工程檔案管理的痛難點(diǎn)是什么？如何做好工程檔案管理？有沒(méi)有可以對(duì)標(biāo)的企業(yè)？2023年9月15號(hào)下午3點(diǎn)，會(huì)博通33周年優(yōu)惠活動(dòng)之工程檔案管理專場(chǎng)直播順利開播，給大家做了工程檔案管理的全方位拆解。想要了解干貨內(nèi)容的小伙伴，繼續(xù)往下看哦。

01工程檔案管理的5大痛點(diǎn)

工程檔案管理是一個(gè)比較復(fù)雜的檔案管理體系，許多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候會(huì)遇到很多的卡點(diǎn)，會(huì)博通綜合多年的檔案管理系統(tǒng)落地經(jīng)驗(yàn)，將工程檔案管理的痛難點(diǎn)總結(jié)為5個(gè)方面。

1)在工程建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，參與的單位太多了，資料檔案非常難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，而且管理的成本還高。

2)原始資料不齊全、文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時(shí)、檢查工作強(qiáng)度大。

3)檔案難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，檔案的手工與數(shù)字化耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大。

4)工程行業(yè)往往缺乏檔案管理的機(jī)制和相關(guān)制度，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低，日常管理混亂。

5)工程行業(yè)有大量的電子數(shù)據(jù)，比如說(shuō)圖紙、設(shè)計(jì)文檔等等，這些數(shù)據(jù)格式非常多，常常缺乏有效的管理手段。

02如何做好工程檔案管理？

1）規(guī)范化管理

會(huì)博通工程制造業(yè)檔案管理軟件在符合國(guó)家規(guī)范、以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，也支持用戶自定義檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這些國(guó)家規(guī)范和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》、《GB/T 34112-2022 信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理體系要求》、《GB/T 15418—2009檔案分類標(biāo)引規(guī)則》等等，除了符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之外，會(huì)博通也支持用戶自定義管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。使用會(huì)博通工程檔案管理系統(tǒng)，在規(guī)范化管理方面可以完全放心。

2）標(biāo)準(zhǔn)化管理

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)所說(shuō)的標(biāo)準(zhǔn)化管理意義非常豐富，指的是的可由企業(yè)自定義檔案分類、檔案著錄項(xiàng)、檔號(hào)規(guī)則、保管期限、檔案表格等檔案管理方面的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，會(huì)博通用系統(tǒng)功能框定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案小白也能輕松管檔。

3）多人協(xié)同

會(huì)博通工程檔案管理系統(tǒng)支持多人協(xié)同，可多人參與檔案的錄入、掃描、上傳，及時(shí)形成電子檔案并移交歸檔。這對(duì)于工程建筑業(yè)的檔案管理起到了非常大的支持。有了多人協(xié)同，我們給不同的工程隊(duì)，公司的前中后臺(tái)都賦予會(huì)博通的賬號(hào)，讓大家共同參與管理。如此一來(lái)，人事資料、工程項(xiàng)目資料、企業(yè)證照等等都可以統(tǒng)一保存在會(huì)博通當(dāng)中。

4）細(xì)?；跈?quán)

會(huì)博通采用的是細(xì)?；臋?quán)限管理，您既可以對(duì)類型授權(quán)，對(duì)具體文件授權(quán)，對(duì)部分特定元數(shù)據(jù)授權(quán)；可以授權(quán)給組織、部門、具體人員，也可以授權(quán)給崗位、給職務(wù)變量。權(quán)限可按分類層級(jí)繼承，授權(quán)可控制訪問(wèn)密級(jí)，可對(duì)元數(shù)據(jù)和文件內(nèi)容分別授權(quán)，可區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的權(quán)限，可對(duì)特定元數(shù)據(jù)的閱讀與編輯進(jìn)行授權(quán)。

5）集中管理

會(huì)博通通過(guò)建設(shè)統(tǒng)一的歸檔平臺(tái)來(lái)集中管理各種各樣的檔案。會(huì)博通涵蓋了文書、科技、業(yè)務(wù)、基建、會(huì)計(jì)、人事等各類檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用管理，如工程立項(xiàng)、采購(gòu)、設(shè)計(jì)、建設(shè)、驗(yàn)收、移交等過(guò)程中的成果文件，均可實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目資料全生命周期的集中統(tǒng)一管理。

03工程檔案管理可參考的經(jīng)典案例

在直播當(dāng)中，我們給直播間的朋友們分享了知行良知實(shí)業(yè)股份有限公司的案例。知行良知實(shí)業(yè)股份有限公司，簡(jiǎn)稱知行股份，是我國(guó)西南地區(qū)一家知名的新三板上市公司，其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是：做最專業(yè)的瀝青路面營(yíng)造商。

在項(xiàng)目實(shí)施階段，會(huì)博通跟知行股份經(jīng)過(guò)周密的討論和對(duì)接，明確需要解決的檔案管理痛點(diǎn)有8個(gè)部分，內(nèi)容包括已有系統(tǒng)眾多、檔案比較分散、檔案類型比較雜、檔案載體比較多、檔案的安全性、協(xié)作需求、檔案的下載和分享、檔案的查詢檢索等。

在項(xiàng)目實(shí)施階段，會(huì)博通針對(duì)知行股份的痛難點(diǎn)，提出了周密而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕鉀Q方案：實(shí)現(xiàn)了會(huì)博通和致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄、用戶同步和歸檔文件的跨系統(tǒng)自動(dòng)接收；實(shí)現(xiàn)了綜合檔案的集中統(tǒng)一管理；實(shí)現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的科學(xué)統(tǒng)一管理；設(shè)置了與組織職能及職責(zé)相適應(yīng)的權(quán)限管理；內(nèi)嵌了流程引擎；提供了全面而又靈活的安全策略以及全文搜索引擎。 

04寫在最后

看完工程檔案管理直播干貨分享，有沒(méi)有加深您對(duì)工程檔案管理的了解呢？您還有什么工程檔案管理方面的疑惑或個(gè)性化需求，歡迎隨時(shí)跟我們聯(lián)系。會(huì)博通將在33周年活動(dòng)期間（2023年8月25號(hào)-2023年12月31號(hào)）提供免費(fèi)的咨詢服務(wù)。

在9月份我們相繼給大家進(jìn)行了制造業(yè)和工程檔案管理專場(chǎng)直播，關(guān)于干貨大家已經(jīng)聽得很多了，系統(tǒng)的性能究竟怎樣呢？下一場(chǎng)直播我們將為大家現(xiàn)場(chǎng)演示檔案管理系統(tǒng)。直播的時(shí)間在2023年9月22號(hào)，歡迎大家關(guān)注并預(yù)約我們的直播喲！

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