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電子文件在線歸檔培訓舉辦!電子檔案管理軟件歸檔該注意啥?

2023/7/21 0:00:00       來源:行業(yè)動態(tài)        作者:小博       瀏覽量:  982

最近,由海南省??谑袡n案館舉辦的電子文件在線歸檔培訓班,順利開展,市屬各單位檔案工作人員約200人參加培訓。進一步推進了電子文件在線歸檔工作目標的實現(xiàn)。


01海南省海口市電子文件歸檔培訓內容

培訓班圍繞文書檔案整理、電子文件歸檔與管理、電子文件在線歸檔實際操作等內容進行了專題講解和指導。為加速落實“三合一”檔案管理制度,??谑袡n案館負責人表示將加強培訓指導力度,不斷擴大工作覆蓋面,推動電子文件歸檔與管理工作穩(wěn)步開展。

02電子檔案歸檔該注意啥?

檔案管理的“三合一”制度,是我們最近經常跟大家講的。所謂“三合一”制度是規(guī)范和指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。

“三合一”制度頒布之后,要求各地區(qū)各部門要結合實際,緊扣科學制定檔案分類方案、制定文件材料歸檔范圍、準確劃分檔案保管期限、編制機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表4項主要任務,進一步規(guī)范機關檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求,不斷提升機關檔案資源管理的科學化、規(guī)范化、標準化水平。

1)規(guī)范化檔案分類

做好電子文件在線歸檔,需要建立合理的文件分類和目錄結構,將相似性質的電子檔案歸類放置,便于組織和管理。會博通電子檔案管理軟件,為用戶提供了基礎的分類框架,用戶可基于業(yè)務需求,在此框架基礎上進行靈活調整。


在分類調整的過程中,會博通為用戶提供了較大的調整空間,檔案框架的層級不限,用戶可以根據業(yè)務的需求進行靈活調整。

2)理順歸檔范圍

我國《檔案法》規(guī)定,所有機關、團體、企事業(yè)單位、個人和其他組織或個人在行政、經濟、文化及社會生活中產生的各種書證、電子文件、照片、聲像資料等,都屬于檔案,均應當進行檔案管理。在歸檔的時候,大家需要根據國家和行業(yè)的要求對歸檔范圍進行梳理。

會博通電子檔案管理軟件采用非結構化的數據管理體系,與結構化數據相比,可支持大數據量、復雜的數據格式和內容多樣性的管理,為用戶提供了較大的管理空間。比如會博通支持在線閱讀的格式上就涵蓋了符合檔案管理規(guī)范的電子文件格式,包括但不限于dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。視頻與音頻文件也可以直接在線播放。


并且,會博通也支持最新的檔號編制規(guī)則(DA/T 13-2022),支持最新的類別號定義功能,可由用戶自定義檔號編制規(guī)則,并可通過編制規(guī)則定義自動組卷。

3)明確檔案保管期限

檔案的保管期限是指檔案管理機構依據國家法律、法規(guī)和規(guī)定,對檔案的保管期限進行規(guī)定,即檔案應當保存多長時間。一般來說,檔案保管期限可分為長期、中期和短期三種。組織在進行檔案管理的時候需查閱國家和行業(yè)相關資料,再結合內部業(yè)務需求,設定檔案的保管期限。


在保管期限上,會博通電子檔案管理軟件也同樣提供了靈活的設置機制。保管期限可以是幾天、幾周、幾個月、幾年、幾十年、永久等,適配各種類型的檔案管理要求。檔案保管期限到期之后,會博通電子檔案管理軟件,可提醒用戶進行檔案注銷等一系列操作,非常省心。

03寫在最后

會博通擁有很強的開放性,支持從泛微、致遠、藍凌等OA系統(tǒng);SAP、金蝶、用友等ERP系統(tǒng);稅務、銀行、淘寶、京東等財務系統(tǒng);微信、釘釘、云之家等即時通訊工具當中導入文件、檔案、知識等相關資料。導入之后的信息,將存在預歸檔庫當中,待檔案管理人員審核后,即可正式歸檔。


會博通電子檔案管理軟件不僅在規(guī)范化檔案分類、理順歸檔范圍、明確檔案保管期限上幫助組織做好歸檔工作,也為用戶朋友們提供了便利化的應用體驗。

會博通電子檔案管理軟件,始于1990,多年來專注于文件、檔案、知識一體化管理領域,形成了融合多場景應用的非結構化數據管理體系,能夠很好地幫助組織對大數據量、復雜數據格式以及多樣性的內容資料進行合規(guī)化管控。會博通致力于讓文檔為組織創(chuàng)造價值,期待與更多的合作伙伴和用戶朋友們一同拓展更大的檔案價值空間,釋放組織效能。

 

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