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廣東出臺政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法及標準

2021/7/27 16:15:23 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博瀏覽量： 174

近日，廣東省檔案局與廣東省政務服務數(shù)據(jù)管理局聯(lián)合印發(fā)《廣東省政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）、《廣東數(shù)字政府政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理技術規(guī)范》（以下簡稱《技術規(guī)范》）和《廣東省統(tǒng)一申辦受理平臺與部門檔案管理系統(tǒng)對接規(guī)范》（以下簡稱《系統(tǒng)對接規(guī)范》）。

據(jù)悉，這是為貫徹落實黨中央、國務院關于加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”工作的決策部署和廣東省政府《關于加快數(shù)字化發(fā)展的意見》要求，進一步提升廣東政務服務質量，推動政務服務便民化的工作內容。廣東相關部門正在積極探索符合地方實際的政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理模式。

《管理辦法》從深化廣東數(shù)字政府“一網(wǎng)通辦”、構建“一網(wǎng)統(tǒng)管”制度體系入手，對廣東政務服務網(wǎng)相關系統(tǒng)形成電子文件的歸檔和電子檔案管理進行規(guī)范，提出了構建政務服務數(shù)據(jù)主管部門、檔案主管部門、綜合檔案館、政務服務機構分工協(xié)作的工作機制，明確了各級政務服務機構的歸檔主體責任和同一事項涉及多個參與部門時各方的職責，并對政務服務事項電子文件的采集、形成、歸檔、數(shù)據(jù)交換以及電子檔案的共享利用和移交進館等工作提出了要求?！豆芾磙k法》明確了符合國家有關規(guī)定的政務服務事項電子文件應以電子形式歸檔和移交，為正在開展的廣東政務服務網(wǎng)相關系統(tǒng)電子文件單套歸檔試點工作提供了工作依據(jù)。

《技術規(guī)范》作為廣東數(shù)字政府建設檔案基礎數(shù)據(jù)標準，從功能需求、技術流程、歸檔信息包組織結構以及元數(shù)據(jù)規(guī)范和歸檔范圍等方面為政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理提供了技術規(guī)范。

《系統(tǒng)對接規(guī)范》為電子檔案管理系統(tǒng)對接廣東省統(tǒng)一申辦受理平臺提供了標準規(guī)范，目前，廣東省檔案館建設的集中式數(shù)字檔案室系統(tǒng)以及若干省直單位自建的電子檔案管理系統(tǒng)已按照該規(guī)范對接廣東省統(tǒng)一申辦受理平臺，為下一階段大規(guī)模推廣積累經(jīng)驗。

兩項標準規(guī)范利用廣東數(shù)字政府改革建設以來沉淀的統(tǒng)一時間戳、電子印章、OFD版式文件轉換等基礎支撐能力，保障申辦表單、審批材料等政務服務事項辦理全流程電子文件的真實、完整、可用和安全，為廣東探索政務服務類電子文件單套歸檔提供了標準支撐。

據(jù)了解，目前一些單位的文件檔案工作還是采用事后管理的模式。檔案管理員在歸檔的時候，集中把檔案掃描、錄入、上傳、整理等工作全做完，對電子文件也是需要重頭整理、分類、入檔，經(jīng)常被文件檔案收集困難、工作重復、費時費力等問題困擾。

會博通文件檔案知識綜合管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)文件電子文件的實時歸檔，省時高效。

現(xiàn)在大部份的文件，如公文、合同、項目文件等，基本上都是通過OA、企業(yè)微信、釘釘?shù)刃畔⑾到y(tǒng)流轉產(chǎn)生的，通過會博通提供的對應接口，電子文件都可以分門別類移交導入會博通系統(tǒng)中，并根據(jù)預先設定的規(guī)則，實現(xiàn)輔助或自動歸檔。

對于紙質文件，也可以由部門整理好對應的紙質文件，并上傳到會博通系統(tǒng)中，可采用無紙化、數(shù)字化流程辦理移交接收手續(xù)，檔案管理員再使用會博通的歸檔編輯工具，將接收到的文件，采用自動或手動歸檔的方式，進行歸檔操作，對于不需要歸檔的文件，則可將其轉入資料庫中。

此外，會博通軟件系統(tǒng)還具有權限自定義、加密、防擴散水印、實時監(jiān)控操作過程、自動記錄操作痕跡等安全功能，并且，支持OFFICE、PDF、圖片、音視頻等各種常用格式的文件。

廣東省政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法及其相關標準規(guī)范的出臺，有效服務了廣東加快數(shù)字化轉型發(fā)展。期待廣東省政務服務的進一步升級發(fā)展，實現(xiàn)電子文件歸檔管理和電子檔案管理的更加有效規(guī)范，并精簡事項辦理過程對紙質材料的依賴，實現(xiàn)進一步減輕基層工作人員負擔，群眾辦事也更加便捷。會博通軟件科技希望將自己在文件與檔案管理信息化領域三十余年的經(jīng)驗，貢獻給社會，讓文檔真正為組織創(chuàng)造價值。