公司業(yè)務(wù)蹭蹭漲，合同文件疊疊高，怎么歸檔即規(guī)范、效率又高？

跟著小博的分享，用會(huì)博通文件檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行合同歸檔，簡(jiǎn)單幾步就完成！

下面為大家介紹兩種思路，除了由檔案管理員\法務(wù)\行政人員集中錄入歸檔外，還可以由相關(guān)人員在各地掃描上傳、再由檔案員集中管理，上傳與管理更靈活。

1、由檔案員集中上傳、集中管理

如果貴司的合同是集中遞交由檔案管理員\法務(wù)\行政人員處錄入歸檔與管理，那么可參考這種方式，一氣呵成完成紙質(zhì)合同從著錄、掃描、上傳到歸檔儲(chǔ)存的一體化錄入。

首先，檔案員可根據(jù)手中合同的對(duì)應(yīng)分類(lèi)，選中所需分類(lèi)目錄的最底層文件夾，在右側(cè)界面的[新建]菜單下選擇[文件]。

會(huì)博通系統(tǒng)提供了多種新建錄入方式，這里我們以常用的[網(wǎng)頁(yè)新建]為例。

接著，在彈出的檔案屬性界面中錄入合同編號(hào)、 簽訂日期、合同金額等信息，進(jìn)行檔案著錄。如果合同信息無(wú)法通過(guò)[標(biāo)準(zhǔn)屬性]來(lái)完整著錄，還可通過(guò)[附加屬性]來(lái)補(bǔ)足。

最后，選擇[掃描新建]，通過(guò)直連的掃描儀或高拍儀，即可掃描形成電子文件，點(diǎn)擊[保存]完成錄入，亦可勾選[提交后新建]繼續(xù)錄入下一份。

簡(jiǎn)單幾步，即可一體化完成合同檔案的著錄、掃描上傳與歸檔儲(chǔ)存了。

2、由成員分布上傳、檔案員集中管理

對(duì)于業(yè)務(wù)量大、業(yè)務(wù)分散各地的企業(yè)組織來(lái)說(shuō)，若先將文件傳回檔案員處，再“排隊(duì)”等候掃描錄入，不僅時(shí)間損耗大，人力消耗也會(huì)增加

。當(dāng)檔案管理由法務(wù)、行政人員兼任時(shí)，上傳工作的優(yōu)先度還難以顧及。

這種情況，用會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”，就可以將掃描上傳“這件小事”交給分布各地的相關(guān)人員了。誰(shuí)形成，誰(shuí)上傳，再交由檔案員應(yīng)用檔案管理機(jī)器人“貓仔”集中管理，效率也能更上一層樓。

有朋友可能會(huì)擔(dān)心：不會(huì)操作怎么辦？小博拍胸口保證：操作簡(jiǎn)單易上手！

成員應(yīng)用“龜仔”掃描上傳：

（1） 刷卡\掃碼\輸入賬號(hào)密碼，登錄程序；

（2） 選擇文件類(lèi)型（由管理員設(shè)置可上傳類(lèi)型）；

（3） 放入文件，需注意方向及順序，點(diǎn)擊掃描；

（4） 如需繼續(xù)上傳，還可繼續(xù)掃描，亦可上傳電子版合同原稿作為附件；最后點(diǎn)擊上傳，文件即自動(dòng)上傳至預(yù)設(shè)路徑下。

值得一提的是，應(yīng)用“龜仔”時(shí)，還可點(diǎn)擊文件標(biāo)題進(jìn)入屬性界面，直接識(shí)別、復(fù)制雙層PDF文件中的文字內(nèi)容，填寫(xiě)到檔案屬性中，方便檔案著錄。

目前，一套會(huì)博通檔案系統(tǒng)最大可支持200人掃描上傳，且不占用系統(tǒng)注冊(cè)用戶(hù)數(shù)，所以非常適合多地需要數(shù)字化上傳的情況。

檔案員應(yīng)用“貓仔”集中管理：

文件上傳后，檔案管理人員應(yīng)用會(huì)博通“貓仔”，通過(guò)系統(tǒng)[歸檔編輯]平臺(tái)，即可對(duì)收到的文件統(tǒng)一歸檔編輯管理。

還可通過(guò)統(tǒng)計(jì)功能中的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表，如[檔案歸檔文件臺(tái)賬]，來(lái)統(tǒng)計(jì)合同的歸檔情況，并可導(dǎo)出數(shù)據(jù)到Excel以便總結(jié)匯報(bào)。

以上就是本次介紹的內(nèi)容，大家還有哪些想了解的應(yīng)用場(chǎng)景？歡迎評(píng)論留言告訴我們！

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