在歸檔過(guò)程中，按件歸檔和按卷歸檔是兩種常見(jiàn)的歸檔方式。這兩種方式各有特點(diǎn)，適用于不同的管理場(chǎng)景。該怎么選？我們一起來(lái)看看。

一、按件歸檔

按件歸檔，即將文件以“件”為基本單位來(lái)整理歸檔。一般以每份文件為一件，亦有一件包含多份文件的情況。這種方式適用于文件相對(duì)獨(dú)立、需單獨(dú)利用和檢索的情況。

在紙質(zhì)檔案整理中，按件歸檔的文件裝盒不再裝訂成冊(cè)，每件可單獨(dú)抽取，整理與利用起來(lái)更方便；利用時(shí)無(wú)需啟動(dòng)整卷檔案，相對(duì)來(lái)說(shuō)也更安全。

常用場(chǎng)景：

1. 辦公文件：在日常辦公中形成的會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告等文件，可以按件歸檔，以便快速檢索和查閱；

2. 業(yè)務(wù)文件：如業(yè)務(wù)合同，合同是獨(dú)立的法律文件，涉及特定條款與內(nèi)容，可以按件歸檔，以便追溯與查詢(xún)；

3. 圖書(shū)資源：在圖書(shū)館、企業(yè)電子資源庫(kù)中的各種電子書(shū)籍、論文、文章等，由于其獨(dú)立性強(qiáng)，通常按件歸檔，以便于用戶(hù)根據(jù)關(guān)鍵詞或作者進(jìn)行檢索；

4. 文書(shū)文件：根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015），作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料，歸檔文件的整理單位為件。

二、按卷歸檔

按卷歸檔，即將一系列相關(guān)文件作為一個(gè)整體，以“卷”為單位整理歸檔。這種方式適用于文件之間存在較強(qiáng)關(guān)聯(lián)的情況，更具有整體性與系統(tǒng)性。

在紙質(zhì)檔案整理中，按卷歸檔的檔案一般裝訂成冊(cè)，并在卷冊(cè)封面擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，查用時(shí)需整卷調(diào)取，需更注重規(guī)范性與安全性。

常用場(chǎng)景：

1、 項(xiàng)目文件：如基建項(xiàng)目檔案，將工程項(xiàng)目從設(shè)計(jì)至竣工驗(yàn)收各階段的相關(guān)文件作為一個(gè)整體（甚至組合卷）來(lái)保存，以保持項(xiàng)目材料的成套性；

2、 法律文件：如律師業(yè)務(wù)檔案，按年度、一案一卷、一卷一號(hào)原則立卷，將案件相關(guān)材料如答辯狀、調(diào)查記錄等一并歸檔，以保持文件的完整性和連貫性；

3、 會(huì)計(jì)材料：會(huì)計(jì)核算材料如帳薄、報(bào)表等，通常按會(huì)計(jì)年度整理組卷，以便年度審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等。

4、 科研文件：在科研項(xiàng)目中，將研究過(guò)程中產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)集、論文草稿等，按課題立卷歸檔，以便評(píng)審與查閱。

三、按件or按卷靈活定義

按件歸檔或是按卷歸檔，在檔案管理系統(tǒng)中怎么區(qū)分？

很簡(jiǎn)單~在會(huì)博通系統(tǒng)中，通過(guò)一個(gè)選項(xiàng)即可區(qū)分！下面，我們以為某基建項(xiàng)目新建一個(gè)相關(guān)案卷為例，為大家演示一下。

第1步 新建案卷：首先，我們可以在分類(lèi)最底層文件夾“項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)”內(nèi)，點(diǎn)擊右側(cè)界面[新建]菜單下的[檔案定義]功能。

在彈出窗口輸入信息保存后，新的案卷即建好了。若新建完發(fā)現(xiàn)案卷信息有誤，可以選中案卷，點(diǎn)擊[屬性]菜單進(jìn)入屬性界面修改。

第2步 檔案注冊(cè)：選中案卷，點(diǎn)擊[檔案]菜單下的[檔案注冊(cè)]功能。檔案注冊(cè)后，任何人不能添加、修改、刪除盒內(nèi)文件，系統(tǒng)也會(huì)將注冊(cè)檔案納入相關(guān)統(tǒng)計(jì)中。

重點(diǎn)來(lái)了，在檔案注冊(cè)窗口中，如勾選[裝訂成冊(cè)]，則裝訂成案卷，一個(gè)檔案定義就是一冊(cè)檔案；如不勾選，則裝盒保管，一個(gè)檔案定義是一盒檔案。注冊(cè)時(shí)還可選擇加蓋對(duì)應(yīng)的歸檔章。

小結(jié)一下：要按卷歸檔，就勾選[裝訂成冊(cè)]；要按件歸檔，就無(wú)需勾選。是不是非常方便？

最后的話

按卷歸檔和按件歸檔各有優(yōu)勢(shì)，選擇哪種歸檔方式，需綜合考慮文件性質(zhì)、使用頻率以及檢索需求等因素。在實(shí)際中，還可能會(huì)結(jié)合兩種歸檔方式來(lái)應(yīng)用。

比如某高校檔案館，在采用按“件”為單位的文件級(jí)整理方法原則上，對(duì)基建項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器類(lèi)檔案采用按“卷”為單位的案卷級(jí)立卷作法，以滿(mǎn)足多元化的管理需求。

無(wú)論是按件歸檔還是按卷歸檔，目的都是為了提高檔案的可檢索性、可維護(hù)性和安全性。選擇符合組織管理需求的歸檔方式，才能實(shí)現(xiàn)最佳的檔案管理效果。