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會博通企業(yè)檔案管理軟件:收、存、管、用,您的檔案好幫手!

2022/1/17 0:00:00       來源:行業(yè)動態(tài)        作者:小博       瀏覽量:  443

在數(shù)字化浪潮的推動下,各企業(yè)紛紛關注到檔案數(shù)字化管理的重要性,也都相繼落地實施了企業(yè)檔案管理軟件。同時,相關的合作、上級的審查也將檔案資料作為合作的基礎,規(guī)范科學的檔案管理成為企業(yè)發(fā)展不可忽視的一環(huán),那么企業(yè)檔案管理軟件究竟管的是什么?

企業(yè)檔案管理軟件

企業(yè)檔案管理的內(nèi)容非常的廣,既包含傳統(tǒng)意義上的文件與檔案,也包含存儲于計算機是哪個的所有文件信息。


具體說來,企業(yè)檔案可包括員工人事檔案(反映員工工資晉升、調級、工齡累計、工種等事項)、財務檔案(反映企業(yè)檔期經(jīng)營管理成果和企業(yè)成果發(fā)展歷史成果的檔案)、設備檔案(反映企業(yè)設備的種類、規(guī)格、購進年限、大修理時間、預計報廢時間、各設備圖紙等)、行政綜合檔案(包括重要的會議資料、各項規(guī)章制度、組織變革、變遷、年度大事記、發(fā)展規(guī)劃報告、年度工作總結、年初發(fā)展規(guī)劃、正度下發(fā)文件、證件性資料等)等。

企業(yè)檔案管理軟件

所謂企業(yè)檔案數(shù)字化管理,就是將以上所有能夠反映企業(yè)經(jīng)營的檔案進行智能化管控。這里說的智能化管理包含四個含義:收、存、管、用。


收,即收錄,關鍵在于檔案的全面。要做到檔案的全面收錄,需要企業(yè)檔案管理軟件支持多格式的文件收錄。結合當下企業(yè)發(fā)展情況,企業(yè)檔案的細分內(nèi)容包括公文、法律法規(guī)、合同、客戶資料、報表、圖片、視頻、發(fā)票憑證等,涉及dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多種格式。


存,即存儲,關鍵在于檔案的科學層級劃分。企業(yè)檔案非常多,之所以要使用專業(yè)的檔案管理軟件進行檔案管理,最重要的原因之一是,檔案管理軟件提供了非??茖W并且符合國家規(guī)范的層級劃分方式,能夠確保檔案歸檔、不重復、不遺漏,具有唯一性。


管,即管理,關鍵在于流程化的管理。管理的內(nèi)容還是比較廣的,包括檔案的使用權限管理,檔案管理軟件將以往線下的檔案管理方式,搬到了線上,通過檔案管理系統(tǒng),檔案管理人員可直接設置不同人員的檔案使用權限進行檔案的使用管理。同時也可通過各種豐富的表單對檔案進行進行更換、批注等各種處理。


用,即應用,關鍵在于打造高效便捷的應用方式。以往我們對于檔案的調用,通常需要通過線下的層層審批,使用企業(yè)檔案管理軟件上,所有的審批應用都可以通過線上搞定。這一面向對象的檔案應用模式,使得檔案使用人員的自主性更強,只要有檔案調用的需求,無論何時何地,都可以通過檔案管理系統(tǒng),一鍵查詢調用。


對于企業(yè)檔案管理系統(tǒng),會博通所希望做到的就是將原本龐大的檔案資料室,濃縮為隨時隨地都可以帶在身邊,并且能夠完成所有檔案管理工作的云端資料室,讓企業(yè)檔案工作更自由、更高效。




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