檔案管理“三合一”制度如何落地？會博通給您全方位解決方案
2022/9/26 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 652
在檔案管理工作中，不管是在政策文件當(dāng)中，還是在小組會議當(dāng)中，我相信檔案行業(yè)的朋友們，一定聽說這樣一個詞——“三合一”，乍聽之下，這個高度概括性的概念，讓人有點摸不著頭腦的。如何優(yōu)雅、智慧地切入這場“高端”談話，我們一起了解下“三合一”。
01什么是檔案管理“三合一”制度
“三合一”制度是指在實踐中形成的，以檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式，規(guī)范、指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。
大力推動“三合一”制度，就是要加強包括文書檔案在內(nèi)的各門類檔案管理，進一步規(guī)范機關(guān)檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求，為機關(guān)檔案資源的全面建設(shè)和規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。
02企事業(yè)單位如何落地“三合一”制度
了解了什么是“三合一”制度后，我們知道，要落實三合一制度，我們需要從3個方面下功夫，一是檔案分類、二是檔案收集歸檔、三是檔案保管期限。怎樣才能落實好這3個方面的要求，會博通檔案管理系統(tǒng)，圍繞這3個方面，為用戶朋友們呈現(xiàn)了一套解決方案。
1）靈活的檔案分類方案
如何將多種類型檔案進行合理分類管理？在會博通檔案管理系統(tǒng)中，用戶可以靈活應(yīng)用多種分類方式，如年度分類法、組織機構(gòu)分類法、地區(qū)分類法、文件名稱分類法、問題分類法等。每一個分類層級不限，用戶可以根據(jù)實際需求，無限往下細分。
2）便捷的檔案歸檔方式
檔案歸檔，是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
檔案歸檔的流程是怎樣的？拿合同歸檔管理流程來說，一般的流程可拆分為①合同交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔；②合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作；③對合同進行掃描，留存合同電子版；④建立客戶檔案信息；⑤建立客戶評價系統(tǒng)；⑥定期對合同進行匯總、整理。
3）多尺度的檔案保管期限
冷不防問大家一句，某某文檔的保存期限是多久？可能大家都會有點迷糊。為了科學(xué)化保管檔案，同時也是順應(yīng)“三合一”的要求，大部分企業(yè)都做了內(nèi)部的存檔期限表。期限表中對每一個細分的檔案，都有明確的存檔時間規(guī)定。
作為一款專業(yè)的檔案管理軟件，會博通在保管期限上也是下足了功夫的。一般而言，企業(yè)檔案的保管期限為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。會博通滿足以上所有存檔期限要求，同時，為匹配不同應(yīng)用需求，還同步為用戶從1周到15天、1年、5年、10年、15年等不同尺度的存檔選擇、支持自定義存檔期限。
01什么是檔案管理“三合一”制度
“三合一”制度是指在實踐中形成的，以檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式，規(guī)范、指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。
大力推動“三合一”制度，就是要加強包括文書檔案在內(nèi)的各門類檔案管理，進一步規(guī)范機關(guān)檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求，為機關(guān)檔案資源的全面建設(shè)和規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。
02企事業(yè)單位如何落地“三合一”制度
了解了什么是“三合一”制度后，我們知道，要落實三合一制度，我們需要從3個方面下功夫，一是檔案分類、二是檔案收集歸檔、三是檔案保管期限。怎樣才能落實好這3個方面的要求，會博通檔案管理系統(tǒng)，圍繞這3個方面，為用戶朋友們呈現(xiàn)了一套解決方案。
1）靈活的檔案分類方案
在您所處的單位當(dāng)中，檔案有哪幾種類型呢？查閱相關(guān)資料后，您會發(fā)現(xiàn)，有很多不同的方向和內(nèi)容，它們既包括產(chǎn)品生產(chǎn)方面、經(jīng)營銷售方面、設(shè)備儀器方面、技術(shù)管理方面、計劃統(tǒng)計方面、物資供應(yīng)方面，還包括勞動工資方面、財務(wù)管理方面、教育培訓(xùn)方面、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面等，而且每一方面具體的內(nèi)容，在不同的單位當(dāng)中又有不同？
如何將多種類型檔案進行合理分類管理？在會博通檔案管理系統(tǒng)中，用戶可以靈活應(yīng)用多種分類方式，如年度分類法、組織機構(gòu)分類法、地區(qū)分類法、文件名稱分類法、問題分類法等。每一個分類層級不限，用戶可以根據(jù)實際需求，無限往下細分。
2）便捷的檔案歸檔方式
檔案歸檔，是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
檔案歸檔的流程是怎樣的？拿合同歸檔管理流程來說，一般的流程可拆分為①合同交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔；②合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作；③對合同進行掃描，留存合同電子版；④建立客戶檔案信息；⑤建立客戶評價系統(tǒng)；⑥定期對合同進行匯總、整理。
3）多尺度的檔案保管期限
冷不防問大家一句，某某文檔的保存期限是多久？可能大家都會有點迷糊。為了科學(xué)化保管檔案，同時也是順應(yīng)“三合一”的要求，大部分企業(yè)都做了內(nèi)部的存檔期限表。期限表中對每一個細分的檔案，都有明確的存檔時間規(guī)定。
具體存檔時間是多少，大家可以根據(jù)需求、結(jié)合相關(guān)法規(guī)政策來落實。關(guān)于專業(yè)的參考資料，筆者這里給大家推薦《<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定>實施指南》。有什么不太好確定的，大家可以在指南中找到答案。
作為一款專業(yè)的檔案管理軟件，會博通在保管期限上也是下足了功夫的。一般而言，企業(yè)檔案的保管期限為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。會博通滿足以上所有存檔期限要求，同時，為匹配不同應(yīng)用需求，還同步為用戶從1周到15天、1年、5年、10年、15年等不同尺度的存檔選擇、支持自定義存檔期限。
檔案管理“三合一”制度如何落地？您需要從分類方案、歸檔方式、保管期限3個方向入手。以上“聊資”，供君享用。
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