)去催收。催收回來(lái)之后，發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)有不符合規(guī)范之處，再打回去重新整理……類(lèi)似檔案資料過(guò)多，收集不便的問(wèn)題，經(jīng)常困擾著咱們的檔案管理員。為解決這一痛點(diǎn)，會(huì)博通全新推出檔案管理機(jī)器人，用“一人管理，全員參與”的模式，便利化檔案收集管理。
01檔案管理機(jī)器人：一人管理，全員參與
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人，通過(guò)檔案管理機(jī)器人的輔助，一個(gè)專(zhuān)職或兼職的文檔管理員，即可承擔(dān)起整個(gè)單位的文件與檔案管理職責(zé)，并且，可通過(guò)配置一定數(shù)量的智能掃描工作臺(tái)，使全員及時(shí)、方便、高效的將文件與檔案數(shù)字化并上傳到機(jī)器人系統(tǒng)，讓全員參與協(xié)作與管理，讓機(jī)器人通過(guò)存儲(chǔ)組織專(zhuān)有文檔來(lái)全程記載組織的成長(zhǎng)過(guò)程，將文檔上升為組織知識(shí)，并提供快捷利用，讓文檔真正為組織創(chuàng)造價(jià)值。
02檔案管理機(jī)器人：全員參與的檔案數(shù)字化工具
1）檔案管理機(jī)器人在小微企業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用
小微企業(yè)人員較少，辦公區(qū)域相對(duì)集中，但文件、檔案、資料等產(chǎn)出發(fā)生在時(shí)時(shí)刻刻，這些組織當(dāng)中隱性的財(cái)富若不即時(shí)收集，就有可能出現(xiàn)丟失、泄密等問(wèn)題，從而給組織帶來(lái)不可預(yù)估的風(fēng)險(xiǎn)。
適用于小微企業(yè)的檔案管理機(jī)器人采用“1+1”的模式布設(shè)，即1個(gè)錄入端+1個(gè)管理端。錄入端可放置在辦公區(qū)域共全員參與。當(dāng)組織內(nèi)部人員有文件、檔案數(shù)字化需求的時(shí)候，就可利用錄入端，將之?dāng)?shù)字化。數(shù)字化后的資料將依據(jù)預(yù)設(shè)的路徑保存在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。檔案管理員登錄系統(tǒng)之后，可對(duì)全公司的數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理。當(dāng)然管理端也可以擁有上傳檔案的權(quán)限，本身就是電子版本的資料，可以直接一鍵拖拽上傳。
2）檔案管理機(jī)器人在大型企業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用
大型企業(yè)相對(duì)人員較多，辦公區(qū)域可能分布在不同的樓層，也可能會(huì)有多個(gè)分公司或者處于不同區(qū)域的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)等等。區(qū)域的分隔和人員的分散，讓檔案管理變得更為復(fù)雜和難以執(zhí)行。會(huì)博通檔案管理機(jī)器人，為大型企業(yè)提供“1+N”的檔案管理解決方案。
以一個(gè)機(jī)制體制比較復(fù)雜的大型企業(yè)為例。該企業(yè)由總部統(tǒng)籌管理，旗下共有7個(gè)不同的子公司，其中3個(gè)根據(jù)業(yè)務(wù)形態(tài)劃分，另外4個(gè)根據(jù)多品牌營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略劃分。為承接產(chǎn)品戰(zhàn)略在全國(guó)共設(shè)有4個(gè)工廠，23個(gè)省級(jí)分公司，2個(gè)海外分公司。此外還有5個(gè)專(zhuān)門(mén)承接專(zhuān)項(xiàng)解決方案的區(qū)域服務(wù)中心。
為統(tǒng)籌不同業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)的檔案資料，會(huì)博通檔案管理機(jī)器人錄入端可以化身為N個(gè)小分身，將各業(yè)務(wù)資料快速電子化。比如在每一個(gè)子公司、分公司、服務(wù)中心、甚至是每個(gè)部門(mén)都放置一套錄入端，所有的文件、檔案資料在數(shù)字化后，就可以實(shí)時(shí)回傳會(huì)管理端，在有利于總部統(tǒng)籌及時(shí)管理的同時(shí)，也能夠最大限度地保障檔案管理的安全。
當(dāng)然，每一個(gè)分公司或子公司這樣相對(duì)小型的組織，利用檔案管理機(jī)器人也可以實(shí)現(xiàn)自成體系的檔案管理。分公司與分公司之間，檔案管理機(jī)器人可自成體系，同時(shí)也可以與總部聯(lián)通成上下級(jí)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)自上而下的標(biāo)準(zhǔn)化管理和自下而上的報(bào)送檔案。
03檔案管理機(jī)器人應(yīng)用場(chǎng)景
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人在黨政軍系統(tǒng)，常用于綜合檔案管理；在制造業(yè)，常用于涵蓋經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、研發(fā)等的綜合文檔、檔案管理；在工程建筑行業(yè)，常用于管理合同文件、文書(shū)文件、項(xiàng)目文件；在金融行業(yè)，常用于經(jīng)營(yíng)類(lèi)文書(shū)文件、合同、證照等管理；在商業(yè)服務(wù)業(yè)，常用于合同文件、文書(shū)文件、項(xiàng)目文件管理；在教育行業(yè)常用于管理文書(shū)、人事、學(xué)籍、教學(xué)、基建、實(shí)物等各類(lèi)綜合檔案管理。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，始于1990，多年來(lái)專(zhuān)注于文件、檔案、知識(shí)一體化管理領(lǐng)域，形成了融合多場(chǎng)景應(yīng)用的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理體系，能夠很好地幫助組織對(duì)大數(shù)據(jù)量、復(fù)雜數(shù)據(jù)格式以及多樣性的內(nèi)容資料進(jìn)行合規(guī)化管控。會(huì)博通致力于讓文檔為組織創(chuàng)造價(jià)值，期待與更多的合作伙伴和用戶朋友們一同拓展更大的檔案價(jià)值空間，釋放組織效能。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人，讓你贏在數(shù)字化時(shí)代的起跑線上！更多關(guān)于檔案管理機(jī)器人的應(yīng)用細(xì)節(jié)，歡迎隨時(shí)通過(guò)我們的全媒體矩陣聯(lián)系我們。
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